Использование программного пакета Microsoft Access для разработки полноценных автоматизированных рабочих мест

    Також важливе завдання бухгалтерського  обліку як інструмента аналізу, аудиту та управління господарським процесом — побудова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки.

    Реалізація  імітаційних моделей дасть змогу  посилити управлінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансово-господарський  стан підприємства та найбільший ефект від діяльності його.

    Отже, модельний експеримент є ефективним засобом для пошуку та знаходження  оптимальних рішень з управління підприємством. Проте пріоритет  в остаточному варіанті залишається  за людиною.

    Існують такі основні типи організації автоматизованих  інформаційних систем обліку [3]:

• міні-бухгалтерія;
• інтегровані системи бухгалтерського обліку;
• програмні інструментальні системи;
• комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць;
• створені на замовлення системи;
• для ведення окремих ділянок обліку;
• корпоративні.

    Міні-бухгалтерія  призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих  підприємствах. Цей програмний засіб  дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів належать такі, які запроваджуються на малих підприємствах України — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

    Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів, котрі інтегрують в усі розділи обліку. Звичайно, такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгалтерського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки обліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення бухгалтерських проводок, у які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кількісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, однак, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Парус», «Інтегратор», «Інфін».

    Програмні інструментальні системи дають  змогу користувачеві самостійно конструювати систему оброблення облікових  даних, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної та вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування й уміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює використання цієї інформаційної системи.

    До  комплексів бухгалтерських автоматизованих  робочих місць входять окремі АРМБ та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов’язані між собою, і вирішуються  локально. До таких інформаційних систем відносять «Бэст», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЭко» та ін.

    Виготовлені на замовлення системи — це комплекс програмних засобів, які охоплюють  комплекси АРМБ та інструментальні  засоби, створені відповідно до вимог  та умов конкретного замовника.

    Локальні  АРМБ використовуються для розв’язання  окремих завдань обліку, вони не пов’язані між собою та виконують  окремі функції, потрібні підприємству.

    Корпоративні  інформаційні системи забезпечують комплексну автоматизацію задач  обліку, контролю, аналізу та аудиту з використанням інших систем управління, що діють на підприєм-

    ствах. Корпоративні інформаційні системи  дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських  рішень за рівнями управління. Програмні  модулі побудовано гнучко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоративні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємопов’язаних АРМБ із використанням розподіленої системи оброблення даних (РСОД).

3. Загальна  характеристика та класифікація інформаційних систем обліку

 

    Система — це сукупність пов’язаних між  собою та із зовнішнім середовищем  елементів або частин, функціонування яких спрямовано на отримання конкретного  результату.

    Інформаційна  система обліку (ІСО) — це сукупність інформації, апаратно-програмних і  технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромадження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.

    ІСО — це множина різних елементів та зв’язків між ними, що складають систему в цілому.

    У сучасній концепції організації  інформаційних систем у різних предметних сферах виокремлюють дві частини: забезпечувальну  та функціональну. Кожна з них  у свою чергу складається з підсистем.

    Забезпечувальна частина ІС охоплює підсистеми, що реалізують технологію автоматизованого оброблення інформації.

    Склад цих підсистем однорідний у різних інформаційних системах і відповідно до Державного стандарту охоплює: інформаційне, технічне, програмне, математичне, організаційне, правове забезпечення.

    

    Рис. 1.1. Загальна структура АІС 

    Інформаційне  забезпечення (ІЗ). Інформація формується в результаті оброблення даних і  є важливим елементом комп’ютерних інформаційних систем.

    Організація інформаційного забезпечення в інформаційних системах має особливе значення.

    Система інформаційного забезпечення передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів  формалізованого опису даних тощо.

    Інформаційне  забезпечення охоплює:

• методичні та інструктивні документи;
• єдину систему класифікації та кодування;
• інформаційну базу, яка у свою чергу поділяється на нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, інформаційні масиви.

    Технічне  забезпечення. Технічні засоби служать  основою побудови ІС. Потужність засобів  значною мірою визначає склад  задач, що розв’язуються в даній  предметній сфері. До технічного забезпечення ІС належать комп’ютерна техніка, засоби комунікації та оргтехніка. Іншими словами, технічне забезпечення — це комплекс взаємопов’язаних технічних засобів, призначених для збирання, нагромадження, оброблення, передавання, обміну та відображення інформації, потрібної для управління системою.

