Административные функции секретаря руководителя

14. Организация  и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение  секретариата и руководителя  необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация  общих собраний и мероприятий  общего характера.

Эту тему для своей курсовой работы я выбрала  не случайно. Сейчас я работаю в  организации секретарем. То, что  я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных фирм и наших. Я  не в коей мере не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы секретарей на Западе, да и не только там.

В книге  Д. Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д.

Когда смотришь по телевидению встречи  руководителей фирм, то невольно обращаешь  внимание на сопровождение, в том  числе, и на секретаря. Обычно это  сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожалению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть «на уровне». Харрисон не зря пишет, что «секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме».

Прежде  всего, у секретарей должно быть такое  качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы  секретарей, где обучать их деловым  и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря.

Секретарь – важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа.

 

Список  литературы 

1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г.

2. Джон  Харрисон.  Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.

3. Бондарева  Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая  школа, 1989 г.

1. Шейнов  В.П. Секретарь: Секреты профессии  - М.: ОСЬ - 89. 2002 г.

2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2000 г.

3. Джон  Харрисон. Организация работы секретаря  учреждения. М., Экономика, 2000 г.

4. Бондарева  Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая  школа, 2000 г.

5. Кузнецова  А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. - М.: Высшая школа, 2000 г.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: 2005.
2. Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. – М.: 2004.
3. Белов В.Н. Коммерческое представительство и агентирование (договоры). – М.: 2001.
4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – Питер.: 2006.
5. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. – М.: 2005.
6. Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. – М.: 2003.
7. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. – М.: 2001.
8. Камышев А. Основы документационного обеспечения управления. – М.: 2000.
9. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение: 2003.
10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – Новосибирск.: 1997.
11. Корнеев И.К. Организация и технология офисной деятельности. – М.: 2001.
12. Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М.: 2000.
13. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: 1992.
14. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: 2004.
15. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – Питер.: 2006.
16. Стеннюков М.В. Профессия – секретарь. Приор-издат.: 2005.
17. Шейнов В.П. Секретарь – практическое пособие. Харвест.: 2003.

 

ЭЛЕКТРОННЫЕ РЕСУРСЫ 

1. Банк должностных  инструкций /Internet//www.kadrovik.ru.

 

Приложение  1 

Извлечение  из «Квалификационного справочника должностей руководителей,

специалистов  и других служащих» 

   Секретарь руководителя 

   Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

 

   Должен  знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. 

   Требования  к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

 

Приложение 2 

                                                              УТВЕРЖДАЮ

________________________________   ________________________________

     (название  учреждения, организации)                (уполномоченное лицо)

________________________________   ________________________________

                                                ________________________________

                                                             (ФИО, подпись)

                                                «___» _______________ 20___г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ  РУКОВОДИТЕЛЯ 

1. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее   2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ___________________________________.
4. Секретарь руководителя должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

• Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
• Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
• Организацию делопроизводства.
• Методы оформления и обработки документов.
• Архивное дело.
• Машинопись.
• Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
• Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
• Основы этики и эстетики.
• Правила делового общения.
• Правила эксплуатации вычислительной техники.
• Основы административного права и законодательства о труде.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю ________________________ (предприятия; структурного подразделения организации).

6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7. ________________________________________________________________________.

 

2. Должностные обязанности

   Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
17. ________________________________________________________________________.