Выставки и ярмарки в современной рекламной деятельности

1. стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;
2. стоимость общей охраны территории;
3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади;
4. стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);
5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест  в период монтажа, работы и демонтажа выставки;
6. и др. дополнительные услуги[4].

     Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют  обычно:

     - мероприятия, проводимые на стенде;

     - тип стенда;

     - оформление стенда;

     - персонал на стенде;

     - реклама до выставки;

     - работа с прессой;

     - особые формы обращения к посетителям;

     - угощения на стенде;

     - транспорт;

     - монтаж и демонтаж стенда;

     - текущие затраты по стенду[5].

     Огромную  часть затрат в выставочном бюджете составляют аренда выставочной площади и расходы на экспозицию. Хороший дизайн стенда концентрирует внимание на продукте и увеличивает количество посетителей. Выставочный стенд - визитная карточка предприятия. Он должен производить впечатление солидное, но не показное. Он может казаться скромным, но не выглядеть скупо или даже убого. Он должен привлекать посетителей, но не быть навязчивым. На стенде может быть организовано шоу, которое не должно превращаться в балаган[7].

     В идеальном случае к организации внешнего облика стенда следует привлекать специалистов-дизайнеров и психологов.

     Размер  стенда зависит от бюджета, поставленных задач, имеющегося пространства на выставке. Размеры экспозиции имеют прямое отношение к результатам всей выставки. Каждый работающий на экспозиции нуждается в 5 кв. м. Свободной площади. Более того, экспонент должен определить место для самого стенда, продукции, столов и стульев[7].

     При планировании любого этапа выставки необходимо применят системный подход, рассматривая ситуацию с разных сторон. На выставке важен любой нюанс, не учитывая который можно постичь неудачу, прежде всего в достижении своих целей. Поэтому планирование, координация и контроль всего процесса организации выставки так важны.  

2.3 Этап  работы выставки 

     В этот период связи с общественностью  являются одним из наиболее действенных  механизмов поддержки участия, который  дает предприятию возможность, воспользовавшись, случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

     В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

1. изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность;
2. бесплатная раздача мелких сувениров;
3. раздача образцов товаров;
4. организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);
5. передача музыкальных программ;
6. демонстрация видеофильмов, слайдов;
7. проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов[5].

     Роль  персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Чем более обоснованно подобран персонал стенда, чем он компетентнее, тем больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых контактов. Целенаправленный выбор и интенсивное обучение сотрудников стенда столь же важны, сколь и эффективная презентация товаров.

     Под персоналом стенда понимается совокупность лиц (с основными и вспомогательными функциями), на которых лежит ответственность  за участие фирмы в конкретном выставочном мероприятии. При выборе сотрудников следует руководствоваться требованиями, предъявляемыми к их профессиональным и личным качествам. Квалифицированный специалист должен:

     - иметь четкие теоретические и практические профессиональные знания, как в отраслевом разрезе, так и в номенклатуре представляемой продукции;

     - быть контактным и общительным;

     - уверенно вести себя в любой ситуации, обладать искусством убеждения, приемами аргументации и доказательства;

     - уметь оперировать своими знаниями и опытом, четко излагать проблему;

     - приспосабливаться к обстоятельствам;

     - знать иностранные языки;

     - обладать опытом работы на выставках, владеть техникой показа и демонстрации;

     - переносить нагрузки (хорошее здоровье)[3].  

     При этом в публичных дискуссиях, возникающих  на сопровождающих выставку мероприятиях, пресс-конференциях или даже на стенде, важно сохранять ясность и гибкость мышления, уметь сдерживать свои эмоции в острополемической или критической ситуации[3].

     К персоналу стенда, сформированному  в зависимости от величины предприятия, относятся:

     - представитель предприятия (член правления, исполнительный директор или другое ответственное лицо, уполномоченное руководством предприятия);

     - руководство стенда (отвечает за работу стенда);

     - стендисты (специалисты, работающие на стенде);

     - технический персонал (консультации, демонстрация товаров);

     -референты по странам (в случае проведения переговоров об экспорте);

     - переводчик;

     - ответственный за работу с прессой;

     - специалист, отвечающий за справочно-информационную службу стенда;

     - обслуживающий персонал (прием гостей, сервис, охрана, уборка)[3].

