Рис.4.5. Редагування звітів в Office Access забезпечує легке групування та редагування в інтерактивному режимі конструктора. 

Спільний  доступ до відстежених відомостей:

• Збирання даних в Office Outlook. Office Access спрощує процес збирання відомостей. Форма збирання даних створюється автоматично, з використанням Microsoft Office InfoPath або HTML, у тілі повідомлення електронної пошти. Можна надіслати цю форму одержувачу, використовуючи поштову адресу з контактів Outlook або безпосередньо з Access. Office Outlook обробляє форми, які надходять, і зберігає дані у сховищі Office Access, ефективно оновлюючи дані в застосунку відстеження без повторного введення вручну.

     Рис.4.6. Збирання відомостей за допомогою електронної пошти з формами InfoPath (або HTML), створюваними в Office Access. 

• Спільна робота через Інтернет із Windows SharePoint Services. Веб-сайти на базі Windows SharePoint Services утворюють місце, де ваш колектив зможе спілкуватися, обмінюватися документами та разом працювати над проектом. З Office Access можна публікувати файли Access у бібліотеках або переміщувати застосунки, разом із даними та клієнтською базою даних, на сервер Windows SharePoint Services, відкриваючи взаємодію з ними через браузер. Форми та звіти можна переглядати, оновлювати або видаляти просто на веб-сайті Windows SharePoint Services, згідно з визначеними параметрами дозволів.
• Відстеження списків Windows SharePoint Services із Office Access.Можна відстежувати відомості списків Windows SharePoint Services, використовуючи Office Access.
• Робота в автономному режимі зі списками Windows SharePoint Services. Використовуючи Office Access, можна працювати з Windows SharePoint Services в автономному режимі. Вирушаючи в подорож, ви можете зробити локальну копію списку SharePoint на портативному комп'ютері, де можна редагувати список і запитувати його, як і будь-які інші таблиці Office Access. Форми та звіти, які використовуються у списку SharePoint, цілком інтерактивні, і згодом Office Access може синхронізувати локальний список із мережним, коли ваш портативний комп'ютер отримає підключення до Інтернету.
• Інтеграція з робочим потоком Windows SharePoint Services. Розробники, що працюють в Office Access, можуть використовувати бізнес-логіку, створену з підтримкою робочих процесів у Windows SharePoint Services, щоб створювати застосунки для співробітництва в робочих групах. За допомогою робочих процесів можна автоматично призначати завдання іншим користувачам, подавати звіти про виконання проекту та перевіряти вчасність виконання завдань. Усі завдання Windows SharePoint Services можна переглядати в Office Access або Office Outlook, залежно від того, яка програма вам більше до вподоби.
• Електронна пошта та RSS-повідомлення. Користувачі можуть підписатися на поштові повідомлення, коли записи додаються, видаляються чи змінюються. Крім того, користувачі повідомлень Really Simple Syndication (RSS) можуть підписатися на списки джерел в Office Outlook.
• Мобільний зв'язок. До списків Windows SharePoint Services також можна звертатися через мобільні телефони; таким чином віддалені користувачі залишаються в курсі змін бізнес-відомостей.
• Підтримка PDF і XPS. З Office Access можна зберігати звіти у форматах PDF і XPS для друкування, публікації або поширення електронною поштою. Зберігаючи звіти у форматі PDF або XPS, можна зафіксувати відомості звіту у зручній для розповсюдження формі, яка зберігає всі атрибути форматування, не вимагаючи від користувача наявності Office Access для друкування або перегляду звіту.4.7

     Рис.4.7. Переміщення застосунку Office Access до Windows SharePoint Services відкриває доступ до відомостей через браузер. 

Керування важливими відомостями та їх аудит:

• Підвищена безпека. Щоб додатково підвищити безпеку та узгодженість Office Access з іншими програмами системи Microsoft Office 2007, до Access включено нові й удосконалені функції безпеки. Уніфіковані довірчі вирішення інтегровано з центром безпеки та конфіденційності Office. Надійні розташування дають змогу довіряти всім базам даних у папках із підтримкою безпеки. Крім того, можна завантажити застосунок Office Access із вимкнутими кодом і макросами для безпечної роботи.

