Документооборот в администрации МР Иглинский район

Организация работы со служебными документами.

Делопроизводство  в аппарате администрации муниципального района осуществляется общим отделом  администрации муниципального района в соответствии с Инструкцией  по делопроизводству. Вся корреспонденции, адресованная администрации муниципального района, должна поступать через общий  отдел. Документы, поступившие в  подразделение администрации учитываются  работниками ответственными за делопроизводство в данном подразделении. Технология работы с документами по обеспечению  своевременного и качественного  исполнения документов, поступающих  в администрацию муниципального района, проходит по следующей схеме:

- Поступившая  корреспонденция регистрируется  в журнале входящей корреспонденции. Документу присваивается регистрационный номер и проставляется дата регистрации. Входящая документация сортируется в папки по направлениям: требующая рассмотрения главой администрации района; адресованная напрямую исполнителям.

- Уточняется  правильность формирования папок  по направлениям;

- Сформированная  папка с документацией, требующей  рассмотрение и визирование главой  администрации района через инспектора  приемной кладется на его рабочий  стол;

- При  нахождении главы администрации  в краткосрочной командировке, на  республиканском совещании папка  со входящей документацией ревизируется:

1) при  наличии документов, требующих исполнения  в срок, снимается копия документа  и направляется ответственным  работникам администрации района по курируемым направлениям согласно распоряжения главы администрации №35-рк от 23.01.2006 г.

2) оригинал  документа кладется в папку  главе администрации муниципального  района с пояснительной запиской: кому, когда направлена копия  документа на исполнение;

- Инспетор  приемной передает рассмотренную  и завизированную документацию  в общий отдел для занесения  соответствующих указаний главы  администрации района в журнал  регистрации входящей документации;

- Документы  копируются в соответствии с  количеством исполнителей, указанных  в резолюции. На копии документа  ставится штамп с соответствующим  грифом в зависимости от сроков  исполнения: 

-«срочно»- срок исполнения не более трех  дней;

-«оперативно»- срок исполнения не более 10 дней;

-без  грифа- срок исполнения до 30 дней;

-«контроль»- если документ оставлен главой  администрации на контроль или  на оригинале документа стоит  штамп «контроль».

В правом нижнем углу копии документа ставится штамп «исполнить до…», где указывается  дата доклада об исполнении документа. Копии документов раскладываются по папкам исполнителей.

- Исполнитель  при получении копии документа  в общем отделе расписывается  в журнале регистрации входящей  документации в получении и  ознакомлении с датой исполнения  документов;

- При  отсутствии заместителя главы  администрации, управляющего делами  и кадрами района, помощника главы  администрации на момент передачи, копии входящих документов кладутся  в папку на его рабочий стол.  На следующий день вышеуказанный  исполнитель расписывается в  книге регистрации входящих документов;

- За  три дня до истечения срока  исполнения, дается напоминание  исполнителю по телефону;

- Исполненный  документ, подписанный главой администрации,  ответственными работниками администрации  района по координируемым направлениям, регистрируется в журнале регистрации исходящей документации. Если в исполнительном документе не требуется подписи главы администрации и ответственных работников главы администрации района, он после согласования с координаторами по направлениям (согласно распоряжению главы администрации от 23.01.2006 г. № 53-рк), подписывается руководителем подразделения, территориального управления или службы. Номер исходящего и дата исполнения документа сообщается в общий отдел администрации по телефону.

- По  исполнении документа в графе  «отметка об исполнении» чернилами  красного цвета делается запись  «исполнено».

 При  работе со входящей документацией  общий отдел администрации муниципального  района заводит для каждого  заместителя главы, ответственного  работника администрации муниципального  района папки для работы со  входящей документацией. После  проставления визы документация  сортируется общим отделом администрации  муниципального района по направлениям, курируемым заместителями главы,  ответственными работниками администрации  муниципального района.

В папку  вкладывается входящая документация и  перечень входящей корреспонденции  и передается заместителю главы, ответственному работнику администрации  муниципального района под роспись  в перечне о получении входящей документации. Второй экземпляр перечня  входящей корреспонденции с подписью остается в общем отделе администрации  района.

В случае отсутствия заместителя главы администрации  муниципального района, ответственного работника администрации муниципального райолна папка со входящей документацией  кладется ему на стол и позже он расписывается в перечне входящей корреспонденции о получении  данного документа.

В период отпуска, командировки, болезни заместителя  главы, ответственного работника администрации  муниципального района общий отдел  передает входящую документацию под роспись ответственным исполнителям по курируемым ими направлениям и осуществляет контроль за исполнением документов.

