Стратегический анализ внешней среды организации

В ООО «Крафт» широко развита деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, т.е. делопроизводство. Вся документация в ООО «Крафт» создаётся и оформляется с помощью оргтехнических средств. Т.к. организация средних размеров (420 м²), то связь директора со службами осуществляется при помощи телефона с автоответчиком. В бухгалтерии к оргтехническим средствам относится компьютер, принтер, копировальная машина, а также простые орудия и приспособления.

В организации создаются  документы, регламентирующие структуру, задачи и функции предприятия, организацию  его работы, которые называются организационными.

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов директора ООО «Крафт». Эти документы на два вида: по основной деятельности и личному составу. Приказ о прекращении действия трудового договора с работником см. Приложение 5.

В ООО «Крафт» составляется письменная форма трудового договора (контракта) между работником и организацией, в лице руководителя организации. Контракт имеет следующие реквизиты: название, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остаётся в ООО «Крафт», а другой храниться у работника. Пример трудового договора между ООО «Крафт» и Тимофеевой Т. Д. см. Приложение 6.

К информационно-справочным документам относятся письма, посредством  которых ООО «Крафт» получает и передаёт информацию в г. Конаково. Примером могут служить письма, которые получает ООО «Крафт» о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица.

Также в ООО «Крафт»  по мере необходимости оформляются справки, докладные и объяснительные записки.

Очень важным вопросом организации  и ведения бухгалтерского учета  является принятие учетной политики. Приказ по ООО «Крафт» об учётной политике предприятия на 2004 год, см. Приложение 7. Под учётной политикой понимается принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учёта: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов деятельности.

Основываясь на пункте 3 статьи 258 НК РФ установить следующие  сроки полезного использования амортизируемого имущества:

• первой группы (все недолговечное имущество) - 1 год и 1 месяц;
• второй группы – 2 года и 1 месяц;
• третьей группы – 3 года и 1 месяц.

В ООО «Крафт» в  январе 2003 года оприходованы и введены  в эксплуатацию поступившие объекты основных средств и нематериальных активов (табл. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2. Нематериальные активы в 2003 г.

Наименование объекта	Первоначальная  стоимость	Амортизационная группа	Срок полезного использования	Период нахождения в эксплуатации у предыдущих собственников, мес.	Срок полезного использования с учетом нахождения в эксплуатации у предыдущих собственников, мес.	Ежемесячная норма и сумма амортизации %, руб.
Основные средства
Принтер	11 000,00	3-я группа	37 мес.	27 мес.	10 мес.	10 % 1 100,00
Компьютер	11 667,00	3-я   группа	37 мес.	-	37 мес.	2,7 % 315,00
Итого	22 666,67					1 415,00
Нематериальные активы
Исключительное право на использование базы данных	12 000,00	-	60 мес.	-	60 мес.	1,67 % 200,00
Исключительное право на использование базы данных	5 000,00	-	36 мес.	-	36 мес.	2,78 % 139,00
Итого	17 000,00					339,00
Всего	39 666,67					1754,00

 

Таким образом, учётную политику можно понимать как внутренний закон предприятия, устанавливающий особенности ведения бухгалтерского учёта.

 

Функции и организационные  структуры управления

Организационная структура  управления – один из основных элементов  управления организацией, это совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчинённости и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Графически организационную структуру ООО «Крафт» см. приложение 8.

В ООО «Крафт» линейная организационная структура управления Сущность данной структуры в том, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточившийся на вертикальном разделении труда и приводящий к управлению по уровням. Структура позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение.

Управление необходимо рассматривать как циклический  процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функции управления –  это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответствующей организацией работ. К основным функциям управления относятся: планирование, организация, мотивация, контроль.

