Внутренняя среда организации

Глава 2. Анализ внутренней среды организации  на примере ЗАО фирмы «Система»

     История деятельности фирмы началась в 1989 году, когда был организован кооператив «Светон» при Всесоюзном научно-исследовательском институте экспериментальной физики (ВНИИЭФ). В 1990 году он был реорганизован в городское производственно-внедренческое предприятие Система, которое 21 января 1992 году было перерегистрировано в общество с ограниченной ответственностью. 15 февраля 1995 произошла реорганизация ООО "Система" в ЗАО "Система".  
Фирма "Система" – уже 20 лет успешно работает по 4-м взаимосвязанным направлениям: свет, механика, звук, сцена.

     2.1. Особенности системы управления в ЗАО фирма «Система».

     Фирма система имеет статус ЗАО, что  отличает её от других организационных  форм тем, что капитал фирмы, разделен на акции( обыкновенные и привилегированные), и управление фирмой ведут её акционеры, отвечающие по обязательствам лишь в пределах принадлежащих им акций.¹⁵( основа экономической теории 292)

     Чтобы проанализировать систему управления, необходимо понять, как построить  саму  систему управления компанией.  Для этого необходимо:

1. разработать миссию компании
2. распределить функции производства и управления
3. определить задания между работниками
4. организовать порядок и временную последовательность их взаимодействия
5. приобрести или модернизировать технологию производства
6. наладить систему стимулирования, снабжения и сбыт
7. организовать производство¹⁶(42 Смирнов)

     Миссия  организации — это четко выраженная причина существования организации. Это социальный статус фирмы. Организация  не может успешно существовать в  конкурентной деловой среде, если она  не имеет определенных ориентиров, указывающих на то, к чему она  стремится и чего хочет добиться. Такие ориентиры и задаются с помощью миссии.

     Миссия данной фирмы система заключается в следующем:

• разработка и производство автоматизированных световых приборов и сценической механики,
• проектирование и сдача объекта госкомиссии с последующим сервисным обслуживанием,
• прямые поставки импортного оборудования ведущих фирм-производителей  для оснащения театров, концертных залов и других объектов культуры лучшим сценическим оборудованием.
• обучение специалистов  -  проведение и посещение специалистами фирмы выездных тренингов и семинаров.

     Наглядность системы управления достигается с помощью схемы организационной структуры. У данной фирмы нет утвержденной схемы, но построив её можно получить представление о структуре управления, выделить достоинства и недостатки. Нужно учитывать некоторые особенности схемы организационной структуры.

1. Предварительный анализ организации, для составления схемы организационной структуры принесет большую пользу, поскольку она обнаруживает слабые места организации и её звеньев.
2. Схемой организационной структуры, можно воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.
3. Схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.

     Недостатками  является то, что:

1. В схеме организационной структуры не имеют места неформальные отношения.
2. На схеме довольно сложно наглядно обрисовать реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

     Схема организационной структуры фирмы представляет собой линейно-функциональную структуру. (приложение 5)

     Её  главные особенность - возложение части управленческого процесса, на функциональных руководителей.

     Так  Генеральный директор, который осуществляет общее руководство фирмой и управление всеми направлениями. Исполнительный директор - наряду с руководством работает с финансами, он проводит оценку результативности проектов. Коммерческий директор - отвечает за все вопросы взаимодействия с заказчиком - заключение договоров, порядок выполнения работ, сроки поставки, под его руководством работает Отдел маркетинга.

     Кроме этого существуют следующие департаменты: Департамент сценической механики который решает все вопросы, связанные с разработкой и производством сценической машинерии и систем управления. Департамент технологий автоматизированного управления светом - решает все вопросы, связанные с разработкой и производством приборов театрального света и систем управления. Конструкторский отдел отвечает за конструирование и разработку технологического процесса изготовления светотехнической, стандартной и нестандартной механической продукции. Проектный отдел за выполнение проектов и расчетов, выпуск сметной документации. Отдел Бренд-Мастер решает все вопросы, связанные с прямыми поставками импортного оборудования ведущих фирм-производителей.

     Учитывая  такие особенности фирмы как:

• Продукция, производимая фирмой, является не стандартной.
• Эффективность работы во многом зависит от уровня подготовленности, опытности персонала
• Фирма имеет статут ЗАО – можно выделить ключевые организационные особенности системы управления фирмой:

1. Каждый акционер является сотрудником фирмы, что обуславливает его дополнительную заинтересованность в эффективной работе  - т.е. в высшем управлении фирмой нет третьих лиц.

2. Не смотря то, что структура организации по схеме является линейно-функциональной, следовательно, с достаточно сильной централизацией, в фирме имеют место неформальные отношения между руководством и подчиненными. Важной особенностью фирмы является то,  что управленческий и основной кадровый состав не менялся многие годы, вследствие чего можно сказать, что управление в фирме отлажено и поставлено на поток.
3. Требования фирмы к персоналу всегда завышены, что требует постоянного обучения как управляющих органов, так и самого персонала.
4. Кроме собрания акционеров, проводятся еженедельные собрания с представителями каждого департамента и отделов, что позволяет получить управляющим органам полный отчет о деятельности подразделений.
5. Помимо производства сценического оборудования, фирма занимается так же монтажом и обслуживанием техники. Следовательно, многие работы и проекты являются выездными – фирма на один момент времени может вести несколько проектов, что приводит к увеличению полномочий управляющего проектом. Что говорит о гибкости организационной структуры

     Необходимо  заметить, что система управления в данной фирме наглядно показывает, что схема  линейно-функциональной структуры не может в полной мере отобразить всех отношений, которые  протекают в ней.  

