Организация приемки товаров на примере торгового центра Гиппо

     Для участия в окончательной приемке  товаров и составления двустороннего  акта следует пригласить представителя  одногороднего отправителя. Если товары получены в оригинальной упаковке или  в нарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем, вызывают представителя одногороднего изготовителя. Представитель одногороднего отправителя (изготовителя) должен прибыть не позднее, чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам  в течение 4 часов после получения вызова.

     Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее, чем в  трехдневный срок после получения  вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен договором.

     Вызов представителя отправителя (изготовителя) направляется по телеграфу или телефону не позднее 24 часов, а по скоропортящимся  товарам  немедленно после обнаружения  недостачи. В уведомлении о вызове указывают наименование продукции, дату и номер сопроводительного  документа, а также количество недостающей  продукции.

     При неявке представителя поставщика в  установленные сроки, а также  в случаях, когда его вызов  не обязателен, дальнейшую приемку  проводят с участием представителя  общественности организации, в ведении  которой находится магазин. Представитель  общественности выделяется решением профсоюзного комитета. Материально ответственные  и подчиненные им лица, а также  лица, связанные с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей, не могут быть представителями общественности, выделяемыми для участия в  приемке товаров в магазине. Нельзя выделять в качестве представителя  общественности предприятия-получателя: руководителей магазинов или  их заместителей, даже если она не являются материально ответственными лицами; бухгалтеров, товароведов, которых  связана с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей.

       По результатам окончательной  приемки товаров составляют акт.  В нем указывают количество  недостающих товаров. Их стоимость,  приводят сведения о том, что  определение количества товара  проводилось на исправных весах  или другими измерительными приборами,  проверенными в установленном  порядке, и другие сведения. Оформляют  акт в соответствии с установленной  формой. К нему прилагают копии  сопроводительных документов, документ, удостоверяющий полномочия выделенного для участия в приемке товаров представителя, и другие материалы, предусмотренные правилами приемки товаров.

     Если  при приемке товаров выделены излишки, то об этом также составляют акт.

     Претензии о недостаче товаров, как и  уведомление об излишках, направляют поставщику в течение месяца после  составления акта.

     Если  товары поступили в таре-оборудовании с исправными пломбами, то получатель обязан при их приемке от органов  транспорта проверить соответствие количества единиц тары-оборудования данным, указанным в сопроводительных документах, а также исправность  тары-оборудования и чехлов и соответствие оттисков на пломбах контрольным  оттискам. Удостоверившись в исправности  тары-оборудования и чехлов, работник магазина, принимающий товары, делает отметку в сопроводительных документах о том, что товары приняты за исправной  пломбой. Окончательная приемка  товаров осуществляется без участия  лица, доставившего товар.

     При нарушении целостности пломбы или  неисправности тары-оборудования составляют акт, в котором указывают расхождения  по всей поступившей партии товаров  с сопроводительными документами. Акт составляют по установленной  форме в четырех экземплярах. 

     1.3. Приемка товаров по качеству

     Приемка товаров по качеству — проверка соответствия качества поступивших товаров (физико-механических, химических свойств, внешнего вида и др.) данным сопроводительных документов (стандартам, ТУ, сертификатам, удостоверениям качества).

     Приемка товаров по качеству должна быть проведена  в установленные сроки. Если поставщик  находится в том же населенном пункте, где расположен магазин, то поступившие от него товары принимают  в течение 10 дней (скоропортящиеся в течение 24 часов) с момента их получения. При иногородней поставке срок приемки товаров составляет 20 дней с момента их поступления, а по скоропортящимся продуктам остается прежним. В эти же сроки следует составить акты о результатах проверки качества поступивших товаров.

     В процессе приемки работники магазина выявляют качество и комплектность  товаров, а также соответствие тары, упаковки и маркировки товаров установленным  требованиям.

     Если  при приеме будут обнаружены недоброкачественные  или некомплектные товары, то приемку  приостанавливают и составляют односторонний  акт. В нем указывают количество осмотренных товаров и характер выявленных дефектов. Одновременно надо создать необходимые условия  для сохранности поступивших  товаров.

