Административные функции секретаря руководителя

   В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

   Если  в совещании участвует большое  количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются  приглашения (извещения) на совещание.

   Как правило, такой документ состоит из:

• обращения;
• информации о дате, месте и времени проведения;
• повестки дня;
• предложения принять участие;
• просьбы о подтверждении участия в совещании.

   Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

   От  вида совещания зависит и вид  документа, который должен быть разослан участникам.

   Как правило, это:

• приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации;
• повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

   Повестка  дня должна рассылаться за несколько  дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К  ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому  вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая  сопроводительная документация может быть разослана позже – за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

   Организатору совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

   Подготовка  документов для проведения совещания.

   Перед рассылкой участникам материалов, которые  будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

   Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не стоит экономить на своих сотрудниках и использовать оптимальный размер шрифта – 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок. Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

   Главное, чтобы выбранная логика форматирования материала не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы  она соблюдалась (пусть даже с  небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

 

   Выбор и подготовка помещения  для совещания.

   Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

   Его нужно проветрить или за несколько  часов до начала совещания включить систему кондиционирования.

   Стулья  следует аккуратно расставить, а  их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников.

   На  столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5, либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

   На  столах размещается минеральная  вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем присутствующих.

   Если  для наглядности используются маркерные  доски, необходимо предусмотреть наличие  нескольких разноцветных маркеров, а  также заранее пропитать так  называемую «стерку» специальной жидкостью.

   В случае использования технических  средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть  возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. 

4. Служебные командировки.

 

   Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При  этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.

   А для этого у него должны быть в  полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная  разница во времени и климатических  условиях, продуманы подарки и  сувениры.

   Руководитель  должен быть снабжен необходимыми канцелярскими  принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости  секретарь заботиться о сувенирах  руководителя.

   Кроме того, секретарь должен детально проработать  маршрут руководителя, увязав его  с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

 

   Составление предварительной  программы командировки.

   Помимо  приказа о командировке (приложение 4) и выписки командировочного удостоверения (приложение 5) секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

   Предварительная программа предполагаемой поездки  руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего  на один день. Программа, ориентированная  на несколько дней, в несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной.

   Предварительная программа может содержать следующую информацию:

• время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);
• способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);
• все деловые встречи;
• бронирование мест в гостиницах;
• места посещения и проезд к ним;
• отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

   Подготовку  предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

   При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о  вопросах, которые возникли во время  его отсутствия, и о ходе их решения.

   Руководитель  знакомит секретаря с материалами  командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

   Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным  подразделениям и сотрудникам. В  обязанности секретаря также  входит и оформление отчета о командировке.

   Оформление  приказа о направлении  работника в командировку.

   Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

   Постановлением  не установлено, в скольких экземплярах  оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме  документооборота и структурному делению  организации. Небольшая фирма может  оформлять приказы о направлении  в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии.

   Оформление  командировочного удостоверения.

   Командировочное удостоверение выписывается в одном  экземпляре секретарем на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

   Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет  секретарь организации, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его  роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного  секретаря является умение вести  себя с людьми и способность создать  впечатление, повышающее авторитет  руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов  своего руководителя, обеспечивая эффективную  связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль  секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности  секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение,  обработка входящей и исходящей  почты.

3. Ведение  телефонных разговоров, организация  приемов.

4. Ведение  дневника руководителя; организация  его встреч.

5. Организация  деловых поездок руководителя.

6. Регистрация  деловой корреспонденции, ведения  дел.

7. Организация и участие в работе совещаний.

8. Организация  дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение  руководителя от рутинных операций.

10. Информационное  обеспечение.

11. Оформление  банковских счетов.

12. Руководство  деятельностью подчиненных секретарю  делопроизводственных служб и  персонала.

13. Соблюдение  положительных правил техники  безопасности.