Управление дочерними и зависимыми компаниями холдинга «Деликатный переезд»

1. Условия создания системы  внутреннего контроля.

     Установленная система внутренней подчиненности, способов и сроков согласования действий филиалов, а также результатов их деятельности должна функционировать эффективно, а система, не отвечающая масштабам и специфике деятельности, или создание "неповоротливой" системы может повлечь больше отрицательных результатов, чем положительных. Именно поэтому не существует идеальной универсальной модели для организации системы внутреннего контроля, которую можно было бы применить в любой организации. Тем не менее можно выделить общие принципы ее создания. 
Высокий уровень контрольной среды обеспечивает соблюдение ряда условий: (1) общие функции контроля должны быть распределены между руководителями структурных подразделений; (2) организационная структура организации должна отвечать масштабу и специфике деятельности организации; (3) организационная структура мувинговой компании должна предполагать рациональное распределение обязанностей, необходимое обеспечение системы внутренней подчиненности; (4) система документооборота должна быть надлежаще организована во всех функциональных подразделениях компании; (5) при осуществлении деятельности организации должны быть предприняты меры для защиты информации от несанкционированного доступа; (6) все хозяйственные операции должны осуществляться с одобрения руководителей служб и подразделений, генерального директора (руководителя организации); (7) службы организации должны своевременно реагировать на изменения требований законодательства, рынка, условий осуществления деятельности, а также изменения порядка ведения учета и подготовки отчетности; (8) должны быть созданы условия для проведения сверок; (9) персонал, особенно занятый в планировании, должен быть загружен разумно и целесообразно; (10) кадровая политика должна отвечать специфике деятельности организации. Необходимо повышать квалификацию персонала и совершенствовать процедуры по подбору кадров, добиваться от них использования инновационных методов в работе.

2. Направления и способы внутреннего  контроля.

     Систему внутреннего контроля можно разделить на несколько составляющих: по времени осуществления и по целям. Контроль по времени осуществления выступает в качестве способа реализации внутреннего контроля по его направлениям (целям). Разделение внутреннего контроля по времени его осуществления представлено на следующем рисунке:

     Внутреннему контролю присуща определенная двойственность. С одной стороны, у него непрерывный характер - он должен присутствовать на каждой стадии функционирования хозяйственной системы, в момент выполнения каждой хозяйственной операции. С другой стороны, внутренний контроль осуществляется периодически, поскольку реализуется через контрольные действия специально созданных управленческих структур. В первом случае практически каждый работник компании реализует контрольные функции на своем рабочем месте. Во втором случае контроль осуществляется через контролеров, в обязанности которых он входит, реализуясь, таким образом, через функцию управления. Разделение внутреннего контроля по целям его осуществления представлено на следующем рисунке:

     Сохранность имущества обеспечивается предварительными мерами и последующим внутренним контролем. Предварительной мерой является установление материальной ответственности отдельных лиц филиала, в чьем распоряжении находятся денежные средства и имущество организации. Обязанности работников, направленные на сохранность имущества компании, могут быть зафиксированы в должностных инструкциях, трудовых договорах и положении о филиале. Мерой последующего контроля может быть проведение инвентаризации с участием лиц, осуществляющих внутренний контроль в проведении инвентаризации имущества и прочих активов филиала.

     Внутренний  контроль за расходованием средств  также является важной функцией внутреннего  контроля, способствующей в том числе  финансовой устойчивости страховщика. В качестве предварительной меры внутреннего контроля можно назвать также установление сметных показателей бюджета филиалов, основными элементами которого являются доходная и расходная части. Утверждение доходной части бюджета необходимо для установления показателей по премиям и прочим доходам, которых необходимо достигнуть филиалу. Результаты исполнения сметы в дальнейшем способствуют анализу выполнения плана и определению эффективности деятельности каждого структурного подразделения. Регламентация расходов филиала является предварительной контрольной мерой по расходованию средств компании. Показатели расходной части бюджета должны быть составлены не только с учетом потребностей центрального офиса компании в минимизации расходов, но и с учетом потребностей филиала, что, безусловно, необходимо для эффективной работы структурного подразделения. Способом текущего контроля за тем, как расходуются средства компании филиалом, могут быть установленная регламентными документами система согласования расходования средств, а также установленная в компании система согласования отдельных договоров перед их заключением. В свою очередь, анализ и утверждение отчетов о реализации бюджета филиала по итогам определенного периода являются одной из мер последующего контроля за расходованием средств компании.

