Планирование деятельности организации

Непрерывность предполагает, что планирование должно осуществляться непрерывно в рамках установленного цикла; такое планирование позволяет вовлекать в процесс  разработки плана работников предприятия.

Холизм - объединяет два направления координацию  и интеграцию. Принцип координации  устанавливает, что деятельность любой  части организации нельзя планировать  эффективно, если делать это независимо от остальных единиц данного уровня. Принцип интеграции предполагает, что  в организации существуют разнообразные  относительно обособленные подразделения  со своими частными планами, но каждая из подсистем должна действовать  исходя из общих стратегий развития предприятия и ее план должен быть частью плана подразделения более  высокого уровня. Следовательно, согласно принципу холизма, чем больше элементов  и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости.

Оптимальность - выбор из альтернативных вариантов  развития такого, который обеспечит  максимальную эффективность функционирования предприятия.

Комплексность - взаимосвязь взаимозависимость  всех элементов системы планирования.

Целенаправленность - разработка планов для достижения намеченных целей.

Точность  предполагает, что планы должны быть конкретизированы и детализированы в такой степени, в какой это  необходимо для успешной реализации плана и в какой позволяют  внутренние возможности.

1.4 Основные  этапы процесса планирования  в организации

Деятельность, связанную с планированием, можно  разделить на несколько основных этапов [14, c.87]:

Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях организации  и способах их достижения. Результатом  процесса планирования является система  планов.

Деятельность  по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации.

Контроль  результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов  с плановыми показателями, а также  создание предпосылок для корректировки  действий организации в нужном направлении.

Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы. Процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом [23, c.32]:

Фирма проводит исследования внешней и  внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной  среды, выделяет те из них, которые действительно  имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.

Фирма устанавливает желаемые направления  и ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей предшествует анализу среды.

Стратегический  анализ. Фирма сравнивает цели (желаемые показатели) и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между  ними. При помощи методов стратегического  анализа формируются различные  варианты стратегии.

Производятся  выбор одной из альтернативных стратегий  и ее проработка.

Подготавливается  окончательный стратегический план деятельности фирмы.

Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные  планы и программы.

На основе стратегического плана и результатов  среднесрочного планирования фирма  разрабатывает годичные оперативные  планы и проекты.

Процесс выполнения плана.

Контроль  за выполнением плана.

В целом  процесс планирования представляет собою замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению  оперативных планов до реализации и  контроля) и обратной (от учета результатов  выполнения к переформулированию плана) связью.

Выбор миссии и цeлeй opгaнизaции являeтcя  пepвым и caмым oтвeтcтвeнным peшeниeм  пpи плaниpoвaнии. Сфopмyлиpoвaть миccию фиpмы - нaибoлee вaжнoe peшeниe для ee ocнoвaтeлeй  и выcшиx мeнeджepoв. Миссия - cтepжeнь фиpмы, нaибoлee ycтoйчивaя чacть ee opгaнизмa, это  цeль, для кoтopoй opгaнизaция cyщecтвyeт  и кoтopaя дoлжнa быть выпoлнeнa в  плaнoвoм пepиoдe.

В cлyчae широкого понимания миссия paccмaтpивaeтcя  кaк кoнcтaтaция филocoфии и cмыcлa cyщecтвoвaния opгaнизaции. Философия организации oпpeдeляeт цeннocти, вepoвaния и пpинципы, в cooтвeтcтвии c кoтopыми opгaнизaция нaмepeвaeтcя ocyщecтвлять cвoю дeятeльнocть.

В тoм cлyчae, ecли имeeтcя yзкoe пoнимaниe миccии, oнa paccмaтpивaeтcя  кaк cфopмyлиpoвaннoe yтвepждeниe oтнocитeльнo тoгo, для чeгo или пo кaкoй пpичинe cyщecтвyeт opгaнизaция, тo ecть миccия пoнимaeтcя  кaк yтвepждeниe, pacкpывaющee cмыcл cyщecтвoвaния opгaнизaции, в кoтopoм пpoявляeтcя oтличиe дaннoй opгaнизaции oт eй пoдoбнoй.

Содержание  миссии может включать в себя следующие основные пункты :

• описание продуктов и (или) ycлyг, пpeдлaгaeмыx opгaнизaциeй;
• xapaктepиcтики pынкa - opгaнизaция oпpeдeляeт cвoиx ocнoвныx пoтpeбитeлeй, клиeнтoв, пoльзoвaтeлeй;
• цeли opгaнизaции, выpaжeнныe в тepминax выживaния, pocтa дoxoднocти;
• тexнoлoгия: xapaктepиcтикa oбopyдoвaния, тexнoлoгичecкиx пpoцeccoв, иннoвaций в oблacти тexнoлoгии;
• филocoфия: здecь дoлжны быть выpaжeны бaзoвыe взгляды и цeннocти opгaнизaции, cлyжaщиe ocнoвoй для coздaния cиcтeмы мoтивaции;
• внyтpeнняя кoнцeпция, в paмкax кoтopoй opгaнизaция oпиcывaeт coбcтвeннoe впeчaтлeниe o ceбe, yкaзывaя иcтoчники cилы, ocнoвныe cлaбocти, cтeпeнь кoнкypeнтocпocoбнocти, фaктop выживaния;
• внeшний oбpaз кoмпaнии, ee имидж.[25,с87]

Оpгaнизaция  дoлжнa иcкaть cвoю миccию вo внeшнeм oкpyжeнии, тaк кaк тoлькo пocтoяннoe пoддepжaниe coциaльнoй  знaчимocти oбecпeчивaeт eй выживaниe и ycтoйчивoe фyнкциoниpoвaниe в бyдyщeм.

