Делопроизводство в бухгалтерском учете

    Полное оформление дел включает в себя:

    • подшивку или переплет дела;

    • нумерацию листов;

    • составление заверительной надписи (листа-заверителя);

    • оформление всех реквизитов обложки  дела.

    Прежде  чем подшить дела, из них удаляют  все металлические крепления (скрепки, булавки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя (см. Форму N1 Приложения 12 ) для заверительной надписи.

    Все листы дела для обеспечения сохранности  документов и удобства использования  нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

    Дела  постоянного хранения подшиваются или переплетаются прочной ниткой в папку с твердой обложкой в 4 (четыре) прокола.

    При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст  очень близко подходит к краю листа  и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

    Наиболее  ценные в практическом, историческом и художественном отношении документы (лицензии, уставы, грамоты, чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в специальные папки с прозрачными (или обычными) конвертами.

    Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного  хранения». Ряд сведений был вынесен  на обложку в момент заведения  дела по номенклатуре (об этом уже было сказано). При подготовке дела к хранению эти сведения уточняются и дополняются следующими разделами:

    •   дата начала и окончания дела;

    •    количество листов в деле;

    •    архивный шифр.

    На  обложке дела постоянного хранения, в соответствии с требованиями ГОСТа, в верхней части перед названием фирмы необходимо оставлять место для наименования государственного архива, в который дела будут впоследствии переданы.

    Количество  листов в деле выносится на обложку  в соответствии с данными листа-заверителя.

    Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве фирмы. В нем указывается  номер структурного подразделения, номер описи и номер дела.

    На  дела длительного (свыше 10 лет) и постоянного  хранения обязательно составляется специальная опись (См. Форму № 2 Приложение 12) – «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

    Перед внесением в опись полностью  оформленных дел их систематизируют, то есть располагают в порядке  их значимости. На дела постоянного  хранения и дела длительного хранения (свыше 10 лет) описи составляются раздельно  друг от друга.

    При раскладке дел по годам надо обязательно учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

    Все данные, включаемые в опись переписываются с обложки дела.  Дела вносятся в опись в том порядке, в  котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

    В том случае, когда дело состоит  из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным  номером.

    В маленьких фирмах, не имеющих структурных  подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись, куда войдут и дела бухгалтерии. В крупных фирмах описи составляются на дела каждого структурного подразделения  в отдельности, где, в частности, бухгалтерия представит свою опись.

    Опись дел бухгалтерии составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах  бухгалтерии, а второй передается в  архив фирмы вместе с делами (3-й  будет подшит к протоколу ЭК).

    В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка, оформление и отбор дел на хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

    На  основании описей дел бухгалтерии  и других структурных подразделений составляется сводная опись дел фирмы и уже по ней дела будут передаваться на постоянное хранение в государственный архив. В маленькой фирме всю эту работу обычно выполняет секретарь.

    Что же касается дел временного хранения ( до 10 лет), то они передаются в архив фирмы по уже имеющейся номенклатуре дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

    Практически все создаваемые организационно-распорядительные и бухгалтерские документы оформляются  на трех форматах бумаги:

1. А3 – 297 х 420 мм;
2. А4 – 210 х 297 мм;
3. А5 – 148 х 210 мм.

    Эти размеры форматов приняты Международной  организацией по стандартизации (ИСО) и закреплены стандартом ИСО 216: 1975.

    Международные государственные стандарты вводят единообразие в оформление документов, что является необходимым условием работы с ними. Кроме того, наличие необходимых реквизитов и правильное оформление обеспечивают юридическую силу документа.

    Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в  ГОСТе 6.38-90.

    В настоящее время в работе все  чаще используются всевозможные АСУ и компьютеры со специальными программами. Однако составление документов на компьютере требует применения тех же правил, что и при ручных технологиях.

    Оформление  бланков. Все организационные, распорядительные и информационно-справочные документы оформляются на бланке. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Все отправляемые фирмой документы обязательно оформляются на бланках, чаще изготовленных в типографии или с помощью средств оперативной полиграфии. Реквизиты бланка в маленьких фирмах могут быть оттиснуты штемпелем. При использовании компьютеры для составления и оформления документов можно внести бланк в память машины и воспроизводить автоматически при распечатке документов.

    Однако  бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации должны быть изготовлены  только в типографии полиграфическим  способом. При этом типография должна иметь соответствующую лицензию и сертификат на изготовление подобной продукции.

    Бланки  документов должны иметь поля не менее:

    - левое – 35 мм;

    - правое – 8 мм;

    - верхнее – 20 мм;

• нижнее для формата А4 – не менее 20 мм,  для формата А5 – не менее 15 мм.

    Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

      Бланки имеют угловое ( в левом  верхнем углу) или продольное (вдоль  верхнего поля) расположение реквизитов.

    В организациях, на предприятиях и фирмах применяются два вида бланков  – для писем и общий бланк для всех других видов документов (см. Приложение 13).

    Изображение гербов на бланках. Герб изображается на бланках документов в соответствии с «Положением о Государственном гербе Российской Федерации».

    Герб  субъектов Российской Федерации  помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему. Диаметр изображения герба на бланке не должен превышать 20 мм

    Изображение эмблем на бланках. На бланках, особенно коммерческих фирм, помещается эмблема или товарный знак. Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности компании. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности.

    Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный  герб РФ или герб субъекта РФ.

    Наличие на бланке эмблемы значительно облегчает поиск документа и позволяет сразу определить, от кого он получен, а также улучшает внешний вид деловой бумаги. Однако эмблемой нельзя заменить наименование фирмы.

    Справочные  данные, расположенные на бланке для письма.

    Так как письмо, как правило, предполагает переписку, на бланке для письма помещается адрес фирмы-автора. В состав этого  реквизита входит: индекс предприятия  связи, полный почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации фирмы, данные о лицензиях и патентах.

    В бланке документа отводится место  для проставления даты и индекса  документа - его важнейших поисковых признаков.

    Дата  и регистрационный индекс документа

    Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют различные стадии работы. Основной датой считается дата подписания документа или его утверждения. На внутренних документах - приказах, распоряжениях, справках, докладных записках и т.д. проставляется дата подписания. Для отправляемых документов дата на бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата обязательно должна проставляться собственноручно лицом, подписывающим или утверждающим документ. Она оформляется без кавычек.

    Если  авторами документа выступают несколько  организаций (две или более), то датой  документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка и кто непосредственно в этом виноват. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты как: гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция и отметки о получении и исполнении документа.

    Индекс  документа — это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение  документа, проставляемое при регистрации. Для него отведено место на бланке рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов и т.п.) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Только приказы по личному составу и основной деятельности имеют свою отдельную нумерацию.

    Регистрационный индекс входящих и исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением структурного подразделения, составившего документ и номера дела по номенклатуре, куда он будет подшит. Например: О2-15/85, где 02 - индекс структурного подразделения (бухгалтерии), 15— номер дела по номенклатуре, 85— порядковый номер отправляемого документа.

    Важным  реквизитом является ссылка на индекс и дату входящего документа-запроса, на который дается ответ.

    Ссылка  на индекс и дату входящего документа

    Предположим, предприятие получило ответ на свое письмо. По данному реквизиту подбирается  копия документа, на который пришел ответ, далее оба документа - ответ  и копия письма изучаются. Выясняется, полностью ли была удовлетворена  ваша просьба, учтены пожелания и т.д.