Бланки документов

     Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

     - "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");

     - "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");

     - "с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");

     - "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");

     - "на художественном бланке" (с отметкой "люкс");

     - "на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");

     - "на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");

     - "на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");

     - "на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");

     - "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");

     - "заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");

     - "криптограмма" (с отметкой "криптограмма");

     - "криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");

     - "метео" (с отметкой "метео");

     - "переводная" (с отметкой "переводная");

     - "схемная" (с отметкой "схема (номер)").

     Телеграмма  может иметь один или несколько  видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки). [9, пункт 25]

     Право подачи телеграмм категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" и телеграмм видов "криптограмма", "криптограмма перфоленте", "метео", "переводная", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей. [9, пункт 27]

     Право подачи телеграмм видов "криптограмма" и "криптограмма перфоленте" предоставляется  юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами. [9, пункт 30]

     Телеграммы  от организаций и учреждений, подписанные  должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения. [9, пункт 34]

     Подаваемая  отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или  напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается  прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных  лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. [9, пункт 36]

     Адреса  отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке. [9, пункт 38]

     Текст телеграммы и подпись отправителя  должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. [9, пункт 39]

     Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых  важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками. [9, пункт 41]

     Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная  черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный  знак" могут быть написаны либо полными  словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. [9, пункт 42]

     Знаки препинания в виде соответствующих  символьных знаков, кроме символьного  знака "-", должны быть написаны в  телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

     Все знаки, написанные полным или сокращенным  словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками. [9, пункт 43]

     Телеграмма  должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

     отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

     отметка о виде (видах) телеграммы;

     адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

     текст телеграммы;

     подпись отправителя (по желанию отправителя).

     В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку "проездом"). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы. [9, пункт 44]

     Подача  телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения. [9, пункт 44]

     Телекс  – временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений  телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс. [9, статья 3]

     Другими словами можно сказать, что телекс – это обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. [5]

     Телексная связь является абонентской, поэтому  в ней отсутствуют категории  и виды телексов, как в телеграммах. [5]

     Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. [5]

     Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. [5]

     Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. [5]

     Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). [5]

     В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов. [5]

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. [5]

     Для записи телефонограмм целесообразно  использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: [5]

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия  сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер  телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и  фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

     Принимаемая телефонограмма может быть сначала  записана от руки, с помощью звукозаписывающей  аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. [5]

     Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

     - исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

     - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

     - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

     - входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. [2]

     Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного  по каналам факсимильной связи (при  помощи факсимильной аппаратуры). [10, раздел 3.3.5.5]

     Факсограмма не может считаться отдельным  видом документа, так как по факсу  можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего  факс используется для передачи служебных  писем и разного рода информационных сообщений. [5]

     В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой. [2]