Делопроизводство в бухгалтерском учете

    • Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и в хронологическом порядке. При этом приказы по основной деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу.

    • Переписку систематизируют в  хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.

    • Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки  из банка и др.) располагаются  в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. ПОРЯДОК ТЕКУЩЕГО  ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

    Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются и  хранятся в бухгалтерии до передачи в архив фирмы. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.

    Дела  должны размещаться в закрывающихся  шкафах, сейфах или картотеках, защищающих их от пыли и света. Дела располагаются  на полках, как правило, вертикально  и на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре (закрепленной на внутренней стенке шкафа), а затем по номеру дела нужную папку с документами.

    Для дел, содержащих особо ценные документы, может составляться и постоянно  дополняться внутренняя опись, в  которую вписывается каждый подшиваемый  документ. Она помещается в начале дела и выглядит так, как показано в Форме N 1 (Приложение 10).

    Выдача  бухгалтерских документов из бухгалтерии  или архива фирмы работникам других структурных подразделений, как  правило, не допускается. Лишь в отдельных  случаях, если уже включенные в дело документы потребуются работнику фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела. Взамен изъятого документа прикладывается лист-заместитель (см. Форму А/ 2 Приложения 10), в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

    После завершения года выдача сотрудникам  отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. При этом заполняется карта-заместитель (см. Форму N 3 Приложения 10), в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. Бухгалтерские дела для внутреннего пользования могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем фирмы.

    Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов фирмы может производиться только органами прокуратуры, судами, государственной налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается их содержание.

    Для того, чтобы работа фирмы после  изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, снять  с них копии с указанием основания и даты изъятия.

    В случае утери или внезапного уничтожения  бухгалтерских документов (пожар, стихийные  бедствия) создается комиссия по расследованию  причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя фирмы. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов и государственного пожарного надзора.

    Результаты    работы    комиссии    отражаются    в    акте, который утверждается директором фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

    Каждый  день в компании появляется большое  количество различных документов, очевидно, что не все из них подлежат долгосрочному хранению, поэтому для того, чтобы выяснить, какие из них и сколько стоит хранить, проводится экспертиза ценности документов, другими словами, определяется их информационная значимость с целью отбора на внутреннее или государственное хранение.

    Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов. Она начинается в текущем  делопроизводстве и заканчивается  в архиве.

    Первым  этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения создаваемых документов.

    Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда они вышли из оперативной работы, при подготовке к длительному хранению или сдаче в архив фирмы.

    И третий раз ценность документов уточняется при передаче их на постоянное хранение из архива фирмы в государственный  архив.

    Экспертиза  ценности документов проводится под  руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Порядок организации работы экспертной комиссии определен в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденном приказом Государственной архивной службы России от 19.01.95 N2 и в «Основных правилах работы ведомственных архивов» (1988 г.). В небольших фирмах в состав ЭК обязательно включаются секретарь и представитель бухгалтерии.

    Задачи  экспертной комиссии:

    • Согласование проектов номенклатур дел структурных подразделений фирмы;

    • Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

    • Рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), в том числе  и по личному составу;

    • Представление на утверждение руководителю фирмы актов к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

    Экспертная  комиссия является коллегиальным органом, поэтому все ее заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь ЭК, утверждает руководитель фирмы.

    Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

    1. Основная документация, наиболее  полно отражающая деятельность  фирмы (положения, должностные  инструкции, приказы, планы, отчеты, доклады, протоколы собраний, переписка с органами власти и вышестоящими организациями). Эти документы, в основном, подлежат постоянному хранению.

    2. Оперативная документация, в которой  содержатся сведения, необходимые  для текущей практической работы (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно - хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения.

    3. Документация по личному составу  (приказы, личные карточки сотрудников,  лицевые счета /ведомости/ начисления заработной платы и т.п.).