После получения входящего документа  заместитель главы, ответственный  работник администрации муниципального района в силу исполнения своих должностных  обязанностей:

- определяет  возможные варианты исполнения  документов;

- готовит  проект ответа по исполнению  документа( при необходимости  письменно) и вносит каждый  персонально главе администрации  муниципального района на рассмотрение  и согласование.

После согласования с главой администрации  муниципального района заместитель  главы, ответственный работник администрации  муниципального района приступает к исполнению документа.

После исполнения, заместитель главы, ответственный  работниу администрации муниципального района ставит свою подпись и дату исполнения в правом верхнем углу копии входящего документа.

При необходимости  заместитель главы, ответственный  работник администрации муниципального района оставляет у себя копии  входящего документа к руководству в дальнейшей работе, о чем он извещает общий отдел.

Если  в результате исполнение документа приняты нормативные, распорядительные акты, утвержденные главой администрации, они передаются в общий отдел для регистрации и доведения их исполнителю.

При подготовке и оформлении документов в вышестоящие  организации: в администрацию Президента РБ, Правительство РБ, Министерства и ведомства РБ, работники администрации  используют гербовые бланки с изображением государственного герба РБ.

При переписке  между подразделениями используются бланки с изображением герба Иглинского района РБ. Управления, Советы, Комиссии, другие координационные органы, совещательные, консультативные органы осуществляют переписку на бланках, соответствующих положениям об этих органах.

Содержание  документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное  восприятие содержащейся в нем информации.

В письмах-ответах  указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Совместные  письма оформляются без бланка для  оформления сопроводительных писем  и некоторых других документов могут  применяться бланки с трафаретными частями текста.

При направлении  документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия  адресата- в дательном.

При направлении  документа руководителю организации  наименование организации входит в  состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся  в дательном падеже).

Об исполнении каких-либо документов, а так же по оперативным вопросам работы администрации, как правило, готовятся служебные  записки. Служебные записки на имя  главы администрации, его заместителей, а так же руководителей подразделений  печатаются на стандартных листах бумаги и одном экземпляре. Должность, инициалы и фамилия лица, которым адресована служебная записка, указываются  в дательном падеже.

Текст служебной записки начинается с  обращения к должностному лицу.

При представлении  информации (служебной записки) об исполнении какого-либо документа перед обращением должностному лицу делается ссылка на номер и дату этого документа. Служебная записка подписывается лицом, которому было поручено исполнение документа с указанием даты. Служебные записки визируются исполнителями на последнем листе документа на свободный после подписи нижней его части. Виза включает в себя личную подпись(с расшифровкой) и дату. К служебной записки прилагаются подлинники всех документов, отраженных в ее содержании в хронологической последовательности.

Служебные записки(информации) на имя главы  администрации муниципального района, оформленные в соответствии с  предъявляемыми требованиями, передаются в общий отдел администрации  муниципального района для регистрации  доклада главе администрации  или докладываются главе администрации  непосредственно.

По результатам  рассмотрения подлинник служебной  записки направляется общим отделом  на исполнение в соответствии с резолюцией лица, рассмотревшего документ, а копия  передается исполнителю для сведения.

Служебные записки на имя заместителя главы  администрации, руководителей подразделений  учитываются и передаются подразделениями  самостоятельно. 

Работа  с документами  «для служебного пользования» и с обращениями  граждан в администрации МР Иглинский район.

В администрации  на документах, имеющих служебную  информацию ограниченного распространения, ставится пометка «для служебного пользования». Необходимость проставления на документах пометки «для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Пометка «для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а так же на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой «для служебного пользования» осуществляется общим отделом администрации муниципального района. При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой «для служебного пользования», составляется акт приема – сдачи этих документов, утверждаемый заведующим общего отдела администрации муниципального района. Документы с пометкой «для служебного пользования»: регистрируются отдельно от несекретной документации. В регистрационной карточке документа с пометкой «для служебного пользования» производится запись «ДСП»; печатаются с оказанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителей и номера служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы специалиста, печатавшего документ; передаются исполнителям после подписания вместе с черновиками для регистрации в общий отдел, черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются другим организациям непосредственно исполнителем или общим отделом; не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи; купируются с письменного разрешения руководителя подразделения, в котором подготовлен документ, или должностного лица, подписавшего его.

Учет  размноженных документов осуществляется поэкземплярно; рассылаются в несколько  адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются  номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается  исполнителем и руководителем подразделения  администрации, в котором подготовлен документ.