Проблеми на шляху підвищення ефективності закупівельної діяльності ТОВ «MUK»

    1.2 Вибір постачальників та їх вплив на ефективність управління

    Вплив постачальників, який може призвести до отримання стійкої конкурентної переваги підприємством, не обмежується зниженням витрат на купування матеріалів, а може полягати у здійсненні низки заходів у таких напрямках:

    1) забезпечення того, щоб (оскільки постачальники мають вирішальне значення під час створення і додавання нової вартості до продуктів, які виготовляються цим підприємством) стратегічні рішення, пов’язані з постачанням, приймались на підставі найдостовірнішої доступної інформації;

    2) інформування про можливі наслідки для ситуації постачання фірми стратегічних рішень;

    3) ідентифікація найважливіших матеріалів/компонентів з метою виконання докладних досліджень;

    5) підтримка рентабельних закупівель через дослідження потенційних джерел постачання;

    6) побудова довгострокової співпраці з постачальниками; створення стратегічних джерел постачання є процесом створення зв’язків із постачальниками, які додають нову вартість і призводять до отримання конкретною господарською одиницею конкурентної переваги, закупівлі постачання можуть призвести до здобуття конкурентної;

    7) проведення переговорів щодо доставки доданої вартості;

    8) збільшення оборотного капіталу підприємства (оборотний капітал – це є надлишок, який виникає з різниці між оборотними засобами, наприклад, запаси матеріалів і компонентів, заборгованості, засоби в банку і грошові засоби, та короткостроковими зобов’язаннями, наприклад, торговельні кредити або перевищення рахунку в банку.

    На вибір постачальника суттєво впливають результати роботи за укладеними договорами. Для оцінки вже відомих постачальників часто використовують методику ранжування, за допомогою якої розробляється спеціальна шкала оцінок розрахунку рейтингу постачальника [2; 3; 4; 5]. Кожному експерту пропонують (незалежно і таємно від інших експертів) встановити коефіцієнт значущості кожного критерію в межах від 0 до 1 (можуть бути встановлені межі значень коефіцієнтів від 1 до 5, від 1 до 10 і т.д.).

    Для аналізу постачальників, з якими підприємство вже співпрацює, можна також використовувати АВС-аналіз, поширений в логістиці. В основі використання цього методу щодо аналізу постачальників лежить припущення, що не всі постачальники характеризуються однаковим впливом на ефективність, через що доцільно інтенсивніше займатися постачальниками, які мають великий обіг [4].

    Класифікація постачальників за методом АВС здійснюється за такою схемою [10]:

    1. Добирається інформація про річний обіг кожного постачальника.

    2. Розміри обігів записуються за спадною послідовністю.

    3. Розраховується частка обігу кожного постачальника у відсотках від загального обігу.

    4. Знаходяться акумульовані значення обігу постачальників у відсотках.

    Як правило, розрізняють три групи постачальників. А-постачальники – ті, з якими підприємство здійснює приблизно 75% обігу, такий обіг дають приблизно 5% постачальників. В-постачальники (20%) дають переважно 20% обігу. С-постачальників (75%) обіг становить приблизно 5%.

    На основі цього аналізу можна зробити висновок про перевагу роботи з певними постачальниками для цього підприємства. Так, якщо витрати на заходи у сфері закупівель потрібно скоротити, то доцільно приділити увагу насамперед А-постачальникам, оскільки інтенсивніша робота з ними може вплинути на загальний обіг підприємства.

    АВС - класифікацію постачальників можна здійснювати і в розмірі товарів, що закуповуються, насамперед з А-товарами, якщо витрати на заходи, пов’язані із закупівлями, будуть незначні. [6]

    Через виявлення значення окремих товарів для підприємства потрібно досягнути концентрації зусиль на конкретних заходах із закупівлі. Таким чином можна визначити ключові завдання для системи складування.

    Для А-товарів, які закуповуються, можна вжити таких заходів, як: точніший аналіз цін закупівель, детальний аналіз структури витрат, всеохоплюючий аналіз ринку, отримання кількох пропозицій від постачальників, більш жорсткі переговори щодо закупівельних цін, ретельна підготовка замовлень на постачання, регулярний контроль запасів, точніше визначення страхових запасів тощо.

    В-товари – товари, які характеризуються середньо-вартісними величинами. Залежно від їх значення з ними слід працювати або як з А-товарами, або як із С-товарами.

    Через велику кількість і низьку вартість С-товарів, які закуповуються, головне завдання раціоналізації полягає у зниженні витрат на оформлення замовлень і складування. Для цього потребуються такі заходи: спрощення оформлення замовлень, зведені замовлення, застосування простих формулювань замовлень, телефонні замовлення, спрощений складський облік, великі партії замовлень, спрощений контроль замовлень, встановлення більш високого рівня страхових запасів тощо.

