Бланки документов

     Содержание  особого мнения, высказанного во время  обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). [7, приложение 16]

     Текст краткого протокола  также состоит  из двух частей. В вводной части  указываются инициалы и фамилии  председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. [7, приложение 16]

     Список  отделяется от основной части протокола  сплошной чертой. [7, приложение 16]

     В основной части протокола указывается  номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса  и принятые решения. Наименование вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. [7, приложение 16]

     Примеры оформления полного и краткого протокола  приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

     Протокол  заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях  протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. [4]

     Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают  даты начала и окончания заседания. [4]

     Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

     Протоколам  присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. [7, приложение 16]

     Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям и должностным  лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и  подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства. [7, приложение 16]

     Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые  оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. [7, приложение 16]

     Выписка из протокола представляет собой  точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу  повестки дня, по которому готовят выписку. [8]

     Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. [8]

     Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

     Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

     Нормативными  правовыми актами могут устанавливаться  дополнительные требования к некоторым  видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении. 

     3.5 Докладные, служебные, объяснительные  записки 

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или  организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

     Обычно  докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. [5]

     Докладная записка может быть внешней или  внутренней.

     Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. [5]

     Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.[5]

     Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

     - в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

     - во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

     - в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению

       - составителя, необходимо предпринять.

     Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки  содержит обоснование, выводы и предложения  составителя.

     Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.[5]

     Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.[5]

     Обязательными реквизитами докладной записки  являются: наименование организации (для  внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место  составления (для внешней докладной  записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

     Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным  лицом другому должностному лицу. [4]

     Служебная записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу.

     Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и  т.п. [5]

     Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. [5]

     Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. [5]

     Обязательными реквизитами служебной записки  являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок  к тексту, адресат, подпись.

     Объяснительная  записка:

     1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

     2) сообщение должностного лица, поясняющее  какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному  лицу. [4]

     Объяснительные  записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

     Объяснительные  записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются  на стандартном листе бумаге и  адресуются конкретному должностному лицу.

     Текст объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. [5]

     Отличие объяснительной записки от докладной  записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

     Объяснительную  записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. [5]

     Обязательными реквизитами объяснительной записки  являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись. 

     3.6 Справки 

     Справка:

     1) документ, содержащий описание и  подтверждение тех или иных  фактов и событий. 

     2) документ, подтверждающий факты  биографического или служебного  характера. [4]

     Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. [5]

     Внешние справки оформляются на общем  бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе  бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. [5]

     Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

     Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. [4]

     Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового  характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

     Справки, составляемые для подтверждения  сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.