Бланки документов

      20 - текст документа;

      21 - отметка о наличии приложения;

      22 - подпись;

      23 - гриф согласования документа;

      24 - визы согласования документа;

      25 - оттиск печати;

      26 - отметка о заверении копии;

      27 - отметка об исполнителе;

      28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

      29 - отметка о поступлении документа в организацию;

      30 - идентификатор электронной копии  документа.

     Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

     - Государственный герб Российской Федерации;

       - наименование федерального органа исполнительной власти;

       - должность лица - автора документа;

       - подпись должностного лица;

       - вид документа;

       - место составления (издания) документа;

       - справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

       - адресат;

       - дата документа;

       - регистрационный номер документа;

       - наименование либо аннотация документа;

       - текст документа;

     - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

     - отметка о наличии приложений;

     - гриф согласования;

     - гриф утверждения;

     - виза;

     - оттиск печати;

     - отметка о заверении копии;

     - отметка об исполнителе;

     - указания по исполнению документа;

     - отметка о контроле документа;

     - отметка об исполнении документа;

     - отметка о конфиденциальности;

     - отметка о поступлении документа.

     При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные  документы состоят из разного  набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

     Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

     Пример  бланка продольного приказа представлен  на рисунке 1, а пример бланка углового письма на рисунке 2. 
 
 
 

      Открытое акционерное общество

     «Тигр» 

     ПРИКАЗ 

           № 

     г. Архангельск 

     é ù 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1 – Образец бланка продольного  образца

ОАО  «Тигр»       ул. Поморская д.11,      г. Архангельск, Россия, 163016      Тел.: (818) 65-25-45

     

       №

     На  №  от 

     é ù 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рисунок 2 - Образец бланка углового образца 
 
 
 
 

     2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 

     2.1 Общие документы 

     Распорядительные  документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием.

     Их  издание необходимо по организационным  вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и  кредита, труда и заработной платы  и т.д. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

     К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы  отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

     Основным  распорядительным документом на предприятии  является приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному  составу (кадровые приказы). 

     2.2 Приказ 

     2.2.1 Приказ по основной деятельности 

     Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

     Приказ  существует в двух стадиях: сначала  составляется проект приказа, затем  издается сам приказ. Подготовка приказа  включает следующие этапы:

     - изучение существа вопроса;

     - знакомство с законодательными  актами;

     - проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

     - подготовка текста проекта документа;

     - согласование текста проекта  документа;

     - согласование проекта приказа;

     - печать и проверка правильности  оформления приказа;

     - визирование, согласование, подписание приказа;

     - регистрация приказа;

     - доведение до сведения исполнителей.

     Подготовку  приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

     Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №).

     В несложных приказах констатирующая часть может отсутствовать.

     Распорядительную  часть обычно начинают глаголом первого  лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут  прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поставить и т.д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.

     Распорядительный  пункт строится последовательно  по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) – действие – срок.

     Последний пункт приказа, для более действенного контроля, формулируют следующим  образом: «контроль за исполнением  приказа возложить на…», затем  пишут наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение. Пункт о контроле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за контроль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

     Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде приложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информационные, инструктивные материалы и т.д.).

     Дата  приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного  акта – факт его регистрации. Подписывает  приказ руководитель предприятия, в его отсутствие – заместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная должность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты ( / ) или предлога «за» перед наименованием должности не допускается. Пример приказа по основной деятельности представлен на рисунке 3.

     Приказы по личному составу отражают сведения о кадрах: прием (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.

     Пример  приказа по основной деятельности представлен  на рисунке 3. 

     2.2.2 Приказ по личному составу 

     Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей  в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

     Номер (индекс) приказа пишется либо с  пометкой «К», что означает приказ по кадрам, либо с пометкой «ЛС» – по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, т.к. у них разные сроки хранения.

     Каждый  пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.п.).

     В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке формы № Т-1, Т-1а.

     При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают: вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководи теля структурного подразделения и заявление работника. Для этих приказов используются унифицированные формы №Т-5, Т-5а.

     При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по форме №Т-11, №Т-11а.

     При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме Т-7.

     При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении – на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса РФ. Для этих видов приказов используется форма о прекращении трудового договора №Т-9, Т-9а.

     Фамилию, имя и отчество в приказах по личному  составу всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.

       К тексту приказа по личному  составу предъявляются особые  требования, т.к. они отражают  права работника и являются  основными документами, подтверждающими  трудовой стаж и заработную  плату при начислении пенсии.