Использование MS Project

ресурсы.

Категории пользователей

Стандартный выпуск Microsoft Project предназначен для  руководителей

проектов  и специалистов по планированию, чья  работа требует особых

профессиональных  знаний. Некоторые руководители используют программное обеспечение для управления проектами только с целью отслеживания задач, тогда как другие — еще и для отслеживания затрат и ресурсов, а также для управления ими. Важной составляющей их работы является передача данных о состоянии проекта и других сведений многочисленной рабочей группе.

Интеграция  с Microsoft Office

С помощью Microsoft Project можно преобразовать списки задач, созданные

в Microsoft Excel или Outlook, в календарные планы. Есть также возможности импорта и экспорта, например шаблон списка задач Excel, что значительно облегчает переход от использования Excel к использованию Microsoft Project.

Интеграция с Microsoft Visio

С помощью Microsoft Visio можно импортировать данные и задачи из

Microsoft Project для создания обобщенных графиков  и диаграмм Ганта.

Представление данных проекта.С помощью разнообразных представлений, таких как календари, диаграммы Ганта и листы задач, можно различными способами просматривать проект с целью более четкого понимания его календарного плана.  
 
 
 
 

Представление “Сетевой график ”

В представлении  “Сетевой график” можно теперь группировать задачи и

отображать  стандартные индикаторы и настраиваемые поля.

Представления использования

В представлениях использования можно группировать назначения и сводить

повременные данные, а также включать итоги  при печати.

Трехуровневые шкалы времени

В диаграмму  Ганта и другие графические представления  и представления

использования добавлены подписи третьего уровня шкалы времени. Таким

образом, время проекта можно отображать одновременно в месяцах, неделях

и днях.

Платформа для управления

Microsoft Project можно настроить и объединить  с другими системами в

соответствии  с потребностями конкретного  предприятия.

Обучение  в процессе работы над проектом

С помощью  последней версии этого популярного  приложения для управления проектами нетрудно улучшить свою профессиональную подготовку.

Интерактивное руководство (консультант) позволяет приобрести базовые

навыки  управления проектами, предоставляя пошаговые  инструкции на

протяжении  всего проекта.

Настраиваемый консультант

Настраиваемое интерактивное руководство (консультант) позволяет с

помощью Microsoft Project эффективно внедрять в управление проектами

опыт, накопленный  на предприятии. Для необходимой  настройки консультанта разработчики могут воспользоваться моделью объектов Microsoft Project. 
 
 

Средства  доступа OLE DB

Усовершенствованные средства доступа OLE DB в Microsoft Project

предоставляют поддержку повременных данных, дополнительных таблиц и

расширенных свойств страниц доступа к  данным.

Поддержка отраслевых стандартов

Использование таких отраслевых стандартов, как XML, облегчает интеграцию Microsoft Project с другими офисными приложениями и базами данных, а также обмен схемами и данными. 

2. Использование MS Project  для выравнивания  загрузки

Ресурсов

      Превышение доступности ресурса  заключается в том, что для

выполнения  назначенной работы ресурсу требуется  больше времени, чем у

него  есть. Существует несколько причин, способных привести к этому.

Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи,

исполнение  которых полностью или частично осуществляется одновременно.

Другим  вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к

превышению  допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение

ресурса из-за изменений в плане может  приходиться на дни, когда ресурс

недоступен.

     Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами.

Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных  ресурсов, сократив

некоторые задачи или назначив других сотрудников  на их выполнение.

Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание

перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и

окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как

сверхурочную. 
 
 

 Для  выравнивания загрузки ресурсов  в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

3.Использование  MS Project  для определения  критического  пути

проекта.

     Очень  часто та степень точности, с  которой мы можем оценить

продолжительность той или иной операции, оказывается  весьма

приблизительной. MS Project позволяет учитывать эти  обстоятельства,

относя  к критическому пути те операции, величина резерва времени которых

отличается  от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в

этом  случае появляется возможность существования  в проекте сразу

нескольких "параллельных" критических путей.

    Оптимизация работ в MS Project  подразумевает следующие моменты:      

 -распараллеливание работ (например, анализ имеющейся информации

можно провести параллельно анализу требуемой  информации);   

 -равномерную загрузку имеющегося персонала;

-равномерную загрузку технических средств; 

- анализ требуемых резервов.

      MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать

исполнение  задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность

хранится  в поле Total Slack (Общий временной  резерв), и если она меньше

или равна  нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых

проектах  критическими могут считаться задачи, резерв которых больше,

например, если он равен 1 дню. Чтобы определить для проекта размер

временного  резерва критических задач, нужно  с помощью команды меню Tools> Options (Сервис > Параметры) открыть диалоговое окно настройки

параметров MS Project, перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение параметра Tasks are criticalis slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более

... дней).

  MS Project также относит к критическим задачи, имеющие ограничения

типа Must Start On (Фиксированное начало), Must Finish On (Фиксированное

окончание), As Late As Possible (Как можно позже) в  планируемых от даты

начала  проектах и As Soon As Possible (Как можно  раньше) в проектах,

планируемых от даты окончания. Кроме того, критическими считаются

задачи, дата окончания которых превышает  дату крайнего срока или

совпадает с ней.

      Для отображения критического пути проекта  на диаграмме Ганта нужно воспользоваться мастером Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта), вызываемым одноименной командой в меню Format (Формат) или контекстном меню диаграммы Гаита. На втором шаге мастера  нужно выбрать переключатель Critical Path (Критический путь) и нажать кнопку Finish(Готово).

После этого диаграмма Гантта перестроится, а задачи, лежащие на

критическом пути (критические задачи), и связи  между ними будут выделены красным цветом Теперь можно переходить к уменьшению длительностей задач, причем начать стоит с тех, что лежат на критическом пути. При этом следует помнить, что сокращение длительности задач может не только убрать их с критического пути, но и сделать критическими другие задачи.

Для сокращения длительности задачи можно применить  несколько

методов: во-первых, можно сократить объем работы, требуемый для ее

выполнения. Во-вторых, можно добавить ресурсы  для ускорения выполнения

работы  при сохранении ее объема. Наконец, можно разбить задачу на

подзадачи, выполняемые одновременно разными  сотрудниками. 

4.Использование  метода PERT  в MS  Project. 

        Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран

панель  инструментов с кнопками для запуска  всех необходимых средств. Для

этого используем командой меню View > Toolbars > PERT Analysis (Вид >

Панели  инструментов > Анализ по методу PERT).

    Для перехода в таблицу ввода  данных для анализа PERT предназначена

правая  кнопка панели   PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на

этой  кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся

данные  с вариантами длительности задач.

    Чтобы просмотреть диаграмму  Ганта для разных версий плана  проекта,

нужно воспользоваться тремя кнопками на панели анализа по методу PERT

Первой  слева расположена кнопка Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта —

оптимистическая оценка), затем Expected Gantt (Диаграмма Ганта —

ожидаемая оценка) и третьей — Pessimistic Gantt (Диаграмма  Ганта —

пессимистическая  оценка).

5. Методы отслеживания   в MS Project

Самый простой и наименее точный метод  отслеживания работ — ввод

информации  о проценте выполнения задачи. В таком случае программа

автоматически рассчитает объем осуществленных и  оставшихся трудозатрат.

Способ, требующий немного больше времени  и дающий большую точность, заключается во вводе в план проекта информации об осуществленных трудозатратах или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для выполнения задачи. При вводе одного из этих параметров программа автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи. При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы  трудозатраты по завершении задачи соответствовали оставшимся трудозатратам.