Кадровая  документация хранится 75 лет в архиве фирмы или сдается на хранение в государственный архив, так  как к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам. В процессе работы документы по личному составу создаются не только в отделе кадров, но и в бухгалтерии. При начислении зарплаты на каждого работника заполняется лицевой счет-карточка, в которой полностью указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, должность, дата и номер приказа о приеме на работу и зарплата по месяцам, что служит в дальнейшем основанием для выдачи справок о размере заработка работника. Кроме того, бухгалтерия ведет расчетные ведомости на выдачу зарплаты. Если лицевые счета отсутствуют, то эти ведомости получают срок хранения такой же, как у лицевых счетов. Лицевые счета (расчетные ведомости) при утере документов по личному составу служат вторичными документами для подтверждения стажа работы.

Проведение  экспертизы следует начинать с просмотра документов, находящихся у секретаря директора, а затем в бухгалтерии, отделе кадров и других структурных подразделениях.

    Сначала просматриваются документы, предназначенные  для постоянного хранения. Если по какой-либо причине отсутствуют оригиналы документов, на хранение оставляют заверенные копии.

    Дублированные документы (размноженные в нескольких экземплярах и направленные для  сведения в структурные подразделения) подлежат уничтожению. На постоянное хранение оставляется только оригинал документа, и хранится он в том структурном подразделении, где был составлен.

    Для определения конкретных сроков хранения документов разработаны и утверждены специальные Перечни документальных материалов. Об этом более подробно было рассказано параграфе «Разработка номенклатуры дел».

    Срок  хранения документов исчисляется с 1-го января года, следующего за годом окончания дела. К примеру, документы за 1999 год, имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны для уничтожения только в 2005 году.

    Если  при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем находится много документов временного хранения, оно переформировывается, и документы отделяются друг от друга.

    Если  в деле содержатся только документы  временного хранения, но различной ценности и с разными сроками хранения, то срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации. Например, в деле имеются документы трехлетнего и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

    В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре основные группы дел:

    1. Постоянного хранения, подлежащие  в последующем передаче в государственный  архив;

    2. Длительного хранения в архиве  фирмы (свыше 10 лет);

    3. Временного хранения (до 10 лет);

    4. Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив фирмы.

    На  дела с истекшими сроками хранения и отобранные к уничтожению, составляют соответствующий акт (см. Приложение 11). Этот акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК, а затем утверждается руководителем фирмы. Акт подшивается в дело и постоянно хранится в архиве фирмы.

    Необходимо  обратить внимание на то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении  документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения за этот же период, т.к. согласно «Основных правил работы ведомственных архивов» все организации обязаны систематически описывать документы по личному составу и документы длительного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет. О том, как составляются описи дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, вы узнаете в следующей главе.

    Уничтожение документов разрешается только после утверждения акта директором фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 

9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ  К ДЛИТЕЛЬНОМУ  ХРАНЕНИЮ

    Формирование  дел заканчивается в конце  года, когда подшиты последние  документы. При подготовке каждого  дела для последующего хранения в  бухгалтерии (если нет архива) или его передаче в архив фирмы производится оформление дела, то есть «определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению» (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело»). Эту работу проводит сотрудник бухгалтерии, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

    Прежде  всего, проверяется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой  за обрабатываемый год. Затем все имеющиеся дела группируются по трем видам:

    1. Временного хранения (до 10 лет включительно);

    2. Длительного хранения (свыше 10 лет);

    3. Постоянного хранения.

    В соответствии с «Основными правилами  работы ведомственных архивов» дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут подлежать упрощенному оформлению, дела длительного /свыше 10 лет} и постоянного хранения подлежат полному оформлению.

    При упрощенном оформлении дела могут оставаться на скоросшивателях и не нумероваться. Однако нормативные документы по бухгалтерскому учету предписывают брошюровку многих видов учетных документов с кратковременными сроками хранения. Например, мемориальные ордера «должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы», «кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены». Поэтому, во избежание разного рода неприятностей, бухгалтерии рекомендуется в конце года переплетать все имеющиеся по номенклатуре дела.