Организация как система

В процентном соотношение это будет выглядеть  следующим образом (см. рис. 11): 

Рис.11.  Образовательная структура персонала ГУП «Издательский дом «Хыпар»

Из графика  видно, что 74% сотрудников предприятия  имеют высшее образование, 26% персонала средне специальное образование. Необходимо отметить, что высшее образование имеют в основном руководители, творческий персонал и специалисты, средне специальное - рабочий персонал и небольшая часть творческого коллектива. Что является закономерным, т.к. уровень выполняемой работы предъявляет свои требования к качеству образования сотрудников. Работа управленческого персонала отличается, главным образом, сложностью, наличием ответственности в принятии решений, масштабами, и другими характеристиками. 

Таблица 3

Структура персонала по стажу

Исходя  из данной таблицы, можно сделать  вывод, что трудовой коллектив организации  стабильный и постоянный. На предприятии не наблюдается текучести кадров (32% ответили, что работают от четырех до десяти лет).

2. Технические ресурсы ГУП «Издательский дом «Хыпар».

Что касается технических ресурсов, то предприятие оснащено новым оборудованием: имеется в наличие компьютеры, сканеры, принтеры, ксероксы, а также мебель, используемая для работы и отдыха (столы, стулья , диваны).

3. Коммерческие ресурсы  предприятия. Объём газеты состовляет 4 листа формата A2. Способы распространения — розница, подписка. «Çамрăксен хаçачĕ» (Молодежная газета) выходит тиражом 12000 экз. 7-й год выпускается газета «Чăваш хĕрарамĕ» (Чувашская женщина) тиражом 9,5 тысяч. Издается газета «Сывлăх» (Здоровье), которая выходит тиражом более 11 тысяч. Газета «Кил-çурт, хушма хуçалăх» (Дом, приусадебное хозяйство) имеет рекордный подписной тираж в Чувашии – более 32 тысяч экземпляров.

4. Финансовые ресурсы ГУП «Издательский дом «Хыпар».

Источниками  формирования  имущества  и  финансовых ресурсов ГУП «Издательский дом  «Хыпар» Минкультуры Чувашии являются:

      -  прибыль, полученная от реализации  продукции, работ, услуг, а также  от других видов хозяйственной  и внешнеэкономической деятельности;

      -  амортизационные отчисления;

      -   кредиты банков и других кредиторов, средства из бюджета и иное  имущество,    переданное   ему   целевым   назначением    собственником    или уполномоченным им органом;

      -     безвозмездные    или    благотворительные    взносы,    пожертвования физических и юридических  лиц;

      -   иные источники,  не  противоречащие  законодательству Российской Федерации и Чувашской Республики. 

2.3 Системный характер  предприятия

  Системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности. Как было сказано ранее практически любая организация представляет собой систему. Не является исключением и ГУП «Издательский дом «Хыпар».

Как любая  система ГУП «Издательский дом  «Хыпар» обладает всеми свойствами системы, своей структурой, имеет подсистемы, элементы.

По степени  восприятия влияния на предприятие внешних сил, система этой организации больше относится к открытому типу, т.е. организация обменивается с внешней средой энергией и информацией. Таким образом, ведет себя ГУП «Издательский дом «Хыпар», которое и взаимодействует со своим окружением – поставщиками, потребителями, конкурентами, поддерживает динамическое равновесие. 

   

   

     

   

              

     

     

Рис. 12. Система организации

Вход  в систему -  это ресурсы системы. В данном случае ресурсами являются информация, техническое оборудование, кадровый состав и т.д.

Субъект управления – это люди, отделы, осуществляющие контроль за выполнением деятельности предприятия. В ГУП «Издательский дом «Хыпар» ими являются главный редактор, заместители главного редактор, редакторы, коммерческий директор, ответственный секретарь, главный бухгалтер. Они контролируют объект управления, ими являются  различные отделы, службы, редакции и бухгалтерия. В этом выражается прямая связь.

Обратная  связь заключается в том, что  объект управления также может оказывать  воздействие на субъект управления.

Выходом из системы являются цели системы. В данном случае это получение прибыли, глубокое и всестороннее освещение в средствах массовой информации государственной политики и общественной жизни Чувашской Республики и Российской Федерации, объективное информирование читателей о происходящих событиях в Чувашской Республике, Российской Федерации и за рубежом и т.д.

ГУП «Издательский  дом «Хыпар»  имеет свою организационную  структуру управления (см. Приложение 1). Она является линейно-функциональной, так как в ней присутствуют как линейные, так и функциональные руководители.