 

     Рис.4.8. Нові можливості Office Access дають змогу відстежувати записи та бачити, хто створював, редагував та видаляв записи. 

• Аудит даних. Без потреби в підтримці фахівців можна легко переносити дані з  локального файлу бази даних до сервера з Windows SharePoint Services, де співробітники відділу інформаційних технологій вашої організації можуть керувати даними, підвищувати рівень їх безпеки та резервувати згідно з політикою організації. 
• Журнал перегляду. Нові можливості дають змогу відстежувати записи, бачити, хто створював, редагував та видаляв записи. Також можна переглянути, коли відомості були змінені і, при потребі, переглянути останню дату редагування.
• Параметри дозволу. Використовуючи Windows SharePoint Services, можна керувати правими доступу до даних і призначати доступ лише для читання або повні права редагування.
• Кошик. Можна відновити помилково видалені дані, використовуючи можливості кошика у Windows SharePoint Services.

Висновки

 

    Microsoft Office Access допомагає відстежувати інформацію та звітувати про неї без зайвих проблем. Він дозволяє швидко розпочати роботу, використовуючи вбудовані застосування, які можна змінювати та пристосовувати до потреб власного бізнесу. Можна збирати дані за допомогою форм в електронній пошті або імпортування даних із зовнішніх програм. Описано як створювати та редагувати докладні звіти, які відображають відсортовану, відфільтровану та згруповану інформацію, для поінформованості під час прийняття рішень. Система дозволяє надавати спільний доступ до інформації з перенесенням файлів Office Access на веб-сайт Windows SharePoint Services, де можна перевіряти історію виправлення, відновлювати видалені дані, встановлювати права доступу до даних і регулярно їх архівувати.

 

5. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

5.1 Концептуальна модель бази даних

     Виходячи з  предметної області та постановки задачі та врахувавши всі особливості даного проекту, ми можемо зобразити потік  інформації до бази даних за допомогою DF - діаграм. Щоб це зробити давайте  зобразимо сутності та головний процес в магазині. Для DF - діаграми нульового рівня сутності: організації(до яких входять і постачальники і покупці, які можуть бути приватною особою також) і менеджер; процес ми назвемо - магазин. На рисунку 5.1 видно, як сутності зв'язані з процесом магазин. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис. 5.1 DF -діаграма 0-го рівня 

    З опису предметної області база даних  для магазина музичних інструментів повинна виконувати три  основні  функції: вести облік поставок і  продажу, складати звіт про стан складу.

    Виходячи  з цього, можна розбити потоки інформації DF - діаграми 0-го рівня на підпотоки, детальніше зобразивши потік інформації від менеджера. Тим самим дістанемо DF - діаграму 1-го рівня. На рисунку 5.2 зображено, як будуть взаємодіяти процеси з базою даних. 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис. 5.2 DF - діаграма 1-го рівня

    У таблиці 5.1 зображено, як потоки інформації до магазину розбиваються на підпотоки. Ми повинні робити це розбиття, поки нам не буде остаточно зрозуміло, яка інформація повинна бути в нашій БД.

    Таблиця 5.1

    Таблиця дослідження потоків даних

 

    На  основі дослідження потоків даних  побудуємо ER – діаграму. В основі ER-діаграм містяться сутності с унікальними іменами і наборами атрибутів, що визначають  властивості сутностей. В нашому випадку основними сутностями є організація, інструмент і тип інструменту. Між сутностями встановлені зв’язки, що вказують, яким чином вони відносяться і  взаємодіють між собою. Так як багато організацій поставляють(або купують) багато інструментів, зв’язок між сутностями буде «багато - до - багатьох». 

 
 

    Рисунок 5.3 ER – діаграма моделі БД „Магазин будівельної техніки”

5.2 Структурна схема системи

 

       Розроблений прототип бази даних на базі будівельного мазанину складається з наступних модулів (рис.5.4):

• ведення БД;
• введення даних;
• видача різноманітних спискових даних по запиту користувача;
• формування і видача форм звітності і вихідних форм для внутрішнього користування;
• друк звітностей, вихідних форм та спискових даних.

