Делопроизводство в бухгалтерском учете

    Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый отдается для передачи, а  второй подшивается в дело.

    Факсы и электронная  почта. По ним может быть передан любой вид документа. Эти виды связи используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.

    Справки — документы, содержащие текстовую или табличную обобщенную информацию по какому-либо обобщенному вопросу, о состоянии дел, характерных показателях, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

    Справки обычно делят на две группы:

    1. С информацией о фактах и  событиях служебного характера.

    2. Выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

    Наиболее  многочисленной и часто составляемой является вторая группа справок. Это  справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте  проживания и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. В справках помимо указания ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера часто печатают типовой текст. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется, ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью руководителя фирмы (структурного подразделения) и печатью. Лица, составившие и подписавшие справку, несут ответственность за представленные данные.

    Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в  установленные сроки. Справки, направляемые за пределы фирмы, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри фирмы - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия фирмы будет указано структурное подразделение. Дата, адресат, заголовок, текст, подпись и печать — обязательные реквизиты всех видов справок.

    Докладная записка - документ, адресованный руководителю фирмы, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится, как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы.

    Докладные записки, подаваемые руководителю фирмы (структурного подразделения), оформляются  на простом листе бумаги. Подписывает  внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке фирмы и подписывается руководителем.

    Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    Объяснительные  записки по содержанию можно разделить  на две группы. К первой относятся  документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений  основного документа. Они оформляются  на общем бланке фирмы. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных  структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

 Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной  деятельности, взаимодействие с налоговыми службами  - это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.

 Значимость  данного структурного подразделения  требует постоянного совершенствования  организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

 Важным  направлением улучшения работы любой  бухгалтерии является совершенствование  организации и ведение делопроизводства в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) - «продукт» труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.  
 
 
 
 

 Список  использованных источников 

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996  г.
2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах (1993 г.)
3. Положение об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г. № 552
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29.07.98 г. № 34н
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Практическое пособие. (Изд. 2-е переработанное и дополненное). – М.: ЗАО “Бухгалтерский бюллетень”, 1997
6. Делопроизводство в бухгалтерии. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2000
7. Организация работы с документами: Учебник / В.А.Кудряев и др. - М.:ИНФРА-М, 2001
8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1996
9. Басаков М.И.. Документы и документооборот в бухгалтерии. М.: Март, 2003
10. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.