Управление ресурсами в программах и портфелях проектов

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………..3

Глава 1. Понятия проекта, управления проектами,

портфелями  и программами проектов………………………….7

1.1. Что  такое проект? ................................................................................7

1.2. Что  такое управление проектами?......................................................8

1.3. Связи между управлением проектами, управлением

программами и управлением портфелями..............................................10

1.3.1. Управление портфелями ................................................................11

1.3.2. Управление программами………………………………………...13

Глава 2. Управление ресурсами проекта.................................................15

2.1. Процессы управления ресурсами проекта.......................................15

2.1.1. Ресурсы проекта..............................................................................15

2.1.2. Процессы управления ресурсами..................................................18

2.2. Основные принципы планирования ресурсов проекта...................21

2.3. Управление закупками ресурсов ......................................................23

2.3.1. Основные задачи закупок и поставок............................................23

2.3.2. Правовое регулирование закупок и поставок...............................25

2.3.3. Организационные формы закупок ................................................28

2.3.4. Основные требования к управлению закупками и поставками..29

2.4. Управление поставками.....................................................................30

2.4.1. Типы товарных рынков ..................................................................30

2.4.2. Договоры на поставку материально-технических ресурсов........32

2.4.3. Планирование поставок ..................................................................33

2.4.4. Поставки материально-технических ресурсов..............................34

Заключение……………………………………………………………….37

Список  использованной литературы…………………………………....38

 

 

Введение

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

» направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

» координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных  действий;

» ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

Отличие проекта  от производственной системы заключается  в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами.

Однако в  последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как  система деятельности существует ровно  столько времени, сколько его  требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует  ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право  на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Вот некоторые из них.

В самом общем  виде проект (англ. project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться  как процесс перехода из исходного состояния в конечное— результат при участии ряда ограничений и механизмов.

Без преувеличения  можно сказать: в сегодняшней  России происходят наиболее масштабные изменения в экономике, управлении, укладе жизни. Эти изменения не только масштабны, но и беспрецедентны — ни в одной другой стране мира за столь короткий срок не происходила коренная ломка одной экономической системы и формирование другой.

Все многообразие процессов, происходящих при этом, можно  представить как совокупность социальных, технических, организационных, экономических проектов. Если научиться этими проектами управлять, а руководители, призванные принимать решения, будут прислушиваться к рекомендациям профессиональных управляющих проектами, можно утверждать: проводимые в стране реформы будут идти успешнее.

Вместе с  тем понятно, насколько сложно разработать  и реализовать на практике систему управления, адекватную жизненным реалиям. Поэтому было бы преувеличением сказать, что методология управления проектами является панацеей от всех сбоев в механизме реформ.

Отметим главные  области изменений в сегодняшней  России, являющиеся предпосылками применения и одновременно потенциальной сферой интересов изучаемой дисциплины:

» ликвидация планово-распределительной системы, основанной на принудительном и волевом администрировании, начало формирования правовой системы регулирования;

» изменение  отношений собственности (разгосударствление предприятий и организаций, акционирование, приватизация и др.);

» процесс  демонополизации производителей различного рода товаров и услуг;

» изменение  рынка— переход к относительному балансу предложения и платежеспособного  спроса;

» изменение  организационных форм (в соответствии с изменениями отношений собственности  и рынка), сопровождающееся децентрализацией управления и постепенной передачей определенных функций на места;

» изменение  производственной системы, «подстраивающейся  под рынок»;

» изменение  методов и средств управления — в частности, переход на идеологию  программного управления;

» отмена государственной  монополии в области внешней  торговли;

» формирование рынка инвестиционных проектов, недвижимости, ценных бумаг, подрядных и других работ;

» создание рынка инвестиционных компаний, инжиниринговых и консалтинговых фирм, предлагающих свои услуги в области экономической, управленческой, информационной поддержки проектов;

» появление  в инвестиционной сфере первых проектно-ориентированных  структур, создаваемых как на основе государственных, так и частных предприятий и компаний;

» определенные изменения в психологии управленцев;

» развитие новых информационных технологий;

» активное привлечение к реализации инвестиционных проектов иностранных подрядчиков  и инвесторов, которые традиционно широко используют методологию управления проектами;

» создание новых рыночных структур, работающих с проектами (инвестиционные фонды, финансовые компании, коммерческие банки и др.), которые строят свою работу на проектной основе.

Объективно  возрастает сложность управления экономикой в связи с увеличением числа  субъектов управления, усложнением их действий, снижением уровня профессионализма управленческого персонала. Современная инвестиционная политика направлена на финансирование проектов, реализуемых в минимальные сроки и способных принести максимальную прибыль. В таких условиях новый метод становится проверенным инструментом реализации любых проектов необходимого качества, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.

