Внешняя среда организации

    Введение

    В сегодняшнем сложном мире для эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать воздействие на организацию внешних переменных. В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

    Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли  внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние  изменения во внешнем мире заставили  обратить на внешнюю среду еще  большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинп «Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для  современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для  общества организаций — деловых, образовательных, государственных  — под влиянием недавних событий  в мире были вынуждены сосредоточить  внимание на быстро изменяющейся среде  и ее воздействиях на внутреннее строение организации»¹.

    Даже  если бы изменения не были столь  значительны, руководителям все  равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку  от руководства зависит выживание  организации, менеджер обязан уметь  выявлять существенные факторы в  окружении, которые повлияют на его  организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

    Данная работа рассматривает характеристики внешней среды; описывает также факторы, имеющие важнейшее значение для руководства организации.

     Цель  данной работы - проанализировав внешнюю среду организации, сделать вывод об обоснованности и необходимости эффективного управления процессами взаимодействия любой организации с внешней средой.

     Объектом  курсовой работы будет являться система  управления организацией, а предметом  – взаимодействие  предприятия  с внешней средой.

     Для достижения поставленной цели будут  поставлены и решены следующие задачи:

1. Раскрыта сущность внешней среды организации.

2. Определено значение влияния внешней среды на деятельность организации в современных условиях.

3. Изучены основные характеристики внешней среды предприятия.

4. Проанализированы факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия на организацию.

5. Рассмотрены все основные понятия на примере компании «Реклама-Моторс». 
 
 
 

1. Понятие внешней среды  организации
1. Понятие и характеристики внешней среды

    Разработка  стратегии деятельности любой организации  — коммерческой, общественной, муниципальной  — начинается с анализа внешней  среды. От того, насколько правильно  он проведен, зависит успех всех других действий по стратегическому  планированию и реализации стратегии.

    Внешняя среда — это все те факторы, которые находятся за пределами организации и могут на нее воздействовать.² Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, действуют еще и многие другие факторы. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность является условием осуществления запланированных стратегических изменений.

    Один  из способов определения окружения  и облегчения учета ее влияния  на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы. Различают силы прямого и косвенного воздействия на организацию извне.

    Согласно  Элбингу, среда прямого воздействия  включает факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое же влияние  операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия  понимаются факторы, которые могут  не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем  не менее сказываются на них. Здесь  речь идет о таких факторах, как  состояние экономики, научно-технический  прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов  и существенные для организации  события в других странах (рис. 1.).

    Рис. 1. Внешнее окружение. 

ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ — это  уровень силы, с которой изменение  одного фактора воздействует на другие факторы.³ Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

    Взаимосвязанность различных факторов внешней среды превращает среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются. Знаменитый автор в области управления Питер Друкер описывает проблемы и вызовы менеджерам во времена бурных изменений в книге с таким же названием. Специалисты недавно ввели понятие «хаотичных изменений» для описания внешней среды 80-х гг., которое характеризуется еще более быстрыми изменениями и более сильной взаимосвязанностью. Эмери и Трист приводят в качестве примера провал одной английской фирмы по производству пищевых консервов, которая «так и не сумела осознать, что рад внешних событий становится настолько взаимоувязанным, что это ведет к необратимым общим изменениям». Как они указывают далее, «выживание становится решающим образом связанным с уровнем знаний организации о ее окружении».

    Под СЛОЖНОСТЬЮ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ понимается число факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также  уровень вариативности каждого  фактора.⁴

    Если  говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена  реагировать, то если на нее давят  государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп  влияния, многочисленные конкуренты и  ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном  изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько  исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими  фирмами своей страны, должна считать  условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти  параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все  это не касается.

    ПОДВИЖНОСТЬ СРЕДЫ — это скорость, с которой  происходят изменения в окружении  организации.⁵ Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

    Однако  при том, что эта тенденция  является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, два исследователя  обнаружили, что скорость изменения  технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и  кондитерской промышленности. Быстрые  изменения происходят в авиационно-космической  промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения  затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных  материалов, а также пищевых консервов.

    Кроме того, подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел  исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку  он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

    НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ  ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ является функцией количества информации, которой располагает  организация (или лицо) по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в этой информации.⁶ Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. 

    1.2. Факторы внешней  среды

    1.2.1. Среда прямого воздействия 

    При рассмотрении влияния внешнего окружения  на организацию важно понимать, что  характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

Поставщики

    С точки зрения системного подхода организация - это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

    В некоторых случаях все организации  определенного региона ведут  дела с одним или практически  с одним поставщиком. Поэтому  все они попадают в равную зависимость  от действий поставщика Хороший пример — обеспечение энергией. Все организации  получают энергию по ценам, установленным  государством (пример взаимозависимых  внешних переменных), и редко могут  найти-альтернативного поставщика, даже если организация считает, что  текущее энергообеспечение неадекватно  или слишком дорого обходится. Такие  изменения, как повышение цен  поставщиком, подействует на организацию  в той мере, в какой она расходует  энергию.

    МАТЕРИАЛЫ. Некоторые организации зависят  от непрерывного притока материалов. Примеры: машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары (дистрибьютеры), и магазины розничной торговли. Невозможность  обеспечить поставки в нужных объемах  может создать большие трудности  для таких организаций. Представьте, во что обошлось бы отсутствие хотя бы одной детали, которая устанавливается  в определенной точке сборочного конвейера, например, фирме «Дженерал  Моторс». Аналогичным образом, если магазин лишается какого-то популярного  продукта, потребители скорее всего  уйдут к конкуренту.