     Организация внутреннего контроля финансовых показателей крайне важна для обеспечения стабильности функционирования всей системы. В этой части необходим внутренний контроль: (1) за реальностью отражения хозяйственных операций; (2) за полнотой и своевременным отражением в бухгалтерском учете хозяйственных операций; (3) за адекватной оценкой и классификацией имущества и обязательств; (4) за суммированием и обобщением данных бухгалтерского учета. В качестве предварительной меры внутреннего контроля можно назвать и регламентацию порядка ведения бухгалтерского учета. На практике большое число ошибок и прочих негативных последствий возникает при слиянии бухгалтерской базы центрального офиса с базами филиалов. Такие меры приводят к необходимости корректировать данные учета, а это, в свою очередь, значительно увеличивает трудозатраты, хотя полностью не исключает возникновения ошибок. Чтобы избежать подобных последствий, мувинговой компании необходимо установить определенный регламент действий для работников, осуществляющих ввод информации в бухгалтерскую программу, к примеру утвердить инструкции с понятным алгоритмом необходимых действий. Работник обязательно должен быть ознакомлен с такой инструкцией и последствиями ее неисполнения, кроме того, в его должностной инструкции должна быть ссылка на внутренние регламентирующие документы. В организации должны быть обеспечены условия для осуществления отдельных последующих контрольных процедур - средств контроля. К таким процедурам можно отнести инвентаризацию активов и расчетов с дебиторами и кредиторами, сверки, тестирование отдельных участков учета, и прочие меры, направленные на обеспечение условий для подготовки достоверной бухгалтерской отчетности. С этой же целью службой внутреннего контроля или внутренними аудиторами могут проводиться и отдельные контрольные процедуры по бухгалтерскому учету.

10. Алгоритм управления региональными предприятиями и его обоснование

     Деятельность  каждого отдельно взятого филиала также подлежит регламентации на основе утвержденных положений и инструкций. Чтобы быть эффективным, филиал должен придерживать установленного головным офисом плана. Основные этапы управления филиалом, которую проводит служба внутреннего контроля, включают в себя, в том числе: (1) ознакомление с деятельностью филиала, инициирование проверки; (2) составление плана и программы проверки; (3) проведение проверки по существу; (4) оформление результатов проверки; (5) использование результатов проверки для корректировки деятельности филиала.

     На  этапе ознакомления проводятся: (1) анализ документов и положений, регламентирующих деятельность филиала, особенности деятельности филиала, организации процессов; рассмотрение результатов прошлых проверок; (2) обзор баз данных, бухгалтерских программ и прочего программного обеспечения, обслуживающего процесс деятельности филиала. 
 Если принимается решение о проведении проверки филиала, осуществляется ее дальнейшее планирование. Планирование включает разработку общей стратегии проверки, которая закрепляется в плане, и ее детализацию в программе. И план, и программа в ходе проверки могут по необходимости изменяться. И план, и программа проверки должны учитывать особенности деятельности организации в целом и ее филиалов в частности, а также цели проверки. В любом случае основными аспектами, которые необходимо учитывать при осуществлении проверки, являются: (1) существенные риски, относящиеся к объекту контроля; (2) общие задачи при осуществлении контроля; (3) эффективность действующей системы контроля, возможность ее усовершенствования.

     Непосредственно на этапе проверки служба внутреннего контроля должна собрать, оценить и впоследствии документально оформить информацию. Как правило, проверка проводится выборочно. Объем выборки должен давать достаточную уверенность в том, что выводы, сделанные на основе анализа рассмотренных данных, будут приемлемы для всего объема данных и не приведут к искажениям.

