Звіт про проходження переддипломної практики на Миколаївській філії Товариства з обмеженою відповідальністю «Атланта-Він»

Отже, важливою особливістю  будови окремих журналів-ордерів  є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.

По рахунках, які охоплюють  велику кількість облікових об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний  облік ведуть так само, як і при  інших формах обліку на картках або  в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі. Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної норми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додаткових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.                     

Таким чином, важливою особливістю  журналів-ордерів є пристосованість  облікових регістрів для складання  звітності. Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійснюють у хронологічному порядку в міру надходження і  опрацювання документів. На кожному  документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в порядку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного документа. Журнали-ордери можуть складатися також за допомогою використання обчислювальної техніки. Наприкінці місяця по кожному в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку. Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відомості до них підписуються  працівниками бухгалтерії, що складали їх,

головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів  переносять у Головну книгу, про  що роблять відповідні позначки.

Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний заниє господарських операцій за шаховим принципом.

Діяльність підприємства пов'язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна  організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні  форми діловодства:

1. Централізована: застосовується у великих організаціях з великим 
документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує 
раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;

2. Децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій; якщо вони територіально роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

3. Змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовану службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне зберігання їх, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої -  економічно  недоцільне.  Основною  функцією  діловодства підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу на підприємстві є:

• прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;
• виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

- додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

            Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі - доцільний порядок роботи з документами.

Документообіг - це рух  документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і  до передачі в архів .

Основні етапи документообігу:

1. складання і оформлення документа;
2. прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);
3. рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;
4. передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення назад;

5) передача документа до архіву.

Документообіг на кожному  підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим  для всіх працівників підприємства.

Порядок документообігу залежить, від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

 

Для кожного виду або  роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Контроль за дотриманням  графіка документообігу на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Керівництво наполягає на одержанні усіх документів щоб бути максимально поінформованими. В умовах значного обсягу інформації, що надходить на підприємство, і при фізіологічно обмежених можливостях сприйняття її ця вимога призводить до значних і малоефективних витрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності. Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників.

З метою уникнення  зазначених недоліків і розподілу  документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємстві запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

• розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;
• визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.

- перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

• визначати потребу у реєстрації документів.

Попередній розгляд  документів дає змогу:

• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій;

- скоротити   документообіг,   безпосередньо   направляючи   документи виконавцям;

-підвищити оперативність  роботи апарату управління скороченням  кількості пунктів обробки документів  і часу перебування в них;

-зменшити трудомісткість  зменшенням кількості операцій  взагалі і дубльованих, зокрема;

• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;
• підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

-об'єктивно оцінювати  можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

-підвищити технологічність  обробки документів;

-проводити комплексний  аналіз документації, що надходить,  з мстою її раціоналізації  і скорочення;

Сучасна організація  управлінського процесу передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Те, що значна частина  документації надходить безпосередньо  в апарат управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують його рішення. З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документального забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу. У процесі контролю використовуються методи, наведені у табл. 3.1.

 

 

Таблиця 3.1.

Методи контролю за станом документального забезпечення управління

 

Об'єкт контролю	Метод
Наявність    і    виконання    інструкції    з документального забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання  основних вимог інструкції.
Наявність і виконання посадових  інструкцій секретарем.    діловодом.    інспектором    з контролю      виконання      та      іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання  основних вимог інструкції. Відсутність  конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.
Наявність  і  використання  бланків,  якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів.
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що загримують проходження документів.
Наявність і використання карткової  системи реєстрації документів	Перевірка картотеки.
Додержання виконавської дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання  яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємств) в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.
Наявність   і   використання   номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.

Продовження таблиці 3.1. Методи контролю за станом документального забезпечення управління

()рганізація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів  зберігання документів } робочий і  неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.
()бсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількосіі оброблених документів в  апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу.
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документального  забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильного обліку, реєстрації і зберігання цих документів.
Підготовка і передавання справ  у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх \ відомчий архів.
Нормування   праці   персоналу,   зайнятого документаційним       обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка  їх виконання.
1 Підвищення      кваліфікації     діловодного персонал)	Перевірка періодичності навчання працівників служби документального  забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах.