Выставочная деятельность предприятия как важнейший элемент коммуникационной политики туристической фирмы

     Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

     Для успешной работы на выставке всю выставочную  экспозицию следует грамотно планировать. Условно имеющуюся выставочную  экспозицию туристской фирме следует  разделить на несколько функциональных зон:

• Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
• Рабочая (офис) (микрозона для заключения договоров, проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
• Служебная (вспомогательная зона) – место для складирования запаса информационно-рекламных материалов, посуды, напитков, одежды стендистов и посетителей, место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания, которое, как правило, скрыто от глаз посетителей.

     Для российских туристских выставок уже  становится традиционным использование  двухэтажных стендов, позволяющих  экономить некоторые средства на аренде площади и проводить все  переговоры в комнате на втором этаже.

     На  стенде следует предусмотреть место  для каждого экспоната. Если есть компьютер, который во время демонстрации будет длительное время привлекать посетителей, следует предусмотреть  для них место, чтобы они не мешали работе остальных стендистов и общему потоку посетителей.

     На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких  материалов должен находиться на выставочном  стенде. Реклама для раздачи посетителям  может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

     Ее  цель – оставить у посетителей  материал для последующего более  детального ознакомления. Вместе с  тем это наиболее удачный вариант  передачи адреса и телефона фирмы  потенциальным клиентам.

     Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

• Надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак), в некоторых случаях и телефон;
• Плакатов для оформления стен стенда;
• Экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
• Мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

     Следует помнить, что любая выставка –  это одновременно и процесс учебы: учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. Ведь меняются методы оформления стендов, появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

     Самое существенное для туристического предприятия  состоит в том, чтобы уловить  новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. 
 
 
 
 
 
 
 

4. Работа  персонала турпредприятия во время международной выставки

      Особая  роль в обеспечении успеха в выставочной  деятельности фирмы принадлежит  стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

• Умение и желание общаться с людьми;
• Выносливость;
• Привлекательную внешность;
• Профессиональную компетентность;
• Психологические навыки;
• Хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки).

     Помимо  основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

• Тематика выставки;
• Цели участия в выставке;
• Перечень предоставляемых услуг;
• Основные новинки;
• Задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);
• План стенда;
• Закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
• Распорядок работы;
• Время нахождения руководства фирмы на стенде;
• Основные категории предполагаемых посетителей;
• Модели поведения с каждой категорией посетителей;
• Формы регистрации посетителей;
• Формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки⁹.

     Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал  специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания  и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

     До  начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его  работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные  для показа посетителям (адрес, расчетный  счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке  могут быть собраны все рекламные  материалы по тому направлению, за которое  отвечает данный стендист.

     Во  время выставки желательно, чтобы  каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем  стиле. Это может быть фирменная  униформа с символикой, кепочки, значки.

     На  период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.

     Обратите  внимание ваших сотрудников на следующие  тонкости. Существует несколько основных типов клиентов – постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители выпивки, жалобщики, «шпионы». С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать максимум внимания и заботы. Студенты и стажеры нуждаются, как правило, в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. «Халявщики» и жалобщики пытаются вовлечь сотрудников в бесплодную дискуссию: их следует вежливо, но решительно отваживать, используя гибкую, изматывающую тактику: передавайте такого «клиента» друг другу. Пусть им занимаются все и одновременно никто. Результат гарантирован.

     Для другой категории слушателей – шпионов  – используется тактика перевода разговора на самую серьезную  деловую основу. «Шпион», не владеющий  полномочиями вести переговоры, моментально  утратит интерес и попытается удалиться.

     Основные  функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

     Исследования  показали, что 60% посетителей туристических  выставок уходят, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Чтобы  избежать этого, желательно, чтобы:

• Стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;
• Лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;
• Он сумел бы помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я хотел бы помочь Вам ознакомиться с нашей фирмой», «Наша фирма специализируется на следующих видах деятельности...», «Наиболее интересное на нашем стенде...» и т.п.;
• Он смог бы дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;
• Стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

     Нежелательны:

• Общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;
• Назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;
• Употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;
• Развязное поведение.

     Должно  быть исключено употребление алкогольных  напитков до и во время работы на стенде, даже если такие напитки предлагаются стендистом посетителю.

     Контакты  между стендистами различных  турпредприятий необходимы, к тому же они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

     Стендистам  следует делать пометки о посетителях  стенда компании в специальной тетради, куда записывать название фирмы, адрес, телефон, факс, адрес электронной  почты, сферы интереса посетителя, чем  он занимается (почему здесь) и т.д. Данная информация несомненно пригодится для укрепления связей с новыми партнерами и расширения бизнеса.

     Вывод

     Участие в работе каждой конкретной ярмарки  или выставки не всегда позволяет  достичь поставленных целей. В результате руководство фирмы не довольно конечными результатами. Директор крупной туристической фирмы как-то пожаловался: «Зачем нам все эти выставки? Каждый год участвуем, расходы большие, но как минимум 70% потраченных денег не приносят никакой отдачи». Тем не менее, он продолжает раздавать сотрудникам распоряжения о подготовке к очередной профильной выставке. Ничего удивительного в этом нет. Выставка - инструмент уникальный, она представляет собой миниатюрную модель рынка, где на небольшой территории компактно представлены заказчики, партнеры и конкуренты. Однако при этом далеко не все российские фирмы имеют продуманную выставочную стратегию и принимают решение об экспонировании взвешенно. «Еще не так давно было модно давать рекламу, что делали почти все, не считаясь с реальными потребностями бизнеса. Теперь то же самое происходит и с выставками, которые для многих компаний превратились в «обязаловку». При этом внятных целей у них нет, и мероприятие оказывается бессмысленным»,- говорит вице-президент «EMC-консалтинг» Андрей Ренард¹⁰.

     Участие в выставке - лишь один из инструментов маркетинга, причем весьма дорогостоящий. Поэтому прежде чем принимать  решение, необходимо убедиться, что  нет других, более эффективных  и менее затратных способов добиться необходимых целей. Во-первых, специфика  некоторых компаний и их рынков просто не предполагает экспонирования. Во-вторых, к выставке нужно серьезно готовиться и обучать персонал, который будет  работать на стенде. В-третьих, информацию, полученную на выставке, нужно правильно  обработать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II. Процесс организации крупнейшей туристической выставки MITT

     Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной  выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко  возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция  между ними способствует росту уровня профессионализма.

     В данной главе ними будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России.

     Подготовка  и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

• Принятие решения о проведении выставки;
• Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки;
• Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки;
• Прием заявок на участие в выставке;
• Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:

- Распределение выставочных площадей между участниками;

- Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента;

- Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей;

- Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

• Монтаж экспозиции;
• Торжественное открытие выставки и официальный осмотр;
• Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.
• Обеспечение рабочей программы выставки;
• Официальное закрытие выставки;
• Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.
• Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).