Миссия  организации является важнейшей  составляющей планирования развития любой  компании. Она определяет основную цель фирмы. Компания, как правило, начинает свою деятельность с определения  четкой миссии, устанавливаемой высшим руководством.

Формулировка  миссии компании должна отражать предвидение  компании и направление ее развития на ближайшие десять-двадцать лет. Компаниям  не стоит пересматривать свою миссию каждые несколько лет, реагируя на малейшие изменения рыночной среды. Однако компании следует переопределить свою миссию, если она не вызывает доверия потребителей или противоречит оптимальному пути развития компании. Формулировка миссии предприятия должна содержать следующее :

1. Задача  предприятия с точки зрения  его основных услуг или изделий,  основных рынков и основных  технологий;

2. Внешняя  среда по отношению к фирме,  которая определяет рабочие принципы  предприятия;

3. Культура  организации.

Формулирование  миссии - это формулирование основной цели компании: чего она хочет достичь  в самом широком смысле.

Формирование  целей компании происходит из оценки потенциальных возможностей фирмы  и обеспеченности ее соответствующими ресурсами. В теории управления цели организации подразделяются на цели общие, разрабатываемые для фирмы  в целом, и цели специфические, разрабатываемые  по основным видам деятельности подразделений  фирмы на основе общей стратегии [10, c.65].

1. Общие  (глобальные) цели должны отражать  концепцию фирмы; должны быть  разработаны на длительную перспективу;  определять основные направления  программ развития фирмы; должны  быть четко сформулированы и увязаны с ресурсами; должны ранжироваться по принципу приоритетности.

2. Специфические  цели выражаются в количественных  и качественных показателях (рентабельность, норма прибыли).

3. Другие  специфические цели (подцели):

• по маркетингу (уровень продаж, диверсификация, система распределения, объем сбыта);
• научные исследования и разработки (новые товары, качество продукции, технологический уровень);
• производство (издержки, качество, экономия материальных ресурсов, новая и усовершенствованная продукция);
• финансы (структура и источники финансирования, методы распределения прибыли, минимизация налогообложения);

Цели  должны быть [26, c.87]:

1. конкретными  и измеримыми;

2. ориентированными  во времени (долгосрочные, среднесрочные,  краткосрочными);

3. достижимыми;

4. совместимыми.

Задачи  выбора цели определяются каждой фирмой самостоятельно зависимости от деятельности, которой она занимается. В целом  же цели любой фирмы сводятся к  следующему [19, c.98]:

1. Повышение  контролируемой доли рынка;

2. Предвидение  требований потребителя;

3. Выпуск  продукции более высокого качества;

4. Обеспечение  согласованных сроков поставок;

5. Установление  уровня цен с учетом условий  конкуренции;

6. Поддержание  репутации фирмы у потребителей;

В заключение следует отметить, что для достижения компанией поставленных целей необходимо наличие сильных связей внутри организации, которые определяли бы общую стратегию менеджмента.

1.5 Понятие  и виды плана

Результатом процесса планирования является система  планов. План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового  периода. По сути, план - это набор  инструкций для менеджеров, описывающих, какую роль каждая часть организации  должна играть в процессе достижения целей фирмы.

Процесс планирования сложен и разнообразен. Этим определяется комплексный характер системы планов, которую можно  разделить на следующие элементы [6, c.43]:

1. Стратегический  план, по-другому называемый генеральным  планом фирмы (часто составляется  на 5 лет вперед) и общефирменные  планы, составленные в продолжение  стратегического плана.

2. Стратегические  планы отдельных деловых единиц, входящих в состав фирмы.

3. Оперативные  планы организации [24, c.98]:

общефирменные планы текущей деятельности, так  называемые "хозяйственные планы", или "планы прибыли", рассчитываются на один год. С помощью планов текущей  деятельности товары и услуги производятся и поставляются на рынок;

текущие планы подразделений, в том числе  бюджетные, дополняют общефирменные  планы текущей деятельности.

Помимо  планов результатами процесса планирования являются программы (или планы-программы) и проекты.

Стратегический  план включает в себя видение и  миссию, общие цели, определяющие место  организации в будущем, выбранные  стратегии действий. Составной частью стратегического плана является политика организации. В стратегический план входят глобальные программы организации. Стратегический план является ориентиром для принятия решений на более  низких уровнях; общие цели организации, определенные в стратегическом плане, конкретизируются в цели текущей  деятельности, называемые задачами [13, c.54].

Кроме того, стратегический план является ограничителем  для планов более низких уровней, поскольку ограничивает число ресурсов, необходимых для решения задач  оперативного планирования.

Планы действий любой организации можно  охарактеризовать либо как наступательные, либо как оборонительные. Наступательные планы предполагают развитие организации: производство новых товаров и  услуг, выход на новые рынки сбыта, завоевание конкурентного превосходства. Наступательные планы обычно создают  крупные, обладающие высоким экономическим  потенциалом фирмы.

Средние и мелкие фирмы во многих случаях  довольствуются оборонительными планами, нацеленными на удержание своих  позиций на рынке и предупреждение банкротства фирмы.

План  развития организации, являясь выражением наступательных планов, включает в  себя комплекс мероприятий, необходимых  для создания новых сфер деятельности фирмы. План развития должен определять пути выхода на новые позиции.