Процесс формирования
целей может быть организован,
напри¬мер, таким образом: сначала
формируется генеральная цель
— цель 0-го уровня, а затем
последовательно цели более низких
иерархиче¬ских уровней, «раскрывающие»
непосредственно предшествующие
им цели более высокого иерархического
уровня.
В процессе формирования
целей можно использовать такие
под¬ходы, как аналитическое изучение,
каузальный эмпиризм. Аналити¬ческое
изучение предполагает построение
модели изучаемой системы для
получения более четкой картины
о входных и выходных пере¬менных.
Такой анализ позволяет получить
более четкое представле¬ние
о целях соседних иерархических
уровней. Подход каузального эмпиризма
предполагает наблюдение за процессом
принятия реше¬ний и выявление
целей различного иерархического
уровня в резуль¬тате таких
наблюдений.
Процесс формирования
целей может идти и в противоположном
направлении: от целей менее
высокого иерархического уровня
к це¬лям более высокого иерархического
уровня (снизу вверх). При та¬ком
подходе может быть использован
метод составления аналитиче¬ских
обзоров, поскольку он может
дать много целей более низких
иерархических уровней, которые
впоследствии обобщаются до уров¬ня
целей более общего характера.
Одна из причин того, что цели
не выражаются в количественной
форме,—трудность количественного
выражения целей. Но для эффективного
управления организацией это
необходимо.
Но если дерево целей
построено, оно оказывается гораздо
более эффективней набора мероприятий,
построенного традиционными ме¬тодами.
Поскольку цель — это состояние
объекта управления, к дос¬тижению
которого стремится организация,
то для того, чтобы иметь возможность
реального управления объектом,
необходимо уметь из¬мерять степень
достижения цели. Это необходимо по
многим при¬чинам, в частности, только
имея возможность оценить степень дос¬тижения
цели, можно вовремя скорректировать управленческие
воз¬действия.
Оценить степень достижения
цели можно лишь с помощью
соот¬ветствующего критерия. Критерий
должен, с одной стороны, адек¬ватно
отражать степень достижения
цели (все основные аспекты), а
с другой стороны, быть измеримым.
В частности, это может быть
количественный показатель, характеризующий
экономическую эф¬фективность деятельности
предприятия; это может быть
критерий, позволяющий использовать
для получения количественной
оценки качественную оценку состояния
объекта; это может быть информа¬ция,
позволяющая проранжировать состояние
объекта по предпочти¬тельности.
В то же время критерий должен
позволять оценивать именно степень
достижения цели, к которой стремится
организация.
Многие критерии, которые
используются для оценки степени
достижения цели и для которых
существует понятная шкала и
уро¬вень значения этих критериев
однозначно определяется, носят
объ¬ективный характер. Однако в
ряде случаев можно лишь воспользо¬ваться
субъективными критериями, которые
соответствуют системам ценности
управленца.
Таким образом, чтобы
система целей, сформированная
организа¬цией, была измеримой,
необходимо, чтобы существовал набор
крите¬риев, а для каждого критерия
- соответствующая ему шкала, кото¬рые
позволяют определить степень
достижения каждой из целей.
Только при наличии такой системы
критериев и шкал, а также при
наличии коэффициентов, позволяющих
оценить сравнительную важ¬ность
различных целей, а значит и
соответствующих им критериев,
можно лишь эффективно осуществлять
процесс управления. Дейст¬вительно,
устанавливать наличие значительных
отклонений в ходе реализации
принятых управленческих решений,
осуществлять кор¬ректировку принятых
ранее решений, в полной мере
задействовать механизм обратной
связи можно лишь, если иметь
эффективный инструментарий для
своевременного установления наличия
отклоне¬ний в ходе реализации
решений, в ходе достижения
поставленных организацией целей.
Если деятельность
организации достаточно сложна
и разнообраз¬на и цели, к достижению
которых она стремится, представлены
в виде дерева целей, то в
виде дерева могут быть представлены
и критерии, с помощью которых
оценивается степень достижения
це¬лей, входящих в состав дерева
целей. Такое представление системы
критериев позволяет более эффективно
отслеживать ход реализации поставленных
организацией целей.
Формирование дерева
критериев наиболее целесообразно
осуще¬ствлять параллельно с
формированием дерева целей организации:
Рисунок: дерево целей и
критериев их отбора: А, В, С —
критерии отбора целей
Одновременный процесс формирования
деревьев целей и деревь¬ев критериев
способствует более точному определению
целей, стоя¬щих перед организацией.
Дополнительную информацию при форми¬ровании
целей дает определение способа
оценки их достижения. Структура дерева
критериев аналогична структуре
дерева целей ор¬ганизации.
После того как сформированы
цели, стоящие перед организаци¬ей,
и критерии, позволяющие оценить
степень их достижения, необ¬ходимо
определить задачи, решение которых
позволит организации реализовать
поставленные цели. Задачи в виде
конкретных заданий ставятся
перед непосредственными исполнителями.
При этом зада¬ние должно быть
ясно и четко сформулировано,
чтобы, с одной сто¬роны, у исполнителя
была полная ясность, как задание
должно вы¬полняться, а с другой
стороны, чтобы была возможность
проконтро¬лировать ход и результаты
его выполнения.
Особую роль как
при определении целей, стоящих
перед органи¬зацией, так и
при определении задач и заданий
по реализации по¬ставленных
целей играет ресурсное обеспечение.
При этом при фор¬мировании
стратегии и тактики организации
должны учитываться не только
ресурсы в обычном понимании,
но и в обобщенном смысле, т.
е. и материалы, и технологии,
и люди, и информация, а также
имеющиеся деловые связи, положение
на рынке и т. д. Часто
ресур¬сы бывают ограничены. При
этом, в зависимости от конкретной
си¬туации, различные виды ресурсов
могут быть узким местом. Так,
если цели влекут большие материальные
затраты, то приходится ог¬раничиваться
теми целями и средствами их
достижения, которые укладываются
в бюджет организации.
Одним из основных
умений современного управленца
является умение рационально
распределить и воспользоваться
имеющимися в распоряжении организации
ресурсами. Проблема рационального
рас¬пределения ресурсов является
одной из основных проблем
планиро¬вания деятельности современной
организации. Однако никогда не
следует забывать о том, что
основной смысл постановки любой
цели — в ее достижении. А
достигнута цель может быть
только при условии эффективной
реализации планов, в соответствии
с которы¬ми организация действует