Бланки документов

      Открытое акционерное общество

     «Тигр» 

     ПРИКАЗ 

     28.01.2012 № 1 

     г. Архангельск 

     éОб образовании юридического ù

     отдела 

     Для обеспечения организационно-правовой защиты интересов фирмы 

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Начальнику отдела продаж Н.В. Кондратьевой образовать юридический отдел в срок до 09.03.2012.

     2. Н.В. Кондратьевой подобрать квалифицированных специалистов и ввести их в штат отдела.

     3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора А.Г. Сидорова. 

     Директор    Д.А.Редькин  

     Главный бухгалтер 

                       Г.В. Федорова

     28.01.2012 
 
 
 

     С приказом ознакомлены:

     Заместитель директора    А.Г. Сидоров

     29.01.2012 

     Начальник отдела   Н.В. Кондратьева

     29.01.2012 
 

     М.Ю. Тункина

     46 28 24 

     В дело 00-01

     29.01.2012 

          Рисунок 3 – Образец приказа по основной деятельности

     2.3 Выписка из приказа 

     Выписка из приказа – это копия части  документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

     Особенность выписки заключается в том, что  при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а  затем извлекают тот пункт, который необходим для работы.

       Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

     Пример  выписки из приказа представлен  на рисунке 4. 

     2.4 Распоряжение 

     Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. [4]

     Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. [2]

     Распоряжения  могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

     Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым  оно адресовано. Распоряжение и указания оформляются на бланках формата  А 4. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа». 

      Открытое акционерное общество

     «Тигр» 

     ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 

     28.01.2012 № 1 

     г. Архангельск 

     éОб образовании юридического ù

     отдела 

     Для обеспечения организационно-правовой защиты интересов фирмы

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     2. Н.В. Кондратьевой подобрать квалифицированных специалистов и ввести их в штат отдела. 

     Директор    Д.А.Редькин  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Верно 

     Секретарь  Н.В. Петрова

     30.01.2012 
 
 
 
 

          Рисунок 4 – Образец  выписки из приказа 

     Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

     Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 

     5 Указание  

     Указание  – правовой акт, издаваемый органом  государственного управления, преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. [4]

     В целом указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут  быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. [5]

     Если  указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения  до них норм общего характера или  иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением  реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". [5]

     Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 

     6 Решение 

     Решение  – это правовой акт, принимаемый  коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий  в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. [5]

     Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. [2]

     Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

     В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). [5]

     При необходимости констатирующая часть  может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

     Распорядительная  часть излагается пунктами.

     Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих  пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)".

     Проект  решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. [5]

     Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

     Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер  документа, место составления или  издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 

     7 Постановление   

     Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. [5]

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. [5]

     Порядок составления и оформления постановлений  в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в  следующем: распорядительная часть  отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

     Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

     Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 

     Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы  этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. 

     3.1 Письма 

     Письмо  – обобщенное наименование различных  по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

     Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. [5]

     Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. [6]

     Письма  составляются на специальных бланках  писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. [5]

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. [5]