Вместе с  тем, имеется ряд ограничений, существенно  сдерживающих распространение новой методологии как для управления крупными проектами, так и комплексными программами. К ним относятся: общий спад производства и неустойчивое функционирование экономики; недостаточная

политическая  стабильность (как дополнительный фактор риска); резкое сокращение государственных инвестиций и спад инвестиционной активности; устойчиво высокая инфляция; недостаточная развитость кредитно-финансовой и банковской систем, сдерживающая оборот инвестиций и капиталов; отсутствие надежной системы обеспечения гарантий и льгот для инвесторов— в том числе иностранных.

 

 

Глава 1. Понятия проекта, управления проектами, портфелями и программами  проектов.

1. Что такое проект?

 

Проект –  это временное предприятие, предназначенное  для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или признано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта. «Временный», как правило, не относится к создаваемому в ходе проекта продукту, услуге или результату. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Так, результатом проекта по возведению монумента на центральной площади города станет монумент, который будет украшать город в течение столетий. Проекты также могут приводить к воздействиям на

социальную, экономическую и экологическую  среду, превышающим длительность самого проекта.

Каждый проект приводит к созданию уникального  продукта, услуги или результата. Несмотря на то, что в результатах проекта могут присутствовать повторяющиеся элементы, их наличие не нарушает принципиальной уникальности работ по проекту. Например, офисные здания могут строиться из одинаковых материалов или одной и той же командой, но их местоположение может быть уникальным и отличаться архитектурой, обстоятельствами, подрядчиками и т. д.

Текущая деятельность, как правило, представляет собой  повторяющийся процесс, поскольку  выполняется в соответствии с существующими в организации процедурами. И, наоборот, по причине уникального характера проектов, возможна неопределенность в отношении продуктов, услуг или результатов, создаваемых в ходе проекта. Задачи по проекту могут быть новыми для команды проекта, что обусловливает необходимость более тщательного планирования, в отличие от рутинных работ. Кроме того, проекты предпринимаются на всех уровнях организации. В проекте может участвовать один человек, одно структурное подразделение или несколько структурных подразделений организации.

В результате проекта может получиться:

•   продукт, представляющий собой элемент другого изделия или конечное изделие;

• способность предоставлять услуги (например, бизнес-функции, поддерживающие производство или дистрибуцию); или

• результаты, такие как последствия или  документы (например, исследовательский  проект производит данные, которые можно использовать для определения наличия тенденции или пользы какого-либо нового процесса для общества).

Примерами проектов могут служить, среди прочего:

•    разработка нового продукта или услуги;

•    осуществление изменений в структуре, кадрах и стиле организации;

• разработка или приобретение новой или усовершенствованной  информационной системы;

• строительство  здания или сооружения; или

• внедрение  новой процедуры или нового процесса на предприятии.

 

1.2. Что такое управление проектами?

 

Управление  проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов  к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью

применения  и интеграции логически сгруппированных 42 процессов управления проектами, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов следующие:

• инициация;

• планирование;

• исполнение;

• мониторинг и управление;

• завершение.

В управление проектами, как правило, входит:

•    определение требований;

• удовлетворение различных потребностей, решение  проблем и удовлетворение ожиданий различных заинтересованных сторон проекта в ходе планирования и выполнения проекта;

•     уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, среди прочих:

○    содержание;

○    качество;

○    расписание;

○    бюджет;

○    ресурсы;

○    риски.

Каждый конкретный проект окажет влияние на ограничения, которым должен уделять внимание менеджер проекта.

Взаимоотношение между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор. Так, если сжимается расписание, то зачастую возникает необходимость увеличения бюджета и включения дополнительных ресурсов для выполнения одного и того же объема работ в более сжатые сроки. Если увеличение бюджета невозможно, может быть сокращено содержание или снижено качество для поставки продукта в более сжатые сроки в пределах установленного бюджета. Мнение заинтересованных сторон проекта по поводу того, какой из факторов более важный, могут разделяться, что приводит к повышению сложности проекта. Изменение требований, предъявляемых к проекту, может вызвать дополнительные риски. Команда проекта должна быть способна оценить ситуацию и уравновесить требования в целях достижения успеха проекта.

По причине  возможного изменения план управления проектом носит итеративный характер и проходит через последовательную разработку на различных стадиях жизненного цикла проекта. Иными словами, по мере накопления более подробных и специфичных знаний можно перейти к детализации и улучшению плана. Последовательная разработка позволяет команде управления проектом осуществлять управление на более детальном уровне по мере развития проекта.