Управление ресурсами в программах и портфелях проектов

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации и/ или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка  источников закупок — общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение  технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры  по закупкам (поставкам) — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение  стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка  выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих применений в других проектах.

 

2.2. Основные принципы планирования ресурсов проекта.

 

В данном разделе  приведены основополагающие принципы и понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту — основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами  ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе:

» разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

» разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

» контроль за ходом работ — сравнение  плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают  как обеспечивающие компоненты работ  по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два  основных метода планирования ресурсов проекта:

» ресурсное  планирование при ограничении по времени;

» планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта  получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами— к организации закупок и поставок ресурсов.

 

2.3. Управление закупками ресурсов.

2.3.1. Основные задачи закупок и поставок.

 

На рис. 2.3.1 и 2.3.2 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. В  настоящей главе закупки рассмотрены как этап жизненного цикла проекта (проектного цикла). При этом рассматриваются определенные аспекты закупок материально-технических ресурсов (см. рис. 2.1.1).

Основная  задача проектно-закупочной фазы проекта  — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта.

Этот процесс  можно разделить на две части:

» закупки  ресурсов и услуг на конкурсной основе;

» поставки на место производства работ.

Рис. 2.3.1. Укрупненные этапы проектно-закупочного цикла

Рис. 2.3.2. Место закупок и поставок в проектном цикле

 

На рис. 2.3.3 приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта.

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупнено сводится к следующим шагам:

1) подготовка  спецификаций и технических условий,  характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение  возможных источников закупки  ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

4) предварительный  отбор участников торгов;

5) подготовка  документов для торгов;

6) проведение  торгов и принятие решения  о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

7) размещение  заказа, включая переговоры о  поставках;

8) контроль  за поставками (своевременность,  комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

9) разрешение  конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на  работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;

12) планирование  поставок;

13) организация  бухгалтерского учета;

14) доставка, приемка и хранение товара;

15) учет и  контроль доставки.

Рис. 2.3.3. Система распределения ресурсов проекта

 

На Западе последние 4 позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки— Подрядчик.

 

2.3.2. Правовое регулирование закупок и поставок.

 

Структура элементов  правового регулирования договорных отношений при закупках и поставках приведена на рис. 2.3.4.

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством. При этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Дадим определения двум основным типам договоров, на основе которых организуются закупки: договору поставки (материально-технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).

Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и

платить за него определенную цену. Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т. е. как правило, отсутствует обязанность поставщика вступать в договор. Заметим: в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя — например, в случае поставок продукции на Крайний Север или для государственных нужд.

Рис. 19.3.4. Структура правового  регулирования закупок.

 

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключается в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ) результат которой переходит в собственность заказчика.

На основе такого рода обязательств осуществляются: создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющихся вещей (работы по реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производственных новшеств— образца нового изделия).

Основным  источником, регулирующим этот тип договоров, является Гражданский кодекс РФ. 

Разновидностями договора подряда являются: договор подряда на капитальное строительство, договор подряда на производство проектных и изыскательских работ, а также договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Заметим, что, в соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.

 

2.3.3. Организационные формы закупок.

 

Различают следующие  организационные формы закупок:

прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки , как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: а) непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов  предприятия и предпринимателей при совершении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ.

 

2.3.4. Основные требования к управлению закупками и поставками.

 

Рассмотрим  требования к некоторым из вышеперечисленных  шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики:

» закупки  и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

» графики  разрабатываются в увязке с общим  планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;

» план должен охватывать весь проект в целом;

» выбор места  закупок определяется на основе расчета  стоимости вариантов;

» в плане  определяются структуры и лица, ответственные  за каждую позицию, подлежащую поставке.

Выбор поставщиков  осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Требования  к порядку размещения заказов:

» совместно  с проектной организацией разрабатываются  мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;

» общие заказы оформляются только на основе работ  по сокращению номенклатуры закупок;

» оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;

» заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

 

Контроль  за поставками:

» осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

» организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);

» основывается на общем плане проекта;

» все изменения  вносятся в общий график проекта;

» основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные  работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).

 

2.4. Управление поставками.

2.4.1. Типы товарных рынков.

 

Можно выделить следующие типы товарных рынков:

1. Рынки продукции,  при приобретении которой потребитель  руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посреднические организации различных типов (федеральные, республиканские, региональные).

2. Рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это — рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радиопромышленности, торгового оборудования и т. д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм — «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, — через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы.