Административные функции секретаря руководителя

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации.

   Секретарь должен знать:

• правила ведения деловой беседы;
• принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
• современные средства связи;
• основы профессиональной этики.

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

• вести деловые беседы и телефонные переговоры;
• организовать совещания, презентации, служебные поездки;
• пользоваться современными средствами связи;
• организовать прием посетителей;
• планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями.

   Секретарь должен знать:

• принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
• основы административного, трудового и хозяйственного права;
• правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

   Дополнительно можно сказать о тех специальных  познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

   Ученому секретарю необходимо знать:

• научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;
• направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;
• отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;
• установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;
• действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;
• методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

   Таким образом, секретарь должен уметь  выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.

   Чтобы отвечать современным  требованиям, секретарь  должен обладать следующими качествами:

• иметь профессиональный имидж;
• хорошо владеть речью и письмом;
• обладать хорошей памятью;
• хорошо ориентироваться во времени;
• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
• уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
• осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
• быть энергичным, проявлять инициативу;
• быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
• поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
• контролировать финансы офиса;
• быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

 

3. Деловые и личные качества секретаря.

 

   Работа  секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

   К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

   Профессионализм – это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации.

   Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

   Организованность – умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

   Осведомленность – секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

   Не  менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

   Ответственность – секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы.

   Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

   К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

   Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

   Работа  секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

   Преданность профессии – любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

   Для выработки деловых качеств требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

   Не  менее важная черта характера  – коммуникабельность – т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

   К личным качествам необходимым секретарю относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

   Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

   К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

   Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

 

2. Секретарь руководителя.

 

   Помощник (референт) руководителя – это правая рука генерального директора либо президента компании. Директор поручает своему помощнику выполнять функции, входящие в его непосредственную деятельность, но имеющие технический характер, с которыми помощник руководителя может справиться. Помощник руководителя принимает на себя часть потока информации и контактов, идущих на руководителя. Он также определенным образом организует рабочий процесс директора.

   При подборе данного сотрудника очень  важно обратить внимание на личностную совместимость директора и подбираемого помощника.

   Помощник (референт) руководителя должен владеть всеми знаниями и функциями стандартного секретаря-референта. 

1. Основные  функции, навыки и личностные качества секретаря руководителя.

 

   В функции помощника (референта) руководителя входит:

• планирование рабочего дня руководителя;
• организация поездок и командировок руководителя (заказ билетов, визы и т.д.);
• сопровождение руководителя во время командировок;
• прием телефонных звонков, почты, адресованной руководителю;
• консультации и ведение деловой переписки на уровне своей компетенции;
• ведение делопроизводства и документооборота на высоком уровне;
• фиксация и передача информации по поручению руководителя сотрудникам структурных подразделений;
• контроль исполнения сотрудниками поручений руководителя.

   Необходимые навыки помощника (референта) руководителя:

• умение организовывать техническую сторону деятельности руководителя;
• знание бизнес-администрирования;
• знание основ деловой переписки;
• знание делового этикета;
• умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике);
• знание на высоком уровне основ секретарского дела – документооборота и делопроизводства;
• грамотная речь;
• грамотное письмо;
• скорость печати от 200 уд/мин;
• знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

   Личностные  качества помощника (референта) руководителя:

• организаторские способности;
• мобильность;
• умение концентрироваться;
• хорошая переключаемость;
• исполнительность;
• внимательность;
• ответственность;
• хорошие коммуникативные навыки;
• высокий уровень лояльности и гибкости;
• умение разрешать возникшие конфликтные ситуации;
• приятная внешность;
• доброжелательность.

 

2. Административные  функции секретаря  руководителя.

 

   Согласно  классификации управленческих операций по функционально-технологическим признакам (приложение 3) к административным операциям (функциям) относятся:

• служебно-коммуникационные операции;
• распорядительные операции;
• координационные операции;
• контрольно-оценочные операции.

   В служебно-коммуникационных операциях значительный удельный вес составляют такие, как прием посетителей, телефонные переговоры, служебные командировки, доведение решений до исполнителей. Во всех этих операциях самая активная роль принадлежит секретарю. Не менее важна его роль и в выполнении распорядительных операций. Не столько с точки зрения оформления принятых решений (организационно-распорядительных документов – ОРД), сколько с позиции делегирования секретарю права на выполнение многих оперативных функций. В координационных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, наибольшее место занимает проведение совещаний и заседаний. Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя – важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание.