Деловая документация. Правила оформления

При этом реквизит оформляется со следующими параметрами форматирования: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал - точно 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы. Например:

И.О. Иванова 278 33 19

тн 17.12.2011 с1-3 об-1

В кратком  варианте данный реквизит может включать в себя фамилию исполнителя документа  и номер его телефона.

Петров 254 90 43  

Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров    подпись    С.А.Жучкин

07.07.2010

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию  документа представляют в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.), например может требоваться только нотариальное заверение.

Реквизит 30. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и  номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2011

№ 11-10/130

Подпись

16.05.2005

или

В дело 5-15

Произведен  перерасчет

Подпись

20.02.2005

Реквизит 31. Отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и  минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

 

2. Оформление  бланков

 

Бланк документа  — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Применение  бланков значительно ускоряет процесс  создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении  и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках  изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки  документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое   30 мм, правое   не менее 8 мм, верхнее и нижнее   не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

Для органов  государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий даны уже более  четкие размеры полей документа: формат А4 (210x297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем   формат А4 и формат А5 (148x210 мм); при этом поля страницы: верхнее и нижнее   не менее 20 мм, левое   30 мм, правое   10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого   до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки  и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для  полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Разработку  бланков начинают, как правило, с  определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов, а обязательные для конкретного вида документа реквизиты указаны в Примерной инструкции по делопроизводству).

При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется  печатать реквизиты шрифтами различных  гарнитур.

Бланки  разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом  варианте реквизиты бланка располагают  в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают  посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая  организация должна разрабатывать  и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов   общий бланк и бланк для письма.

На общем  бланке могут оформляться такие  распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы   положения, инструкции и др.

Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки  и др.) могут оформляться как  на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов.

Допускается изготовление специальных бланков  для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в  тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках  конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и  реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами  без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

Выбор вида бланка. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г, № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности  могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Гербовые  бланки должны изготавливаться исключительно  типографским способом. Использование  средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков  не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной  полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые  бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются  учетные порядковые номера, а при  необходимости   серии этих номеров.

Учет  каждого вида гербовых бланков (общих  бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

 

3. Оформление  отдельных видов документов

3.1 Оформление  приказов

 

Приказ  – это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются и в случаях, когда требуется реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции.

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и  государственными комитетами, имеют  статус нормативных правовых актов.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся  на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ  является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации.

Приказы по основной деятельности оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись, дата, регистрационный индекс.

Заголовок приказа включает в себя предлог  «О» («Об») и отглагольное существительное  в предложном падеже.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и  причины издания приказа. Как  правило, констатирующая часть приказа  начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Если  приказ издается на основании или  во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Если  распорядительная часть приказа  не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная  часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое  печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы  левого поля), без кавычек и без  разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа  действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных  по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый  пункт приказа строится по схеме:

- исполнитель  (конкретное должностное лицо  или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

- предписываемое  действие, выраженное глаголом в  неопределенной форме;

- срок  исполнения (рекомендуется указывать  на отдельной строке).

Если  одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а в подпунктах - предписываемые действия и сроки исполнения.

Для приказов с большим количеством пунктов  текст распорядительной части допустимо  оформлять в виде таблицы.

В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких, как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.