    Технічне  забезпечення сучасних інформаційних систем — це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, периферійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передачі та обміну даними, комунікаційне обладнання, мережеве обладнання, засоби мультимедіа тощо.

    Програмне забезпечення (ПЗ) — це сукупність програм, які реалізують мету й завдання інформаційної  системи та забезпечують функціонування технічних засобів системи.

    Програмне забезпечення охоплює сукупність програм, що реалізують функції та задачі автоматизованих інформаційних технологій і забезпечують стабільну роботу комплексів технічних засобів.

    До  складу ПЗ входять загальносистемні та спеціальні програми [4,7].

    До  загальносистемного програмного забезпечення належать програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації облікового процесу та для розв’язання задач оброблення інформації, які часто зустрічаються.

    Спеціальне  програмне забезпечення — це сукупність програм, які розробляються для створення інформаційних технологій конкретного функціонального призначення.

    Охоплює: пакети прикладних програм (ППП), які  здійснюють організацію даних і  їх оброблення у процесі розв’язання  функціональних задач.

    Математичне забезпечення — це сукупність економіко-математичних методів, моделей та алгоритмів оброблення інформації, які є в інформаційній системі.

    Організаційне забезпечення передбачає власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх його підсистем як єдиного цілого. Як правило, персонал ІС складають працівники відділу розроблення, відділу впровадження та супроводу нових програм, відділу експлуатації.

    У теорії комп’ютерних систем оброблення інформації в інформаційному забезпеченні виокремлюють:

• зовнішнє інформаційне забезпечення, яке охоплює систему показників даної предметної сфери, систему класифікацій, первинні документи;
• внутрішнє забезпечення, що охоплює інформаційну базу даних на машинних носіях.

    Правове забезпечення — це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції та правовий статус ІС.

    Правове забезпечення на етапі розроблення  автоматизованих інформаційних  систем та інформаційних технологій охоплює нормативні акти, пов’язані  з договірними взаєминами розробника й замовника у процесі створення ІС та ІТ, із правовим регулюванням різних відхилень у ході цього процесу, а також зумовлені потребою забезпечення процесу розроблення ІС і ІТ різними видами ресурсів.

    Економічне  забезпечення — сукупність методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов ефективної та безпомилкової діяльності людини в інформаційній системі та її освоєння.

    Функціональна частина інформаційної системи  реалізує розв’язання задач предметної сфери.

    Підсистема — це сукупність компонентів системи, виокремлених за певною ознакою. Кожна функціональна підсистема має свій склад комплексів задач, призначений для реалізації функцій управління.

    Основні принципи виокремлення самостійних  функціональних підсистем (комплексів задач) [6,5]:

• відносна самостійність кожної з них;
• наявність відповідного набору функцій і функціональних задач із чітко виявленою локальною ціллю функціонування;
• мінімізація складу елементів, що входять у підсистему.

    В основі інформаційної системи бухгалтерського обліку лежать розв’язання облікових задач, об’єднаних у комплекси, які виконують окремі ділянки обліку. Комплекс задач характеризується визначеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними та зведеними документами, взаємопов’язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

    Інформаційна  система бухгалтерського обліку традиційно охоплює такі підсистеми:

• облік основних засобів та нематеріальних активів;
• облік матеріальних цінностей;
• облік праці та заробітної плати;
• облік готової продукції та її реалізації;
• облік фінансово-розрахункових операцій;
• облік витрат на виробництво;
• зведений облік та складання звітності.

    Взаємозв’язок комплексів облікових задач закладено в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відображається двічі: у кредиті одного рахунку та дебеті іншого.

    Інформаційні  зв’язки комплексу облікових  задач дають можливість виокремити три основні фази оброблення, закладені в основу програмних продуктів. На першій фазі виконуються: первинний облік, складання первинних документів, їх оброблення та складання відомостей аналітичного обліку за кожною ділянкою обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, звіти нарахувань та утримань заробітної плати тощо).