Деловая документация. Правила оформления

 

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Международный институт дистанционного образования

 

Кафедра «Информационные  технологии в управлении»

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Делопроизводство»

Тема: «Деловая документация. Правила оформления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

 

студентка группы 417-051-12

Иванова И. И.

 

Проверил:

 

преподаватель

Зимницкая  Л. В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2012 

Содержание

 

1. Оформление реквизитов документов 3

2. Оформление бланков 20

3. Оформление отдельных видов документов 24

3.1 Оформление приказов 24

3.2 Оформление указаний 27

3.3 Оформление протоколов 29

3.4 Оформление актов 33

3.5 Оформление докладной записки 36

3.6 Оформление писем 38

Литература 41

Приложение А 42

Приложение Б 43

Приложение В 44

Приложение Г 45

Приложение Д 46

Приложение Е 47

 

 

 

1. Оформление  реквизитов документов

 

Каждый  документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит  – это информационный элемент  документа, характеризующий сам  документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Все реквизиты  делятся на постоянные и переменные. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность  реквизитов документа и схема  их расположения на документе составляют формуляр документа, который изображен на рисунке 1. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

Каждый  лист документа должен иметь поля: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм. Текст документа печатается Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14, через 1,2 или 1,5 межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5-3 межстрочных интервала. 

		30				80
			17			73						8-10
3													8	297
17							2		1		3
									2		4
17			2			5, 5, 7				15, 16, 17, 24
12						8, 10
8						9
6						11, 12				18
6						13
6						14
4
17
			20			19
						21
						22, 23, 27
						25, 26
						28, 29
													20
						30		32			31
											42
		210

 

Рисунок 1 – Схема расположения и размеры реквизитов

 

В документации Республике Беларусь существуют 32 реквизита.

Реквизит 1. Государственный герб Республики Беларусь помещается на бланках с  угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Реквизит 2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 3. Код организации: проставляют ОКОГУ  для министерств и других органов  управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной  идентификации документа.

Реквизит 4. Код формы документа проставляют  на бланке по ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Реквизит 5. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

Реквизит 7. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Внутренние  документы оформляются чаще всего  без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 8. Почтовый адрес отправителя оформляют  в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Реквизит 9. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем  бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

Реквизит 10. Название вида документа, составленного  или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой распорядительного  документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 01.11.2012. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 ноября 2012 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 02– 06/7.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в документе, например, 89/90.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать «На Ваше письмо №___ от___ даем ответ ___ »).

Реквизит 14. Реквизит «Место составления или  издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают  реквизит «Ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа».

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к  документу. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.

Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут  выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции

Республики  Беларусь

Управление  систематизации

законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например:

Генеральному директору 

ОАО «ЭНЭФ»

Голота Н.И.

Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Минской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости  может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если  письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Научно-исследовательский  
институт документоведения

и архивного  дела

Черкасский  пер, д.2,

220000, г. Минск

При адресовании документа физическому лицу сначала также указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Ярмалкович Н.И.

ул.Купалы, д.126, кв.618

222310 г.Молодечно

Молодечненский р-н Минской обл.

Реквизит 17. «Гриф утверждения» - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или  специально издаваемым документом. При  утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: