Делопроизводство в бухгалтерском учете

    • АСУ (автоматизированная система учета), чаще всего формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций.

    Технология  обработки учетной информации сильно зависит от формы и методов  бухгалтерского учета, самостоятельно избранных фирмой исходя из ее вида и конкретных условий хозяйствования. От этого будет зависеть и номенклатура применяемых учетных регистров, порядок их использования в учете. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ  ДЕЛ

    В процессе своей работы бухгалтерия  получает и создает достаточно большое  количество документов. После их использования  в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Для того, чтобы ускорить процесс поиска этой информации, необходимо создать четкую классификацию документов.

    Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. Государственный стандарт дает такое определение этому  понятию. Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел -это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска в случае надобности. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свои сроки хранения документов, помещенных в него. Таким образом, с помощью номенклатуры дел производится первый этап экспертизы ценности документов.

    Номенклатура  дел должна быть в каждом структурном  подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные (индивидуальные), типовые и примерные.

    Индивидуальная  номенклатура дел может составляться для всей фирмы в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших компаниях, не имеющих отделов, подразделений, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заведенных в течение года. На крупных предприятиях номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит, как составная часть, в общую сводную номенклатуру.

    Широкое распространение получили типовые  и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. «Основные правила работы ведомственных архивов» указывают, что «Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит рекомендательный характер». Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел необходимо, прежде всего, выяснить, к какому виду организаций принадлежит ваша компания и не распространяется ли на нее типовая или примерная номенклатура дел.

    Разработка номенклатуры дел должна начинаться в 4-м квартале и завершаться не позднее декабря месяца, чтобы с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Главным определителем при составлении номенклатуры дел являются сами документы, вся их совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии. Дела, предусмотренные в типовой и примерной номенклатуре дел, могут быть разъедены или объединены, это зависит от объемов документации или специфики работы. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

    Определив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т. к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

    Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

    «Годовой  отчет по основной деятельности»;

    «Месячные отчеты по заработной плате» и т. д.

    В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например:

    «Годовой  отчет о работе производства по форме  Б-36»;

    «Ведомость N... по счетам...»;

    «Ведомость  затрат на производство по форме N 12».

    В заголовках с распорядительной документацией, после указания вида документа, указывается его автор и год создания. Например:

    «Приказы  директора школы за 1997 год (копии)».

    В делах не должно быть общих заголовков, не раскрывающих сути, содержания и  вида документов.При составлении  заголовка дела необходимо учитывать  сроки хранения документов. Документы с разными сроками хранения, даже если они очень близки по содержанию, не могут группироваться в одно дело. Для определения сроков хранения документов можно использовать как типовой, так и ведомственный перечень своего профиля. Например, частная строительная фирма может использовать Перечень Министерства строительства РФ, а строительный институт - Перечень Министерства высшего и профессионального образования РФ.

    Для установления сроков хранения документов вашей фирмы нужно воспользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000 г.. и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», утвержденным Госархивом СССР 15.08.88, с учетом последующих изменений и дополнений.

    Если  дело формируется из документов, которые  отсутствуют б перечнях, то сроки их хранения согласовываются с экспертной комиссией фирмы. Экспертная комиссия назначается руководителем фирмы, в ее состав включаются наиболее компетентные работники основных структурных подразделений. Каждый из них должен знать, что Организации любых форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность в течение любых сроков, но не менее пяти лет.

    После составления заголовков дел и  установления сроков хранения каждого  дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре дел они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

    Первыми рекомендуется помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы  вышестоящих органов, а затем  дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самой фирмы (приказы, распоряжения, решения собраний учредителей). За этой группой дел последовательно идут дела с отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Пример варианта составления номенклатуры дел для бухгалтерии представлен в Приложении 9.

    Номенклатура  дел бухгалтерии рассматривается  экспертной комиссией и, при отсутствии замечаний, визируется руководителем  бухгалтерии.

    Расположение  всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т. е. условным обозначением каждого дела. Если фирма маленькая, то индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...). В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в нашем случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и повторяется из года в год.

    В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (02-бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце номенклатуры надо оставить несколько резервных порядковых номеров на случай, если в бухгалтерии придется завести еще несколько непредусмотренных заранее дел.

    Во  вторую графу вносятся названия заголовков дел. В третьей и четвертой  графах указываются сроки хранения дел со ссылкой на номера статей Перечней документов (типовых или  ведомственных), в соответствии с  которыми эти сроки установлены.

    Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив, о незавершенных делах, делах, переходящих на следующий год и т. п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора», «при условии завершения ревизии», «после списания», «после окончания расчетов», «после увольнения материально-ответственного лица».

    Печатается  номенклатура дел не менее чем  в 2-х экземплярах: первый хранится в  делопроизводственной службе (у секретаря), а второй направляется в структурные подразделения (в бухгалтерию) для заведения по ним дел. Если ваша фирма передает свои документы в ведомственный или государственный архивы, то количество печатаемых экземпляров соответственно увеличится с 2-х до 3-х или 4-х.

    Номенклатура  вводится в действие с 1-го января следующего календарного года. Если функции и  задачи бухгалтерии не меняются, то уже имеющаяся номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в новую сводную номенклатуру, которую и утверждает руководитель фирмы.

    Для быстрейшего поиска необходимых  документов можно прикрепить рабочий  экземпляр номенклатуры дел к  внутренней дверце шкафа, в котором  хранятся папки с делами. Это поможет  быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

    В заключение, можно привести еще несколько  полезных практических советов по формированию бухгалтерских дел.

    • Формирование дела начинается сразу  с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к  началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

    • В бухгалтерских книгах и журналах в начале года нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись  «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кроме того, кассовая книга и приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошнурованы и опечатаны, а количество листов заверено подписями руководителя фирмы и главного бухгалтера.

    • Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который собираются в деле документы, а внизу указывается срок их хранения.

    • Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение  года. Исполненные и проверенные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

    • Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

    • Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм (около 250 листов). Если документ больше, то дело разделяется на два (или более) тома.

    • Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к  ним) помещается в дела того года, к  которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1997 год будет составлен в 1998 году, но помещаться в дело 1997 г. И наоборот, план на 1998 год составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года.

    • Бухгалтерская документация группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе они могут формироваться за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.