Наступна  фаза оброблення — складання проводок та їх розміщення в регістри аналітичного та синтетичного обліку, журнали-ордери за номерами рахунків. Комп’ютерне оброблення дає можливість повністю автоматизувати цей процес, формувати проводки, закінчивши розв’язання кожної дільниці обліку.

    Третя фаза оброблення — це складання  зведеного синтетичного обліку звітно-сальдових відомостей за рахунками головної книги, балансу та форм фінансової звітності.

4. Автоматизоване  робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції  та його рівні

 

    Автоматизоване  робоче місце (АРМ) спеціаліста —  це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності [1-3].

    Професійні  АРМ — це головний інструмент спілкування  людини з інформаційними системами, що виконують роль автономних робочих  місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій  у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються.

    АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу  та є засобом спілкування спеціаліста  з автоматизованими інформаційними системами.

    Робочі  місця керівників торгівельних закладів і бухгалтерів повинні бути оснащені персональними комп'ютерами і на їх основі створені автоматизовані робочі місця (АРМ). Вони дозволяють автоматично формувати первинні документи і машинограми по різних ділянках контролю і обліку і передавати отримані результати в ОЦ. Їхнє впровадження допоможе вирішити проблему повної і комплексної автоматизації бухгалтерського обліку.

      
 
 
 

      
 

    Условные  обозначения:

• ручная передача информации
• автоматическая передача и обработка информации
• диалог с ЭВМ

     Рис.1.2 Таблично-автоматизована форма бухгалтерського обліку 

    Якщо  за критерій узяти організаційну  структуру управління, то можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

    Створення АРМ забезпечує [1-3]:

• простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;
• простоту адаптації до конкретних функцій користувача;
• компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;
• високу надійність і живучість;
• порівняно просту організацію технічного обслуговування.

    Ефективним  режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну сферу.

    Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом  вихідних показників. Це групування —  основа для виокремлення таких типів  автоматизованих робочих місць  бухгалтера (АРМБ):

• АРМБ з обліку основних засобів;
• АРМБ з обліку виробничих запасів;
• АРМБ з обліку праці й заробітної плати;
• АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату;
• АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;
• АРМБ з обліку витрат на виробництво;
• АРМБ зведеного обліку та складання звітності;
• АРМБ з обліку капітальних вкладень.

    Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

    Технологія  організації обліку в умовах АРМ  бухгалтера має три етапи:

• підготовка інформації та її оброблення;
• систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;
• формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.

    У процесі управління підприємством  приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівні  управління.

    На  першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами ( цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’язання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

    На  другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками  обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й  відображається інформація для прийняття  конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одержувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

    На  третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і  аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

    Таким чином, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних  і програмних засобів, призначених  для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці.

    Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС, або в розподільній базі даних АРМ.

    Рис.1.3 Узагальнена структура АРМ 

    Організація АРМ змінює техніку та методологію  виконання функцій управління. Виникли  нові технологічні операції ведення  екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

    Засоби  АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

    З урахуванням професійних знань  і практичних навичок користувач може обирати методику розв’язання  задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.

1.5 Висновки

 

    Отже, автоматизована система - це людино-машинна система для виконання щоденних, часто повторюваних на робочому місці дій, з метою зменшення часу, помилок і забезпечення оперативного зв'язку з іншими співробітниками; інтелектуальні системи мають також і здатність до перебудови технологічного ланцюжка, мають здатність до навчання.

    АРМ – предметно-предметно-орієнтована  інструментальна АС, призначена для  автоматизації професійних робіт  співробітника. Можна їх визначити як автоматизовані системи локального характеру, що відповідають деякому функціональному призначенню.

    Користувальницький  інтерфейс із АРМ часто організується  за допомогою поняття робочого стола  на екрані. Екран ділиться на три  частини. Перша (зазвичай верхня) частина – рядок меню, з її допомогою здійснюється доступ до інших об'єктів. Друга частина (зазвияай нижня) називається рядком стану, з її допомогою швидко викликаються часто використовувані об'єкти або відображається важлива поточна інформація. Третя частина (основна, середня частина екрана) називається  робочою  поверхнею (поверхнею стола), з її допомогою відображаються всі об'єкти, викликувані з меню або з рядка стану. Така форма організації діалогу людини й машини найбільш зручна, і багато програм використають неї. Програмні засоби АРМ - частина інструментального програмного забезпечення.

    Приклад. АРМ секретаря-референта повинен  включати редактор текстів, електронну таблицю, перекладачі, органайзер тощо. АРМ студента-економіста повинен включати електронні підручники по досліджуваних дисциплінах, що навчають програми й середовища, електронні довідники й енциклопедії, перекладачі, органайзер й ін. АРМ адміністратора бази даних повинен включати СУБД, електронний журнал адміністратора й ін. АРМ керуючого повинен включати засобу опису управлінської діяльності у вигляді сіткового графіка, систему контролю виконання, систему узгодження документів, систему електронного підпису, систему ведення наради й ін. АРМ банківського службовця й банківські системи - найбільш розвинуті системи. Вони включають програмне й технічне забезпечення як спеціального призначення (наприклад, для банківських розрахунків й операції з банкоматами), так і для забезпечення безпеки таких систем.

 

2. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТНИХ РОБІТ

2.1 Основи баз даних

    Однієї  з функцій баз даних є впорядкування  й індексація інформації. Як й у  бібліотечній картотеці, не потрібно переглядати  половину архіву, щоб знайти потрібний  запис. Усе виконується набагато швидше.

    Не  всі бази даних створюються на основі тих самих принципів, але традиційно в них застосовується ідея організації даних у вигляді записів. Кожен запис має фіксований набір полів. Записи містяться в таблиці, а сукупність таблиць формує базу даних.

    Для роботи з базою даних необхідна СКБД (система керування базами даних), тобто програма, що бере на себе всі турботи, пов'язані з доступом до даних. Вона містить команди, що дозволяють створювати таблиці, вставляти в них записи, шукати й навіть видаляти записи.

    СКБД  управляє однією або декількома базами даних. База даних являє собою сукупність інформації, організованої у вигляді множин. Кожна множина містить записи уніфікованого виду. Самі записи складаються з полів. Звичайно множини називають таблицями, а записи - рядками таблиць. Така логічна модель даних. На жорсткому диску вся база даних може перебувати в одному файлі.

    Рядка таблиць можуть бути зв'язані один з одним одним із трьох способів. Найпростіше відношення - "один до одного". У цьому випадку рядок  першої таблиці відповідає одному єдиному рядку другої таблиці. На діаграмах таке відношення виражається записом 1:1.