Административные функции секретаря руководителя

«Административные функции секретаря  руководителя» 

Содержание 
 

Введение 

1. Секретарь в организации
1. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей
2. Основные знания и навыки секретаря
3. Деловые и личные качества секретаря

 

2. Секретарь руководителя
1. Основные функции, навыки и личностные качества секретаря руководителя
2. Административные функции секретаря руководителя

1. Прием посетителей
2. Телефонные переговоры
3. Совещания
4. Служебные командировки

 

Заключение 

Список  литературы 

Приложение 1 Извлечение из «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»

Приложение 2 Должностная инструкция секретаря руководителя

Приложение 3 Классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам

Приложение 4 Приказ о направлении в командировку

Приложение 5 Командировочное удостоверение

 

ВВЕДЕНИЕ 

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших  сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного  подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует  в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков – стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические  аспекты труда служащих, и техника  способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря.

Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной  техники решаются лишь вопросы автоматизации  информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются  формализации. Значительно труднее  формализовать процессы и связи  в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются  попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления. Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

 

1. Секретарь в организации.

 

1. Роль  секретаря в структуре  документационного  обеспечения управления. Категории секретарей.

 

   Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

   За  последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

   Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

   Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

   Оператор  на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

   В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г. © 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

   Развитие  в России новых социально-экономических  отношений вызвало стремительный  рост различного рода негосударственных  предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет  секретаря. Секретари работают и  у представителей свободных профессий – адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

   Управленческий  персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в  основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь  – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

   Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

   Как известно, секретарь и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

   Слово «секретарь» происходит от латинского слова «secret» («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

   Профессиональный  секретарь должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. 

2. Основные знания и навыки секретаря.

 

   Профессиональные  знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно  условно разделить  на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

   Секретарь должен знать:

• нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
• основные принципы организации документооборота;
• основы архивного дела;
• основные прикладные программы;
• русский язык;
• один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

• составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
• рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
• находить, систематизировать и хранить информацию;
• пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.