2.   Анализ технологий применяемых в фирме.

     В распоряжении «Системы» находится  собственная научно-исследовательская  и тестовая лаборатория. Производственные участки оборудованы современными станками с числовым программным  управлением, что позволяет гарантировать  точность и быстроту изготовления изделия, открыть широкие возможности  конструкторам и технологам, сократить  уровень брака до минимума, снизить  себестоимость деталей и цену конечного изделия. Всё это в  сочетании с наличием специалистов  разных специализаций привело к  появлению уникальной особенности -  фирмы система предоставляет  полный цикл услуг, начиная от производства, заканчивая монтажом и последующим  обслуживанием.

     Для такого производственного процесса наиболее характерны  Посреднические технологии основными особенностями, которых являются:

• коллективная, или параллельная, зависимость и переплетение нескольких технологических или процессов, один из которых считается основным, а остальные - вспомогательными, или посредническими.
• параллельные технологические цепочки связаны между собой по принципу обратной связи¹⁷ [34. С. 99].

     при посреднических технологиях технологическая  неопределенность в значительной мере выше, что означает необходимость взаимодействия членов подразделении, ведущих производственный процесс(например, взаимодействие конструкторского и проектного отделов)

     Учитывая  специфику продукта фирмы, можно  предположить, что в фирме так  же используются интенсивные технологии, которые отличаются:

• большим количеством коротких технологических цепочек, которые сходятся на изготовлении одного сложного продукта. (Например, чтобы создать прожектор, определенного вида многие составляющие приходится заказывать, т.е. в работу включается Отдел Бренд-мастер, другие сначала разрабатываются конструкторским отделом, который также контролирует  деятельность по производству деталей в цехах, а затем монтажный и строительный отдел устанавливают продукт на объекте заказчика)
• технологии обладают большой гибкостью и приспособляемостью к изменениям во внешней среде организации, вследствие этого имеется множество альтернатив действий.

     Эти особенности интенсивных технологий являются весьма ценными для организации и говорят об эффективной и не стандартной деятельности фирмы.

     Тем не менее, организация производственно-технологического процесса имеет свои недостатки

1. «Рабочий состав» фирмы выполняет типичную однообразную работы, что нужно поддерживать мотивацией персонала.
2. Линейно-функциональная система организует достаточно высокую централизацию управления, что порождает конфликты между звеньями управления и неверное восприятие информации на уровне производственного процесса.
3. Большое количество «технологических цепочек» также порождает конфликты между участниками проекта и на объектах – сложно оценить вклад работников.
4. Удаленность проектов от производства (работы в других городах), порой предусматривает внеплановые командировки специалистов на объект.
5. Из-за стремительного развития технологий, уровень квалифицированности работников требует постоянного обновления, следовательно, лишних затрат.
2. Система работы с персоналом в фирме.

Управление  персоналом - область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование. Управление персоналом включает в себя:

1.Поиск  и адаптацию персонала:

• Поиск персонала
• Знакомство с компанией, правилами, оргструктурой, порядком взаимодействия
• 2. Оперативную работу с персоналом:
• Обучение и развитие персонала
• Оперативная оценка персонала
• Управление бизнес-коммуникациями
• Мотивацию персонала и его оплату
• Организацию труда

3. Стратегическую (только долгосрочную) работу с  персоналом:

• Управление корпоративной культурой

Оптимальное использование персонала с точки  зрения «управления персоналом»  достигается за счёт выявления положительных  и отрицательных мотивов индивидуумов и групп в организации и  соответствующего стимулирования положительных  мотивов и «погашения» отрицательных  мотивов, а также анализа таковых  воздействий.

Работу  с персоналом фирмы определяет её кадровая политика, через которую  осуществляется реализация целей и  задач управления персоналом и которая  согласовывается с общим пониманием целей и задач организации.

В фирме  утверждено штатное расписание, а  также правила внутреннего распорядка. Кадровую политику фирмы характеризуют следующие требования к персоналу:

• высокая квалифицированность
• высокая трудоспособность
• возможность ездить в  командировки
• ответственность
• обучаемость
• знание компьютерных программ
• знание специализированных программ.

Необходимо  добавить, что в разных департаментах  фирмы ведущими являются разные критерии отбора. Например, в отделе маркетинга важные критерии: готовность к  ненормированному рабочему дню, командировкам, опыт работы; а для работы в цех фирма  берёт студентов и практикантов из техникумов, которые не претендуют на высокую заработную плату. Также  фирма берет на работу людей пенсионного  возраста(например для работы на вахте). Половозрастной состав фирмы представлен в приложениях. (приложение 6). Общая численность сотрудников составляет 180 человек. В отделе кадров работают только два человека - инспектор по кадрам и менеджер по персоналу. Инспектор ведётся всё кадровое делопроизводство и документооборот (оформление на работу, учёт больничных листов, составление плана отпусков и т.п.) менеджер по персоналу ведёт вопросы связанные с поиском сотрудников, организации корпоративных мероприятий.