Документооборот в администрации МР Иглинский район

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает  полученную корреспонденцию) можно  сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его  резолюцию, заполнить полностью  регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа  и номер дела, в регистрационную  форму вносятся уже по ходу и после  исполнения документа.

 При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые -в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

-Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы:

-Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в  настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд  существенных недостатков:

-поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

-журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

-журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

-при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

   Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

-регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

карточки  можно изготовить в необходимом  количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной  регистрации документов в структурных  подразделениях;

-карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

-карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

   Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самом учреждении и записаны в  инструкцию по делопроизводству.

Для ведения  карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.

Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю  для работы с ним. Но чаще изготавливают  три экземпляра карточки. Из них  два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр  передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы  экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных  учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение  больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих  хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Автоматизированные  системы регистрации.

Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится  регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

-регистрировать документы на различных рабочих местах;

-организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных -подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

-На основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

-организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее  удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма  регистрационной карточки, в которую  заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную  карточку можно внести значительно  больше сведений о документе, а именно:

- Дата получения (регистрации) документа.

- Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).

- Наименование корреспондента.

- Дата документа.

- Номер документа.

- Краткое содержание.

- Автор резолюции.

- Текст резолюции.

- Наименование исполнителей.

- Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).

- Ход исполнения.

- Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).

- Номер дела (в которое подшит исполненный документ). Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

- Название структурного подразделения.

- Количество листов в документе.

- Количество листов приложений.

- Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).

- Названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые  каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных  базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма  для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего  документа, краткое содержание, текст  резолюции); поля, сведения в которые  вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной  карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным  автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

вид документа - так как количество видов документов ограничено;

автор резолюции - список руководящих лиц  организации;

структурное подразделение - список структурных  подразделений;

исполнители - как правило, это поле состоит  из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии  и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически  корректироваться при кадровых изменениях;

номер дела - связан с номенклатурой дел  организации;

связанные документы - в этом поле устанавливается  связь регистрируемого документа  с другими (например, документ-ответ  связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации  документа, поступившего/отправляемого  новому корреспонденту, сведения о  нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в  дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков  на рассылку и т.п.

Если  в организации используется система  комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных  подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации  только функций регистрации и  контроля исполнения, а также в  случае использования системы на одной локальной машине соответствующие  списки создаются перед началом  работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив  один раз время на создание таких  списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Заполнение  регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации  поступившего документа заполняются  следующие поля:

Дата  получения документа. Поскольку  регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая  дата.

Поле  «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого  документа. Номер из этого поля переносится  на поступивший документ в регистрационный  штамп.