Документооборот в администрации МР Иглинский район

Название  подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

Дата  документа (вводится дата, указанная  на документе).

Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем  документе).

Количество  листов (страниц) документа.

При наличии  приложений заполняется поле «Количество  листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

Вид полученного  документа.

В поле «Краткое содержание» переносится  заголовок документа или указывается  его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка  сахара, оплата контракта переработку  нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие  действия зависят от принятой в организации  схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция  передается руководителю, который проставляет  резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция  передается в подразделения и  конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о  подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в  регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже  после рассмотрения документов руководителем  в регистрационной карточке заполняются  сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители  и срок исполнения.

Если  срок исполнения документа руководителем  не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных  документов.

Карточка  может иметь раздел (вложенную  форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа  руководителю для написания резолюции  и дальнейшее движение документа  от исполнителя к исполнителю.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую  дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится  на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер  документа, дата передачи документа (текущая  дата), исполнитель, место для росписи  исполнителя в получении документа.

При регистрации  нескольких документов может распечатываться  сводная форма, в которой расписываются  исполнители при получении документа.

Все документы  передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и  помещения его в дело. 

При передаче документа от одного исполнителя  к другому также заполняется  указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа  другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется  внесением сведений в регистрационную  карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с  созданием нового документа: ответного  письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой  «Связанные документы» устанавливается  связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в  соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа  выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в  структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих  документов во многом аналогична уже  рассмотренной. Отличия состоят  в следующем: для исходящего документа  указываются:

-название подразделения, подготовившего документ;

-исходящий номер (переносится на отправляемый документ;

-дата документа (подписания, утверждения, отправки);

-адресат: название организации, которой посылается документ;

-исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если  на документ ожидается ответ, заполняется  поле «Контрольная дата» (она не может  быть ранее текущей даты).

Если  документ является ответом на входящий документ или с ним связаны  другие документы, как уже сказано  выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита  копия отправленного документа (или  подлинник, если документ отправлен  по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым  при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации  внутренних документов заполняются  следующие поля регистрационной  карточки:

-порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

-вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы « лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;

-дата документа;

-количество листов документа;

-количество листов приложений;

-краткое содержание документа;

-Подразделение, ответственное за исполнение документа;

-исполнитель (фамилия, инициалы);

-срок исполнения («Контрольная дата»);

-отметка об исполнении;

ход исполнения;

-связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

-в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих  данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный  контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически  составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и  описи дел постоянного хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Нормативно-правовые  основы организации  документооборота. 

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.

К законодательным  и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти:

     - Конституция Российской Федерации;

     - Конституция Республики Башкортостан:

     - Федеральный закон от 22.10.2004 №  125-ФЗ "Об архивном деле в  Российской Федерации»;   

     - Федеральнй закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации";

     - Закон Республики Башкортостан  от 03.02.2006 г. №278-з «Об архивном  деле в Республике Башкортостан»;

     - Закон Республики Башкортостан  от 12.12.2006 № 391-з «Об обращениях  граждан в Республике Башкортостан»  (Ведомости  Государственного  Собрания – Курултая, Президента  и Правительства Республики Башкортостан, 08.02.2007., № 3 (249), ст.82);

     -  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" с изменениями (утверждены приказом Министерства юстиции Российской Федерации 16.02.2009, регистрационный № 13893);

     - Устав МР Иглинский район РБ;

     -Положение  об архивном отделе администрации муниципального района Иглинский район РБ.

     Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает  виды документов, создаваемых для  фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и  др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и  управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность  за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части  документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы  в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).

К числу важнейших  организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций  и обязанностей, а также на регламентацию  принятой технологии работы с документами.

Значительную  роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других   структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный  документ, регламентирующий разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей – должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.