Бланки документов

     Письмо  целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию  одновременно по нескольким разнородным  вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. [2]

     В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [2]

     Текст простого письма не должен превышать  одной-двух машинописных страниц, сложные  письма могут содержать до пяти страниц  текста. [2]

     В письмах используют следующие формы изложения текста:

     - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

     - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

     - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). [1, пункт 3.20]

     В деловой переписке принята форма  изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и  т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. [2]

     Изложение текста письма от первого лица единственного  числа (прошу, предлагаю, направляю  и т.д.), возможно в двух случаях:

     - письмо оформляется на должностном бланке;

     - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. [2]

     Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической  помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

     В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". [8]

     Письма  визируются составителем, руководителем  подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. [5]

     Письма  подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. [5]

     Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. [5]

     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

     Датой письма является дата его подписания.

     Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

     По  характеру информации письма имеют  много разновидностей:

     1) сопроводительное письмо;

     2) письмо-просьба;

     3) письмо-запрос;

     4) письмо-ответ;

     5) письмо-сообщение;

     6) письмо-подтверждение;

     7) информационное письмо;

     8) гарантийное письмо;

     9) письмо-извещение;

     10) письмо-приглашение;

     11) письмо-предложение;

     12) письмо-напоминание;

     13) письмо-требование;

     14) письмо-благодарность;

     15) письмо-поздравление.

     Гарантийное письмо

     Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. [5]

     Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес  корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. [5]

     Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. [5]

     Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

     Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

     Пример  гарантийного письма представлен на рисунке 5. 

     3.2 Телеграммы, телексы, телефонограммы, факсы 

     Телеграмма  – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. [9, пункт 3]

     Телеграммы  составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

     Передача  телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

     Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости  от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

     - "вне категории";

     - "внеочередная";

     - "Президент Российской Федерации";

     - "Председатель Правительства Российской Федерации";

     - "высшая правительственная";

     - "правительственная";

     - "срочная";

     - "обыкновенная".[9, пункт 24]

     Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а  также внутри любого населенного  пункта (поселения), имеющего телеграфную  связь, должны составлять:

     

ОАО  «Тигр»       ул. Поморская д.11,        Архангельск, Россия, 163016      Тел.: (818) 65-25-45

Директору ООО «Пантера»      г-ну Д.А. Петрушкину      ул. Ленина, 155,      г. Курск, 123456

     

      28.01.2012 № 3

        

     éО гарантии оплаты ù 

     Уважаемый Дмитрий Алексеевич! 

     Просим  Вас доставить груз согласно заявки № 5 от 15.01.2012. 

     Своевременную и полную оплату гарантируем по расчетному счету                         № 12345678910/16 в Сбербанке в срок до 31.01.2012. 

           С наилучшими пожеланиями, 

     Директор     Д.А. Редькин        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     И.М. Кокорина

     61 38 29      

     В дело 00-12

     29.01.2012           

          Рисунок 5 – Образец гарантийного письма

     для телеграмм категории "Президент  Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;

     для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;

     для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 8 часов. [9, пункт 67]

     Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную  связь, должны составлять:

     для телеграмм категории "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;

     для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;

     для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 12 часов. [9, пункт 67]

     Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные  средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов. [9, пункт 67]

     Срок  вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом" должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом срочное" должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы.

     В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы) не включается время, в  течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного  пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата. [9, пункт 67]