       У даному прототипі користувач сам  здійснює введення інформації з первинних документів (накладні на товар, дані про фірми), які надходять у магазин. Введена інформація підлягає візуальному контролю, який полягає у перегляді на екрані дисплею набраної інформації і звірення її з первинними документами. Процес введення супроводжується наданням допомоги вибору із довідників відповідних атрибутів, що забезпечує безпомилкове введення. При необхідності можна знищити непотрібні записи та роздрукувати вміст масивів БД.

       Таким чином, на основі вищесказаного можна  назвати наступні основні переваги автоматичного ведення інформації у будівельному магазині за допомогою розробленого прототипу:

1. Полегшення роботи працівника. Продавець звільняється від рутинної праці і може більше часу виділити для виконання своїх інших функцій.
2. При автоматизованому розв’язанні задачі ліквідується ймовірність помилок, які є при ручному веденні даних про наявність товарів в магазині і виписуванні товарного чеку.
3. Зменшення імовірності помилок при введенні, так як вхідну інформацію вводить працівник, який розуміє суть введеної інформації, на відміну від оператора.
4. Розвинутий інтерфейс, що дає можливість працювати користувачу, який мало знайомий з комп’ютером  і спрощує його дії до мінімуму.
5. При проектуванні даної задачі вибрана СУБД Access, так як вона володіє швидкісними засобами розробки, і крім того швидкісними характеристиками, набір команд і функції допомоги відповідають сучасним вимогам до представлення і обробки інформації, має ефективну мову програмування, засоби генерації екранів, звітів і меню, реалізується багатовіконний інтерфейс.

Рис. 5.4 Структурна схема прототипу БД для будівельного магазину

5.3 БД проекту

       Структуру бази даних прототипу системи наведено на рис. 5.5. Перед проектуванням БД було проведено широкі дослідження вимог споживача до її функціонування.

       Спроектована  БД гарантує несуперечливість та цілісність даних. При проектуванні таблиць було визначено їхні атрибути і правила, що обмежують можливість введення споживачем невірних значень. Для перевірки даних перед безпосереднім записом їх у таблицю БД здійснює виклик правил моделі даних і тим самим гарантує збереження цілісності інформації.

    Рис.5.5 Перелік таблиць БД прототипу будівельного магазину 

    Рис.5.6 Структура таблиці “Товар”

5.4 Запити

 

     Запит — один з найбільш потужних об’єктів MS Access, який дозволяє ефективно представити  інформацію, що містять таблиці, з  певними властивостями. У деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується вибірка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати змістовніший результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об’єкт БД. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях БД виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці БД, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

    Будувати  запит необхідно відповідно з  постановкою задачі. Одним з найпростіших механізмів є Конструктор. Для того, щоб скористатись цим механізмом, перш за все у вікні побудови БД необхідно перейти на закладку Запросы. Через кнопку Создать, будується запит. На цьому кроці можна вибрати декілька способів побудови запиту, у тому числі за допомогою Конструктора. В результаті з’являється вікно, у верхній частині якого необхідно розмістити таблиці, інформація з яких нас цікавить (поступове додавання таблиць здійснюється у вікні Добавление таблиц). У нижній частині необхідно вказати поля запиту, в тому числі ті, які якісно впливають на запит, але значення яких не виводиться. Причому тут можна визначитись і відносно сортування по необхідних полях. Щоб внести інформацію щодо сортування, значення виборки тощо необхідно в нижній частині вікна (тут діє так звана розмітка QBE — це набір текстових вікон, які мають назву комірок, за допомогою яких здійснюється опис запиту) стати на перетин відповідного рядка і стовпчика. Після визначення назви запиту, його можна відкрити. У результаті одержується деякий результат у вигляді таблиці. Ця таблиця надалі може використовуватись у будь-яких операціях на рівні із звичайними таблицями.