Делопроизводство в бухгалтерском учете

    Адресование документов

    Не    менее    важным    является  знание порядка адресования документов. От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом и, соответственно, быстрота решения поставленных проблем.

    Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Таким образом, адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное и физическое лицо.

    Подписание  и утверждение  документов

    Порядок   написания   адресата установлен       государственным стандартом. Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

    • наименование учреждения, организации, фирмы;

    • наименование структурного подразделения;

    • указание должности получателя;

    • фамилия и инициалы (инициалы указываются  только после фамилии);

    • почтовый адрес.

    Каждая  из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки  препинания (точки и запятые) не ставятся.

    Состав  реквизита меняется в зависимости  от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно точно, кто конкретно занимается этим      вопросом.      Это      повышает доведения документа до исполнителя.

    Часто возникает необходимость одно и тоже письмо отправить нескольким адресатам. В этом случае на одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресатами слово «Копия» не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассылку, а на каждом письме указывается только один адрес.

    Согласование  документов

    Тексты  многих документов до подписания согласовываются  с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (главным образом с главным бухгалтером).

Согласование - это, по существу, проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта документа. Согласование может проводиться как внутри фирмы, так и вне ее, с другими организациями. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если он связан с финансовыми затратами, то в обязательном порядке согласовывается с главным бухгалтером. Все документы до подписания должны согласовываться с юристом, если он есть в компании. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты.

    Внешнее согласование может проводиться с различными государственными, научно-исследовательскими и общественными организациями, если содержание документа затрагивает их интересы. Такое согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего это делается проставлением в документе грифа согласования. Гриф согласования имеет два варианта. В первом он состоит из слова СОГЛАСОВАНО, далее указывается наименование должности и организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование протокола, его дата и номер.

    Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.

    Согласованный документ направляется для подписания.

    Подпись — обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы и письма, составляемые в фирмах, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь. Также подписывается и протокол.

    Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

    Денежно-финансовые документы и письма подписывают  только руководитель фирмы и главный  бухгалтер. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» указывается, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению».

    Реквизит  «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия (в этом реквизите инициалы ставятся перед фамилией).

    После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы.

    Утверждение санкционирует содержание документа  или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

    Документ  может быть утвержден двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием другого документа (постановления, решения, приказа, протокола) или должностным  лицом. На утверждаемом документе в его правой верхней части проставляется гриф утверждения. Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами без кавычек. Далее оформления грифа утверждения производится так же, как и грифа согласования.

    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению/я соответствии с Государственной системой документационного обеспечения) приведен в Приложении 14.

    Печать  на документах

    Для придания юридической силы ряд документов заверяется печатью. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

В учреждениях  и фирмах печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или главная  печать в коммерческих фирмах) и  несколько простых. Главная печать всегда только круглая, по окружности указывается полное название фирмы. Она проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (удостоверения, трудовые книжки, дипломы и т.д.). Перечень документов, на которых ставится гербовая (главная) печать,(в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения) приведен в Приложении 15.

    Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. В них также воспроизводится название фирмы и структурного подразделения. В фирме таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

    Печать  заверяет подлинность документов и  может проставляться или на специально отведенном месте или так, чтобы  ее оттиск захватил часть личной подписи должностного лица.

    Обычные служебные письма, не связанные с  финансированием, выполняются на бланках  и не требуют удостоверения печатью.

    Заголовок на документах

    Все организационно-распорядительные документы, оформленные на формате А4, обязательно должны иметь заголовок, в котором кратко и четко отражается суть документа, его основное содержание. Заголовок позволяет сэкономить время при рассмотрении документа и работе с ним, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск и прохождение. Заголовок должен согласовываться с названием вида документа. Чаще всего заголовок отвечает на вопрос «О чем?» и начинается с предлогов «О» или «Об» и формулируется примерно следующим образом: «О поставке...», «О замене...», «О переводе...», «Об оплате...» и т.д. Такие заголовки имеют наиболее распространенные виды документов: приказы, письма, договоры, положения. Однако в правилах, инструкциях, протоколах и некоторых других документах заголовок может иметь другой вид: «Правила внутреннего распорядка», «Протокол общего собрания», «Должностная инструкция кассира» и т.п.

    Заголовок пишется над текстом документа. При угловом расположении реквизитов — под бланком с левой стороны  и место для него может быть заранее отмечено уголками в бланке. В строке заголовка должно содержаться не более 28 знаков, а если их больше, то он печатается в несколько строк через один интервал.

    Заголовок не составляется только на телеграммах, телефонограммах и документах формата  А5.

    Отметки на документах

    Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

    Отметка о поступлении. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая сам факт и время приема. Обычно секретарем вручную делается отметка специальным резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия фирмы, в которую поступил документ, даты получения и входящего порядкового номера. Проставлять отметку о получении рекомендуется в нижнем поле документа. Дата получения является началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе, и фирма отвечает за него.

    После регистрации часть наиболее важных документов направляется руководителю фирмы на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая наносится непосредственно на рассматриваемый документ.

    Резолюция - «надпись на документе, сделанная должностным  лицом, содержащая принятое решение». От конкретности, четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество и своевременность исполнения задания. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи руководителя и даты. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других сотрудников, привлекаемых к решению вопроса.

    Завершающая отметка на документе - это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направлении ответа. Отметка об исполнении особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления зарабстной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

    На  исходящих письмах и документах рекомендуется проставлять отметку  с указанием телефона и фамилии  сотрудника, готовившего эти бумаги. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать исчерпывающую информацию. Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

    Если  документ оформляется на двух и более  листах, то второй и последующие  листы нумеруются. Номера страниц  проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами. Точки и  тире не ставятся. Если документ изготавливается  на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной. 
 
 

11. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

    Работники бухгалтерии составляют и работают с организационно-распорядительной и информационно-справочной документацией. Организационные документы представлены уставами, положениями и должностными инструкциями.