Даже  из такого краткого изложения содержания Положения о бухгалтерии видно, что это сложный и многопрофильный документ, требующий ответственного отношения. Стандартная форма этого документа представлена в Приложении 3.

    Положение о бухгалтерии разрабатывается  главным бухгалтером, согласовывается  с руководителями других служб и утверждается директором предприятия. Утвержденное Положение доводится до работников бухгалтерии под роспись. Если, со временем, возникнет необходимость внести изменения в текст Положения, то для этого должен быть издан соответствующий приказ, унифицированная форма которого представлена в Приложении 4. 
 
 
 

3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

    Значимость  должностных инструкций состоит  в том, что они позволяют осуществить  объективную оценку деятельности сотрудников  и служат нормативной основой  для применения к ним мер воздействия. Только  качественно составленная должностная инструкция может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности работника и его соответствия занимаемой должности, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответствующих статей Трудового кодекса РФ для освобождения его от занимаемой должности (например, п. 3 ст. 81 ТК РФ - «несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации»). Если в компании отсутствуют или некачественно составлены должностные инструкции, то ваше решение об увольнении непрофессионального работника может быть опротестовано в суде. Вас могут заставить не только оплатить все судебные издержки и восстановить уволенного сотрудника на работу, но и выплатить ему зарплату за вынужденные прогулы. При зачислении на должность вновь принимаемый работник в обязательном порядке должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять.

    При составлении должностных инструкций пользуются приложениями к Постановлению  «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих» N32 от 06.06.96, а также Положением о бухгалтерии. В инструкциях должен быть обеспечен единый подход к их построению и последовательности изложения, все формулировки должны быть предельно четкими и ясными.

    Должностные инструкции также имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

    • общие положения;

    • функции;

    • должностные обязанности;

    • права;

    • ответственность;

    • взаимоотношения (связи по должности);

    • организация работы.

    Структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии. Если в вашей компании ведением бухгалтерского учета занимается одно должностное лицо - бухгалтер, то все задачи и функции по бухучету, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

    «Общие  положения» содержат в себе следующий  набор информации: основные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения сотрудника при его отсутствии, перечень нормативных документов, которыми он руководствуется в своей работе.

    В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности». Этот раздел следует сделать как можно детальнее. Чем больше в нем информации о том, что и как должен делать работник, тем ценнее должностная инструкция.

    В разделе «Права» разъясняются полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой ему для работы, право визирования документов и т. п.

    В разделе «Ответственность» можно написать примерно следующее: «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией». При желании это положение можно детализировать, перечислив все обязанности, за выполнение которых работник несет ответственность.

    Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем должно быть четко обозначено, от кого и кому, какую информацию и в какой документальной форме получает и передает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок представления ему табеля учета рабочего времени, копий приказов по работающим об их принятии на работу, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т. д.

    В последнее время в должностные  инструкции часто включается раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, тогда, когда существует совмещение отдельных видов работ. Например, в небольшой фирме бухгалтеру часто поручается ведение архива. Режим этой дополнительной работы, форма контроля и т. п. должны указываться в разделе «Организация работы».

    Должностная инструкция имеет унифицированную  форму, подписывается главным бухгалтером  и утверждается руководителем фирмы. Примеры составления должностных инструкций на главного бухгалтера и кассира представлены в Приложении 5 и 6 соответственно. При необходимости внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Необходимо  знать, что на все хозяйственные  операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных  операций, а если это не представляется возможным -  непосредственно после их окончания.

    Согласно  пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» «создание  первичных документов, порядок и  сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота».

    По  сути, график документооборота — это  узаконенный директором фирмы документ, который четко определяет, кто  и когда должен составлять первичные  документы, кому и в какие сроки  их предъявлять. Этот документ организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникнуть в работе.

    График  документооборота разрабатывается  на основании структурной схемы  фирмы, Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. На основании этого графика работники фирмы создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности.

    В соответствии с «Положением о  документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации.

    График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

    Работники фирмы, имеющие отношение к учету, создают и,представляют документы  строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются наименования документов и сроки их представления.

    В качестве примера в Приложении 8  приведена выписка из графика  документооборота фирмы в виде перечня  работ (на примере расходного кассового ордера). 

5. СОЗДАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ  ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ  ИНФОРМАЦИИ

    Работа  по созданию системы управления документооборотом  не заканчивается в момент составления  графика документооборота. Главный  бухгалтер должен детально разработать  технологию и порядок обработки учетной информации на каждом этапе учетных работ.

    В бухгалтерии, где все работают с  документами как носителями информации, документ является объектом и результатом  труда работников. ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из этого определения видно, что главное назначение документа — необходимость зафиксировать информацию.

    Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо.

    Важным  моментом учетной работу являются проверка и принятие к учету первичных документов. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель фирмы по согласованию- с главным  бухгалтером. При оформлении хозяйственных  операций, связанных с денежными  средствами, документы подписываются только руководителем фирмы и главным бухгалтером или, в особых случаях (болезнь, отпуск, длительная командировка), уполномоченными ими на то лицами.

    В учетные документы можно вносить  изменения, но исправления не допускаются только в кассовых и банковских документах. В остальные первичные учетные документы исправления и изменения могут вноситься, но только после согласования с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями этих лиц с обязательным указанием даты внесения исправлений.

    Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах (вторичных документах) бухгалтерского учета, для отражения, в конечном итоге, в бухгалтерской отчетности (третичных документах).

    Любая фирма в своей работе может применять любые учетные регистры, как рекомендованные Министерством финансов, так и разработанные самой фирмой при условии соблюдения общих принципов бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах или журналах, на отдельных листах и схемах, а также на магнитных лентах, дискетах и других машинных носителях. Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухучета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам.

    Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются:

    • мемориально-ордерная (мемориальные ордера, регистры аналитического учета. Главная  книга);

    • журнально-ордерная (журналы ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, Главная книга);

    • упрощенная, для субъектов малого предпринимательства (книга регистрации  и учета хозяйственных операций, сводная ведомость);