     Направления проверки определяются службой внутреннего  контроля самостоятельно в зависимости  от поставленных задач и текущего состояния дел в филиалах. Можно  выделить несколько вопросов, рассмотрение которых, как правило, считается обязательным при проверке. 
1. Соблюдение руководством и работниками филиалов требований законодательства. Соблюдение установленных в компании регламентов и ограничений по осуществлению, оформлению и отражению в учете отдельных операций (например, соблюдение действующих в компании процедур согласования по расходованию средств, совершению сделок, осуществлению выплат, заключению договоров и т.д.). Соблюдение установленных мер, направленных на сохранность имущества. 
2. Соблюдение интересов собственников компании, а также потребителей услуг. 
3. Корректное оформление и отражение в регистрах бухгалтерского учета отдельных хозяйственных операций, в том числе соответствие порядка оформления договоров и т.д. требованиям законодательства, а также внутренним регламентирующим документам компании.

4. Соблюдение установленных мер, не позволяющих использовать служебную информацию при осуществлении деятельности во избежание конфликта интересов, а также не позволяющих неправомерно использовать служебную информацию.

     Служба  внутреннего контроля (руководитель проверки) может самостоятельно делать выборку для проверки, а отдельные  положения по выборке могут быть регламентированы внутренними документами  компании. На основе соответствующего анализа и оценки информации формулируются выводы и результаты проверки. При проведении проверки служба внутреннего контроля имеет право запрашивать и получать от работников филиала все необходимые документы (информацию); получать доступ к программному обеспечению (предпочтительно в режиме просмотра, т.е. без права внесения изменений); проводить инвентаризацию имущества, осмотр используемых помещений, имущества; выемку документов (при необходимости и основаниях предполагать дальнейшее сокрытие фактов); получать необходимые пояснения от представителей филиала; осуществлять прочие меры. Результаты проверки оформляются в отчете. Выявленные нарушения и искажения могут послужить причиной для внесения корректировок в систему организации учета, документооборота или регистры бухгалтерского учета. Служба внутреннего контроля имеет право выпустить по установленной в организации форме указание предпринять конкретные действия или прекратить определенные действия, при этом несоблюдение соответствующими службами филиала указаний службы внутреннего контроля может привести к нежелательным последствиям для исполнителей. Подобные меры должны быть закреплены в регламентирующих документах, с которыми следует ознакомить сотрудников, подпадающих под их действие.

     Система внутреннего контроля в целом и служба внутреннего контроля в частности должны отвечать масштабам и специфике деятельности каждой конкретной организации. Создание системы и службы внутреннего контроля необходимо осуществлять после анализа деятельности организации в целом и филиалов компании, определения основных целей и задач, анализа отдельных процессов. Только в этом случае они будут функционировать эффективно.

11. Риски, связанные с реализацией в компании данной системы управления, а также возможные меры, направленные на минимизацию рисков

     Риски сопровождают предприятие во все  время их функционирования. Когда  предприятие начинает свою деятельность, уже возникает риск того, что продукт, произведенный им, не будет продан по разным причинам.  
Все риски предприятий приводят к снижению эффективности его деятельности вплоть до закрытия. Большая часть рисков предприятий составляет экономические риски. Следовательно, под экономическими рисками предприятия можно рассматривать совокупность факторов внешней и/или внутренней среды, приводящих к сокращению производства, изменению положения на рынке, утрате прибыли, продукта или бизнеса в целом. Риски, связанные с внутренней средой предприятия, являются результатом несовершенства его организационно-хозяйственной деятельности. К ним можно отнести: (1) несоответствие техники и технологии; (2) несоответствие технологии и качественного состава работников; (3) нечеткость определения целей и задач производства; (4) несовершенство организационной структуры; (5) отсутствие координации между деятельностью различных служб; (6) несоответствие правовых форм и форм управления бизнесом.