Документооборот в администрации МР Иглинский район

В служебной  записке о выполнении поручения  должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения.

При необходимости  продления срока выполнения поручения  исполнитель, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя лица, давшего поручение, служебную  записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. В тех случаях, когда продление срока исполнения согласовывается устно, на листе для резолюции или на документе указывается новая дата исполнения и с кем она согласована. Запись заверяется подписью лица, согласовавшего новый срок исполнения. Новый конкретный срок сообщается в службу делопроизводства, осуществляющую контроль.

Если  поручение дано нескольким исполнителям, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в  поручении первым.

Если  исполнение документа поручено одновременно подразделению администрации и руководителям подведомственных организаций, то подразделения администрации принимают меры для того, чтобы ответы от них были поручены до окончания срока исполнения документа. Служебная записка о выполнении такого поручения и, при необходимости, ответ заявителю предоставляется должностным лицом, указанным в поручении первым, по согласованию с остальными исполнителями, если в поручении не содержатся иные указания.

Служебные записки (доклады) о ходе и результатах  исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации  МР передаются в общий отдел, организующий контроль за исполнением документов, для соответствующего оформления и  передачи главе администрации МР.

Решение о снятии с контроля или продлении  сроков исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации  принимает глава администрации.

В случае необходимости подготовки письменного  ответа за подписью главы администрации  МР по результатам рассмотрения документа  готовится служебная записка  с обоснованием данного ответа и  не позднее, чем за пять дней до исполнения установленного срока на подпись представляется проект ответа, оформленный на официальном бланке. Основанием для снятия документа с контроля и определения «В дело» является подписанной главой администрации ответ.

Исполненные и оформленные документы передаются в общий отдел для снятия с  контроля.

На заседаниях, совещаниях и других мероприятиях главой администрации МР могут быть даны должностным лицам устные поручения. Эти поручения фиксируются в  протоколе и подлежат контролю.

На основании  протокола каждое поручение доводится  до исполнителя под роспись и  ставится на контроль общим отделом  администрации МР.

Исполнитель о выполнении поручения докладывает  в установленный срок главе администрации  письменно или устно, после этого  оно снимается с контроля в  указанном выше порядке. В отдельных  случаях поручения главы администрации  МР могут сниматься с контроля его заместителями или управляющими делами и кадрами МР.

Общий отдел администрации МР периодически представляет на имя главы администрации  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемых документов.  

2.3   Недостатки документооборота и оформления документации в администрации МР Иглинский район РБ. 

Анализируя документы, работа с которыми ведется в администрации МР Иглинский район, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

·  сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

·  трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

·  длительность сроков подготовки и согласования документов;

·  медленный поиск документов;

·  сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

·  трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

·  в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный  документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с  введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения  велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают  наглядную картину напряженности  информационной среды, в которой  функционирует администрация. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации. В администрации МР Иглинский район график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. План мероприятий  по совершенствованию  делопроизводства  в администрации  МР Иглинский район. 

      Сегодня никого не надо убеждать в том, что  ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности  и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений  повышения эффективности контроля исполнения документов является использование  ПК. В настоящее время в администрации Иглинского района используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов «Дело», в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Система используется в канцелярии для регистрации документов и формирования отчетов. В 2007 году, когда система была внедрена, расширение не планировалось в связи с нехваткой финансирования. На данный момент времени необходимо расширение общего отдела, так же автоматизированной системы делопроизводства в администрации МР Иглинский район. Финансирование должно проводиться за счет средств админитсрации района. Создание на базе существующих ПК локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПК непосредственно, исключая бумажные носители информации (регистрационные карточки и учетные карточки).

      Другим  важным направлением повышения эффективности  контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда  работников аппарата администрации. Такая  оценка результатов труда государственных  служащих,  включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных  обязанностей, в том числе и  по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий  предусматривается снижение премиальных выплат.

Подготовка  специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной  подготовке сотрудников могут также  оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота. Данные семинары будут финансироваться средствами бюджета районной администрации либо каждому отделу внутри компании необходимо иметь свой бюджет, таким образом есть: бюджет общего отдела, бюджет отдела сельского хозяйства, экономики, инвестиций и тарифов и т.д. Бюджетом предусмотрено выделение денег на развитие, обучение, фонд оплаты труда, расходы отдела и др. Специалист по кадрам формирует и следит за выделением средств из бюджета на обучение и социального бюджета. Бюджет обучения предусматривает расходы на коллективное и индивидуальное обучение специалистов. Выделяя деньги на индивидуальное обучение, администрация не просто занимаемся благотворительностью, а инвестирует средства в развитие такого ресурса как профессиональные специалисты.

  Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может  внести секретарь-референт общего отдела, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях районной администрации и Сельских Советах Иглинского района.

  Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой в администрации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

  Совершенствование делопроизводства на предприятии можно  проводить по примерному плану:

1. Документирование

   - Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

   - Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

  - Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

- Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

- Составление файла образцов основных видов документов администрации с трафаретными текстами.

- Обучение сотрудников администрации правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

- Изучение и анализ технологии работы с документами.

- Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.                 

- Составление номенклатуры дел.

- Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

- Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

- Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

- Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

- Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

- Составление инструкции по документационному обеспечению администрации.

- Обучение сотрудников администрации навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт общего отдела может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей.

Секретарю необходимо:

  - знать основные направления работы руководителя и администрации;

  - знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

  - предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

    - выработать у руководителя уверенность в способности найти необходимые данные. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение. 

     Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в администрации МР Иглинский район рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

     В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного  предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость  подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и  дисциплинированность.

     Также оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой  прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается  за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и  убыстрения операций, производимых с  ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения  в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение  функций между структурными подразделениями  администрации и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.