     Это возможный круг специалистов, обеспечивающих работу стенда. Подобные коллективы формировались  ранее для участия страны в  крупных международных выставках. Постепенно необходимость формирования снова осознается российскими фирмами-экспонентами, стремящимися выйти на международный рынок. 

     2.4 Послевыставочная (послеярмарочная) стадия 

     На  этой стадии, начинающейся с момента  закрытия выставки и длящейся затем  не один месяц, выполняется следующая работа:

1. Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда
2. Проверка результатов участия
3. Составление отчета об участии

     Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия выставки (ярмарки) и включает в себя:

     -    классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

     -    непосредственную проверку «личности» посетителей;

     -   активизацию предприятия для  выполнения полученных заказов в установленные сроки;

     -   своевременную подготовку и рассылку  образцов, согласно принятым обязательствам;

     -    немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

     -    направление благодарственных писем  всем посетителям, содержащих  дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них[3].

     Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели[10].

     Основными элементами, на сравнении которых  должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1. сметные и реальные расходы по участию;
2. расходы на рекламу – пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей;
3. впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке;
4. эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам;
5. оценка состава посетителей;
6. заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидаемыми[7].

     В заключение данной главы необходимо сделать вывод о том, что участие в выставочно-ярмарочном мероприятии требует долгой подготовки как для участника, так и для организатора. Существует несколько этапов участия экспонента в выставочно-ярмарочном мероприятии: этап принятия решения об участии, предвыставочный этап, этап работы выставки, поствыставочный период. Каждый из этих этапов требует много времени, затрат и терпения. 
 
 
 

     3. Роль выставочно-ярмарочной  деятельности в мире

     3.1. Особенности и значение выставочно-ярмарочной деятельности в странах и регионах мира 

     Во  всем мире вопросам выставочного бизнеса  уделяется немало внимания, прежде всего потому, что он является огромной экономической силой, он привносит в национальные экономики миллиарды долларов.

     Роль  выставочной индустрии в мире как важного экономического фактора трудно переоценить. Ежегодно в мире проводится приблизительно 11 тыс. выставочных мероприятий, около половины из них имеют статус международных[8].

     На  рис.3.1 можно рассмотреть долю различных  регионов мира в общем объеме проводимых выставок.

     

     Рис. 3.1. Доля различных регионов мира в общем объеме проводимых выставок[7] 

     Из  рис. 3.1 видно, что лидер по количеству проводимых выставочно-ярмарочных мероприятий - Европа. Годовая прибыль европейской выставочной отрасли составляет примерно 19 млрд евро[8]. В этой отрасли в Европе занято 352 тыс. человек[9]. Европа - обладательница самых больших в мире комплексов, самых известных мероприятий, самой длинной истории организации ВЯМ. Во главе с Германией, Францией, Великобританией Европа удерживает позиции лидера в выставочном мире. В общей сложности экспоненты и посетители только немецких выставок ежегодно тратят почти 10 млрд евро на выставочную деятельность. Около 250 тыс. рабочих мест обеспечиваются этой отраслью. Немецкие фирмы - организаторы выставок ежегодно производят оборот в 2,5 млрд евро. Пять из десяти крупнейших международных выставочных компаний с наивысшим оборотом находятся в Германии. Ежегодно в ней проходит 140 международных и национальных выставок и ярмарок с участием примерно 170 тыс. экспонентов и 10 млн посетителей. Основным преимуществом немецких выставок является их интернациональность. Около половины экспонентов приезжают на немецкие мероприятия из-за рубежа, треть из них приезжает из неевропейских стран. Около пятой части посетителей выставок также приезжают из других стран, и 20% из них из неевропейских стран. Более того, в Германии действует плотная сеть региональных торговых и потребительских выставок, которые представляют собой важное дополнение к международным выставкам. На эти мероприятия ежегодно съезжается около 60 тыс. экспонентов и 9 млн посетителей. Немецкий производственный сектор также широко пользуется заграничными выставками для поддержки экспортного маркетинга. Около 5 тыс. компаний задействовано ежегодно в различных мероприятиях с немецким участием за рубежом[7].

     Немецкие  компании также проводят более 180 своих  собственных мероприятий в основных зарубежных регионах - особенно в Азии, Северной и Южной Америке, а также в Восточной Европе - в интересах немецкой промышленности, которая нуждается в компетентных партнерах на трудных иностранных рынках[7].