Документооборот в администрации МР Иглинский район

Исполненные документы с пометкой «для служебного пользования» группируются в дела в  соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов с пометкой «для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной  и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

За утрату документов с пометкой «для служебного пользования», разглашение информации ограниченного распространения  или нарушение правил работы с  документами, содержащими такую информацию, работники администрации могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Обращения граждан.

Организация учета и обеспечения своевременного распространения письменных и устных обращений граждан в администрации  муниципального района осуществляется информационно-аналитическим отделом  администрации муниципального района.

Обращения, поступившие через вышестоящие  органы, в независимости от их содержания, передаются на рассмотрение главе администрации.

Анонимные обращения граждан (за исключением, обращений, содержащих факты о совершении преступлений), обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и  достоинство других лиц, не рассматриваются.

НЕ допускается  направление обращений на рассмотрение должностным лицам или его  органам, действия которых в них  обжалуются.

Контроль  за своевременным и объективным  рассмотрением обращений граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители подразделений.

О результатах  рассмотрения обращений, взятых на контроль, в письменном виде докладывается  должностному лицу, давшему поручение. Справка должна содержать сведения о принятых мерах по поставленным в обращении вопросам и информации автора письма. Справка подписывается  исполнителем.

Если  в справке или ответе указывается, что вопрос будет решен в более  поздние сроки, исполнение обращения  остается на контроле в соответствующем  подразделении администрации  и  общем отделе, снимается с контроля лицом, давшим поручение, только после дополнительного ответа об окончательном решении.

Ответы  в вышестоящие органы по итогам рассмотрения обращения граждан подписываются  главой администрации муниципального района.

Письма  граждан, взятые на контроль, после  их рассмотрения в подразделении  со всеми прилагаемыми документами  сдаются в общий отдел для  передачи в архив.

Обращения граждан, направленные на рассмотрение в подразделения администрации  и не взятые на контроль, после рассмотрения направляются «в дело» руководителем  подразделения.

Письма  граждан и документы, связанные  с рассмотрение, формируются в  дела в соответствии с номенклатурой.

Личный  прием граждан ведется главой администрации МР (с предварительной  записью), его заместителями, управляющим  делами и кадрами МР Иглинский  район и – в дни и часы, утвержденные главой администрации  МР.

Предварительную запись к главе администрации  осуществляет (в установленное время) общий отдел администрации МР.

Заместители главы администрации МР Иглинский район ведут прием граждан без предварительной записи.

Переданные  на прием гражданами письменные обращения  регистрируются и рассматриваются в соответствии с Законом РБ «об обращениях граждан в РБ».

На личном приеме должностное лицо, к ведению  которого не относится решение вопросов, поставленных гражданами, разъясняет, куда им следует обратиться.

Если  гражданин обратился в администрацию  повторно, то должностное лицо, ведущее  прием, предварительно уточняет результаты рассмотрения предыдущего рассмотрения. 

Подготовка  и оформление проектов постановлений и  распоряжений главы  администрации МР Иглинский район.

Постановления и распоряжения главы администрации  МР являются правовыми актами органа местного самоуправления, реализующими функции управления на территории района и в пределах компетенции, установленной  законодательством.

При подготовке проектов постановлений или распоряжений главы администрации МР необходимо в соответствии с Федеральным  законом РФ «Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации» и установившейся практикой решить вопрос, в какую  форму должен быть облечен проект распорядительного документа.

 Ответственность  за качество проектов постановлений  и распоряжений главы администрации  МР, их согласование с заинтересованными  сторонами несут заместители  главы администрации МР, руководители  подразделений, которые вносят  эти документы на рассмотрение.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов постановлений главой администрации  МР могут создаваться специальные  комиссии из числа работников администрации  и подведомственных организаций  района.

Работу  комиссии по подготовке проекта постановления  организует назначенный главой администрации  председатель или лицо, указанное  в поручении первым.

Перед составлением порядка распорядительного  документа исполнители должны изучить  все действующие законодательные  и нормативные акты, справочные и  аналитические материалы, а также  документы, ранее принятые по данному  вопросу. Не допускается принятие повторных  постановлений, распоряжений главы администрации МР, если не выполнены ранее принятые.

В проектах распорядительного документа о  ходе принятых ранее решений, в случае невыполнения содержащихся в них  поручений, указываются причины  срыва заданий, лица, виновные в этом, предложения о принятии к ним  дисциплинарных мер в установленном  законодательном порядке, а также  новые сроки выполнения.