Предприятие  имеет 3 уровня управления. Есть гендиректор, есть его заместители, коммерческий директор, ответственный секретарь, главный бухгалтер, а также отделы, службы, редакции с группами внутри.

Как мы знаем любая система состоит  из элеметов и подсистем. В ГУП  «Издательский дом «Хыпар»  выделяют следующие элементы (см. таб. 4)

Таблица 4

Элементы  ОСУ ГУП «Издательский дом «Хыпар»

 

Подсистемами на данном предприятии будут являться отделы работающие самостоятельно, но для достижения одной цели – выпуска газеты:

• Руководство предприятием.
• Отдел государства и общественной жизни редакции газеты «Хыпар».
• Отдел социальной жизни редакции газеты «Хыпар».
• Служба инспекторов.
• Служба обеспечения предприятия.
• Компьютерный центр предприятия.
• Служба корректуры предприятия.
• Отдел фотокорреспондентов предприятия.
• Отдел журналистских расследований и перевода редакции газеты «Хыпар».
• Отдел хроники и собственных корреспондентов редакции газеты «Хыпар».
• Отдел культуры и чувашской диаспоры редакции газеты «Хыпар».
• Редакция газеты «Чаваш херараме».
• Редакция газеты «Самраксен хасаче».
• Редакция газеты «Сывлах».
• Редакция газеты «КРИМ».
• Редакция газеты «Капкан».
• Редакция газеты «Лик Чувашии».
• Редакция газеты «Кил-сурт, хушама хусалах».
• Отдел экономической жизни редакции газеты «Хыпар».
• Бухгалтерия.

Дocтoинcтвом данной cтpyктypы является:

• ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoдитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм и дp.;
• пocтpoeниe cвязeй «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный» пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx кaждый paбoтник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю.

Нeдocтaтки cтpyктypы:

• кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeлипредприятия;
• oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями;
• aккyмyлиpoвaниe нa вepxнeм ypoвнe пoлнoмoчий пo peшeнию нapядy co cтpaтeгичecкими мнoжecтвa oпepaтивныx зaдaч.

 
 
 

ГЛАВА III. Рекомендации по совершенствованию  деятельности ГУП  «Издательский дом  «Хыпар» Минкультуры  Чувашии

Одним из важнейших факторов успешного  функционирования предприятия в  рыночных условиях, является четко  отлаженная, свободно адаптирующая к  различным изменениям организационная структура управления.

 
В рыночных условиях функционирования предприятия  структура управления должна: 
- отвечать требованиям производственной структуры и способствовать ее развитию в соответствии с изменяющимися условиями производства; 
- обеспечить выполнение всех объективно необходимых функций управления; 
- отвечать нормам управляемости и требованиям рациональных информационныхсвязей; 
- иметь минимальное, но достаточное количество ступеней управления; 
- усиливать все функции аппарата управления; 
- гарантировать высокую адаптивность, надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления.

В существующей системе управления ГУП «Издательский дом «Хыпар» имеет место неравномерная нагрузка по исполнению управленческих и организационных обязанностей. Так,  заместителям ген. директора подчинены по 5 структурных подразделений, а в подчинении генерального директора 12 подразделений, что говорит нам о том, что ген. директор слишком загружен.

Для устранения данного недостатка в структуре управления необходимо провести ряд мероприятий по ее совершенствованию. По моему мнению при совершенствовании структуры управления необходимо следовать следующим принципам: 
- принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости; 
- принцип четкого функционального разграничения. Каждое производственное и функциональное звено должно иметь ограниченные функции, не затрагивающие функции других подразделений на одном уровне управления; 
- принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений; 
- принцип гибкости и экономичности. Организационная структура управления должна реагировать на изменения внутренней и внешней среды с наименьшими затратами, т.е. обладать свойством рациональной самоадаптации.

Также для эффективного функционирования предприятию нужно:

• выходить на новые рынки, увеличить  ассортимент, добавить сопутствующие товары;
• расширить палитры изданий, рост тиражей и увеличить объемы самих газет;
• усовершенствование системы распространения печатной продукции (связано с постоянно увеличившейся клиентской базой компании);
• разрешение трудностей, связанных со сбором, хранением и анализом больших массивов информации о подписчиках;
• улучшение качества обслуживания клиентов и обработки собираемой информации за счет перехода на автоматизированную работу с большими объёмами данных о подписчиках и целевой аудитории;
• организация более качественного контроля за выполнением функций соответствующих служб и подразделений.