    Концентрація зусиль на А-товарах чи А-постачальниках не повинна означати, що В- або С-товари чи постачальники залишаються поза увагою. Однак їх економічний вплив не буде настільки вирішальним, як для А-класу.

    Однією із основних передумов успішного здійснення закупівель матеріальних ресурсів є вибір постачальника. Це пояснюється не тільки функціонуванням їх великої кількості, а й необхідністю вибору надійних партнерів, співробітництво з якими не принесе додаткових витрат.

    Основні етапи вибору постачальників

    1-й етап. Пошук потенційних постачальників. При цьому можуть бути використані такі методи:

• оголошення конкурсних торгів (тендера) [7];
• вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації і т. ін.[8];
• відвідування виставок і ярмарків[8];
• листування і особисті контакти з можливими постачальниками [8];
• письмові переговори між постачальником і споживачем. Найбільш перспективними є перший і останній методи.

    Конкурсні торги (тендери) – форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, комплектуючі на велику суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві.

    Проведення тендера включає такі етапи:

    1. Реклама.

    2. Розробка тендерної документації.

    3. Публікація тендерної документації.

    4. Приймання і розкриття тендерних пропозицій.

    5. Оцінка тендерних пропозицій.

    6. Підтвердження кваліфікації учасників торгів.

    7. Пропозиція і присудження контракту.

    Пояснимо деякі етапи проведення конкурсних торгів.

    Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

    – інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

    – дає опис закуповуваних товарів або послуг;

    – установлює критерії для оцінки пропозицій;

    – визначає умови майбутнього контракту.

    Оцінка тендерних пропозицій ведеться в суворій відповідності з критеріями, наведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

    – попереднє призначення членів тендерного комітету, які будуть здійснювати оцінку пропозицій;

    – розгляд тільки тих пропозицій, що відповідають вимогам, викладеним у тендерній документації;

    – відсутність будь-яких переговорів з учасниками торгів.

    Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому показано, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції та дані рекомендації щодо присудження контракту.

    Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну пропозицію.

    Письмові переговори між постачальником і споживачем. У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами.

    Перший, коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції свої пропозиції (або оферти). Ці документи аналогічні пропозиціям, одержуваним від постачальників при проведенні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій суворо визначені, оферти у випадку письмових переговорів можуть мати різну форму і зміст. Звичайно вони включають такі реквізити: найменування товару; кількість і якість товару; ціну; умови і термін постачання; умови платежу; характеристику тари й упакування; порядок приймання-здачі.

    Оферти можуть бути твердими і вільними (ініціативними).

    Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві з вказівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді протягом цього терміну рівноцінно відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції.

    Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Тверді оферти виси лаються, як правило, традиційним партнерам.

    Вільна оферта не містить ніяких зобов'язань продавця стосовно покупця. Вона може висилатися у необмеженій кількості потенційним споживачам і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

    При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). У запиті указуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу й ін.), крім ціни, що з'явиться у відповідній пропозиції.

    2-й етап. Аналіз потенційних постачальників.

    Складений перелік потенційних постачальників аналізується за спеціальними критеріями, які дають змогу здійснити відбір прийнятних постачальників. Критерії оцінки і відбору постачальників: вартість придбання продукції або послуг; якість обслуговування; надійність постачання; віддаленість постачальника від споживача;

    – терміни виконання замовлень; періодичність постачань; умови оплати; мінімальний розмір партії товару; можливість одержання знижки; частка постачальника у покритті витрат; повнота асортименту; умови розподілу ризиків; наявність сервісного обслуговування; рекламна підтримка; репутація постачальника; фінансове становище постачальника, його кредитоспроможність та ін.

    Перші два критерії вважають основними. Вартість придбання містить ціну продукції або послуг. Якість обслуговування містить якість продукції або послуги і надійність обслуговування. Надійність можна оцінити через імовірність відсутності відмови в задоволенні заявки споживача.

    Підприємство визначає для себе найбільш значимі критерії залежно від специфіки своєї діяльності.

    Внаслідок аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, з якими проводиться робота зі встановлення договірних відносин. Список постачальників зазвичай складається за кожним конкретним видом матеріальних ресурсів, які постачаються.

    3-й етап. Оцінка результатів роботи з постачальниками.

    Оцінку постачальників потрібно проводити не тільки на стадії пошуку, але й у процесі роботи з уже відібраними постачальниками.