     Для окончательной приемки товаров  создается комиссия. В ее работник те должен участвовать представитель  одногороднего отправителя (изготовителя) или, если это предусмотрено договором, представитель иногороднего отправителя (изготовителя). Вызов представителя  отправителя (изготовителя), а также  его явка для участия в двусторонней приемке товаров по качеству должны осуществляться в те же сроки, что  и при приемке товаров по количеству.

     Акт о ненадлежащем качестве (некомплектности) товаров составляют с участием представителя  поставщика, а при его неявке  с участием представителя общественности, назначенного в установленном порядке. Проверку качества товаров в одностороннем  порядке магазин может производить  в том случае, если такой порядок  приемки предусмотрен договором.

     Акт о приемке товаров по качеству содержит следующие сведения:

     -         наименование и адрес магазина-получателя товаров,

     -         номер и дату составления акта,

     -         место приемки товаров, время начала и окончания приемки,

     -         фамилии, инициалы лиц, принимавших участие в приемке товаров по качеству и составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дату и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке качества товаров, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров по качеству,

     -         наименование и адрес изготовителя (отправителя) и поставщика,

     -         дату и номер уведомления о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметку о том, что вызов представителя изготовителя (отправителя) не предусмотрен,

     -         дату и номер договора на поставку товаров и сопроводительных документов,

     -         дату прибытия груза на станцию назначения, время его выдачи транспортной организации, время вскрытия транспортного средства, время доставки груза в магазин,

     -         номер и дату коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если он был составлен при получении товара, условия хранения товаров на складе магазина до составления акта,

     -         состояние тары и упаковки в момент осмотра товаров,

     -         исправность пломб и правильность оттисков на них.

     Указывают также количество (массу). Полное наименование и список предъявленных к осмотру  и фактически проверенных товаров  с выделением забракованных, а также  тех товаров, качество которых не соответствует качеству, указанному в соответствующем документе. Отмечают, на каком основании товары переводятся  в более низкий сорт, номера стандартов, по которым проверялось качество товаров. Здесь же необходимо дать заключение о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения.

     В акт могут быть внесены и другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих  в приемке, необходимо указать для  подтверждения ненадлежащего качества товаров.

     О скрытых недостатках, обнаруженных в товарах с гарантийным сроком службы, акт составляют в течение  пяти дней с момента их выявления, но в пределах установленного гарантийного срока. Акт о скрытых недостатках  товаров, гарантийный срок которых  не установлен , составляют в пятидневный  срок с момента обнаружения дефекта, но не позднее четырех месяцев  со дня поступления товаров.

     Магазин обязан принять на временное хранение недоброкачественные или некомплектные  товары до принятия поставщиком решения  об их дальнейшем использовании.

     Претензия о несоответствии качества некомплектности  товаров должна быть заявлена поставщику в те же сроки, что и претензия  о несоответствии количества товаров. К ней должен быть приложен акт  и все другие документы (сопроводительные и т.д.).

     Если  недоброкачественность обнаружена покупателем, то к акту магазина прикладывают: заявление покупателя с заключением  магазина, фабричный ярлык или  копию товарного чека и документы, подтверждающие стоимость ремонта. 

     2.4.Оформление документов при приемке товаров.

     Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

     Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит  из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров  к товарно-транспортной накладной  могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

     При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной  могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем  делается отметка в накладной.

     Если  товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться  Накладная на перевозку груза  в универсальном контейнере.

     Счет-фактура  выписывается в тех случаях, когда  перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной  торговой организации приходным  товарным документом и выступает  основанием для оплаты поступившего товара.

     Оприходование поступивших товаров оформляется  путем наложения штампа на сопроводительном документе.

     Если  товары получает материально ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально  ответственного лица на получение товара.

     Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

     Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных  документах в соответствии с Положением о порядке приемки товаров  по количеству и качеству, утвержденного  постановлением  Совета Министров  РБ от 03.09.2008 г. № 1290. 

     Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности. Если товар находится  в ненарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если на  складе проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.