Порядок работы с проектами постановлений  и распоряжений главы администрации  МР складывается из следующих действий, осуществляемых общим отделом администрации  МР:

- проверка  соответствия оформления проектов  постановлений, распоряжений администрации  МР требованиям ГОСТа Р. 6.30.-2003.;

- проверка  наличия подписи руководителя, его  фамилия и инициалы, номера телефона  исполнителя, согласования проекта  постановления, распоряжения с:  юристами администрации района, курирующими заместителями главы  администрации в указанной последовательности;

- направление  проекта постановления, распоряжения  на утверждение главе администрации  МР;

- присвоение  регистрационного номера постановлению,  распоряжению главы администрации  МР после утверждения;

- изготовление  копий постановления, распоряжения  главы администрации района в  соответствии с количеством исполнителей, указанных в постановлении, распоряжении  главы администрации района;

- регистрация  в журнале исходящей документации (для постановлений, распоряжений);

- направление  экземпляров постановлений, распоряжений  главы администрации МР ответственным  исполнителям под роспись;

- осуществление  контроля над исполнением постановления,  распоряжения главы администрации.

Проекты – подготовленные с нарушением установленных  требований – возвращаются на доработку; подготовленные в соответствии с  установленными требованиями – вместе с обосновывающими их принятие документами передаются на подпись главе администрации через общий отдел администрации МР.

Постановления и распоряжения главы администрации  МР вступают в силу с момента их подписания, если не установлен иной срок их введения в действие.

Постановления, распоряжения главы администрации  МР подписываются главой администрации  МР, как правило, после визирования  их заместителем главы администрации  МР по строительству, промышленности, ЖКХ и имуществу района, заместителем главы администрации по аграрным вопросам и природным ресурсам –  начальником управления, заместителем главы администрации по социальному  развитию района, начальником территориального финансового управления МФ РБЮ по Иглинскому району, управляющим делами и кадрами МР и другими ответственными лицами по определению главы администрации  МР.

Вышеперечисленные ответственные лица несут ответственность  за визирование проектов постановлений, распоряжений в части целесообразности визируемых мероприятий, целесообразности расходования бюджетных средств  на данные мероприятия, объемов расходных  материалов на мероприятие, строительных материалов, объемов выполненных  работ, расценок, стоимости и другого, что содержится в визируемом материале.

Юристы, визирующие постановления, распоряжения главы администрации МР, несут  ответственность за соответствие их содержания и формулировок соответствующим  законам.

Копии распорядительных документов рассылаются  адресатам общим отделом администрации  МР по указателю рассылки, составленному  исполнителем по согласованию с заместителем главы администрации (по подведомственности) МР.

Копии постановлений главы администрации  МР направляются:

- ежемесячно  в прокуратуру района;

- ежемесячно  в районную центральную библиотеку, затрагивающие права граждан,  а также распоряжения – за  полугодие в прокуратуру района. 

Контроль  за исполнением постановлений, распоряжений, поручений  главы администрации  МР Иглинский район.

Постановка  документа на контроль (если он не определен  в документе) решается главой администрации  МР, его заместителями и управляющим  делами и кадрами МР по подведомственности рассматриваемого вопроса).

Контролю  подлежат документы и поручения, требующие доклада об их исполнении.

Контроль  и организацию исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации  осуществляют заместители главы  администрации, подразделения администрации  в соответствии с их функциями.

Руководители  подразделений определяют из числа  работников исполнителей поручений, которые  осуществляют сбор, обработку и обобщение  поступающей информации, подготовку необходимых документов, а так  же проектов докладов, служебных записок  о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений.

Учет  постановлений, распоряжений, поручений  главы администрации; сбор и обработку  поступающей информации о ходе их выполнения; представление исполнителями справок о выполнении и снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях главы администрации, а так же поручений другим документам; подготовку соответствующей информации о состоянии исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации обеспечивает общий отдел администрации МР.

Постановления, распоряжения, поручения главы администрации  МР исполняются в указанные в  них сроки. Срок исполнения, если он не определен в документе устанавливается  в один месяц или по согласованию с главой администрации МР, его  заместителями, управляющим делами и кадрами МР (по подведомственности вопроса).

Срок  исполнения поручений, содержащихся в  постановлениях и распоряжениях  главы администрации, исчисляются в календарных днях со дня вступления их в силу. Срок исполнения поручения главы администрации исчисляется в календарных днях с даты его подписания.

Поручения главы администрации, содержащие в тексте указания «срочно», исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указания «оперативно».

О ходе и результатах выполнения поручений, взятых на контроль, представляется служебная  записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в  его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности, или докладывается должностным лицом устно.