Административные функции секретаря руководителя

   Приоритетными для секретаря руководителя являются контрольно-оценочные операции. Контролируются как ОРД, так и решения коллегиальных органов организации, отдельные поручения руководителя. Предварительный контроль и регулирование хода выполнения заданий не формальный, а сущностный элемент этой деятельности. 

1. Прием посетителей.

 

   Организация приема посетителей – одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, – это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

   Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

   Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

   Руководитель  должен информировать секретаря-референта  о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без  предварительной договоренности. Прием  остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные  часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий  контингент сотрудников. По желанию  руководителя секретарь-референт может  вести предварительную запись работников, что позволит сократить время  ожидания приема; с этой же целью  секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

   Если  работник настаивает на необходимости  встречи с руководителем в  не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и  существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует  согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

   Очень часто посетители идут на прием к  руководителю по вопросам, которые  могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в  решении того или иного вопроса.

   Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

   Ни  при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц  к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать  его фамилию, должность, организацию.

   Во  время приема следует переключить  телефон руководителя на секретаря-референта. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

   Если  в заранее назначенное для  приема время руководитель отсутствует  по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени  руководителя извиниться, объяснить  причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей  встречи.

   Нельзя  допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная  его командировка и т.п., то секретарь  обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

   Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

   Если  на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

   При прибытии иностранной  делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

   Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря  по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;
• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);
• при необходимости, ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

 

2. Телефонные  переговоры.

 

   Значительную  часть рабочего дня секретаря-референта  занимают телефонные переговоры. При  этом для экономии рабочего времени  руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция  обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

   При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и, при возможности, интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

   Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую  информацию о часах приема, наличии  или отсутствии руководителя на рабочем  месте, а в некоторых случаях  – о месте его пребывания и  времени возвращения.

   В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует  абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

   Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание – исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

   Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно назвать свое учреждение, отдел и свою должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться.

• Если необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, нужно попросить у собеседника разрешения сделать это.
• Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

   Трубку  снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений  и ручка.

   Обязательно надо записать:

• дату и время звонка;
• фамилию, имя, отчество и должность звонившего;
• суть сообщения;
• по какому номеру перезвонить и когда.

 

3. Совещания.

 

   При подготовке и проведении совещания функции  секретаря-референта  могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);
• подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;
• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;
• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;
• ведение протокола или стенограммы совещания;
• подбор материалов для руководителя;
• выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;
• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

   По  окончании совещания секретарь  должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут  высланы материалы совещания.

   На  оформление протокола совещания  отводят обычно 2-3 дня. Секретарь  печатает протокол и передает его  по назначению. Под личным контролем  секретаря находится и решение  таких вопросов, как размножение  материалов для рассылки, обработка  стенограммы совещания.

   По  указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем  лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о  его результатах.

   Подготовка  совещания.

   Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое  короткое совещание, от предварительной  проработки только выиграет.

   Руководитель и его секретарь, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должны определить:

• цель совещания;
• основные вопросы для обсуждения;
• состав участников;
• место, время и форму проведения.

   Формирование  повестки дня.

   Составление повестки дня является задачей руководителя, но ее документальное оформление ложится  на плечи секретаря.

   Повестка  дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания  могут проводиться и без заранее  заготовленного списка вопросов, но в  этом случае они должны хотя бы в  устной форме доводиться до сведения участников встречи.

   Составленная  повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет  грифа утверждения (встречаются  даже варианты оформления без подписи  ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более  информативна, содержит сведения о  месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать  использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих  и оперативных совещаний повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с руководителем.

   Определение состава участников совещания.

   К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием  их должностей. Так поступают при  организации крупных совещаний, на которых присутствует большое  количество участников. Это активно  практикуется в федеральных органах  исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания  и приглашенных лучше вносить  в повестку дня совещания.