В ООО «Крафт» функция  планирования связана с определением целей фирмы, выявления путей и средств их достижения. Цель ООО «Крафт» обеспечить покупателей товарами необходимыми и желательными для жизнедеятельности, начиная с товаров бытового назначения (отдел «Галантерея»), хозяйственные товары (отдел «Хозтовары») и заканчивая, такими как бытовые приборы, кухни, прихожие (отдел «Мебель»). Для каждого отдела руководителем разрабатывается план работы отдела, который включает в себя, что должно быть на прилавках в отделе, согласно спросу потребителей, в каком количестве. Продавцами каждого отдела составляются заявки от покупателей, выявленный спрос анализируется старшими продавцами. После, обработанная в письменном виде заявка передаётся руководству. Руководитель принимает решение и даёт задание экспедитору на привоз указанного в заявке товара. Таким образом, мы видим, что происходит делегирование полномочий для выполнения видов деятельности, а также обеспечение координации полномочий по горизонтали и вертикали. Поскольку в организации работу выполняют люди, то важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, и что в целом требуется от работника, занимаемого конкретную должность. Здесь, следует сделать замечание, что в ООО «Крафт» должностных инструкций записанных для каждой должности (бухгалтера, заведующего, продавца, рабочего и др.), как таковых нет. Например, возьмём продавца из отдела «Галантерея». Женщина устроилась на работу в отдел и не знала, что помимо продажи товара, нужно помогать старшему продавцу, принимать товар, упаковывать по просьбе покупателей в праздничную упаковку. Это привело к неприятным инцидентам во время работы. Я считаю, что целесообразно наличие утверждённых положений, должностных и технологических инструкций, регламентирующих деятельность подразделений и персонала. Приведём ещё один пример: рабочий в отделе «Мебель» после отгрузки товара находился на технологическом отдыхе. Руководитель дал указание поменять электропроводку в отделе «Галантерея», притом, что в магазине есть штатный электрик, который на данный момент отсутствовал. В обязанности рабочего не входит обслуживание и ремонт электрооборудования, но из-за отсутствия должностной инструкции и незнания своих обязанностей, он начал выполнять указание руководителя. Это должно быть запрещено, т.к. персонал, ответственный за выполнение конкретных задач, должен быть квалифицирован на основе соответствующих образования, подготовки. Здесь, мы видим неспособность руководителя, парировать непредвиденные обстоятельства (сбои в обеспечении теплом, энергией, водой и т.п., отказ оборудования, недостаток рабочей силы), исключая форс-мажорные обстоятельства. Я считаю, руководитель должен иметь в наличии необходимые документы и обеспечить выполнение их требований, регламентирующих типовой состав «сбойных» ситуаций и алгоритмы действий персонала в случае их возникновения. В данном случае можно было вызвать электрика, оплатив ему почасовую оплату труда выходного дня, или дежурного электрика ЖКХ.

Функция мотивации в  ООО «Крафт» развита слабо. Так  как заработная плата простая повременная, то нет стимула, для того чтобы реализовать большее количество товара.

Предложение: оставить заработную плату по окладу, но ввести процент  от выручки. Это будет стимулировать  работу персонала.

Функция контроля в ООО  «Крафт» состоит в том, что руководитель получает информацию от старших продавцов о деятельности каждого отдела. Анализирует результаты фактически достигнутые с запланированными. В нашем случае соответствует ли ассортимент и количество товара с указанными в заявке, и спросу.

Все рассмотренные четыре функции  управления: планирование, организация, мотивация и контроль имеют две общие характеристики – все они требуют принятия решений и для всех необходимы коммуникации, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение пакетным для других членов организации.

 

1. Анализ макросреды организации

 

К компонентам внешней  среды, оказывающим влияние на эффективность  и устойчивость функционирования фирмы, относятся те, на которые фирма не может воздействовать, которыми она не управляет. Эти компоненты влияют на фирму напрямую (налоговая система, политика поставщиков, потребителей и др.), либо косвенно (политическая, экономическая и другие сферы страны). Факторы макросреды фирмы оказывают влияние на нее косвенно В таблице 3 приведены сферы и факторы макросреды фирмы, влияющие на эффективность и стабильность ее работы.

 

 

 

Таблица 3. Сферы и факторы макросреды фирмы

Сфера макросреды	Факторы макросреды
1. Политические	1.1. Стабильность демократических преобразований факторы в стране 1.2. Вероятность возврата  к прошлой политической системе 1.3. Криминальная обстановка  в стране
2. Экономические факторы	2.1. Тенденции изменения  внешнеэкономических связей 2.2. Дефицит бюджета  страны (%). 2.3. Среднегодовые темпы инфляции 2.4. Удельный вес частной  собственности в совокупной собственности  страны 2.5. Наличие “стратегии  перехода страны на рыночные  отношения и их развития”,  опубликованной в открытой печати 2.6. Показатели налоговой  системы и внешнеэкономической деятельности 2.7. Структура распределения  доходов населения 2.8. Уровень развития  финансовой системы страны
3. Социально-демографические  факторы	3.1. Место страны в  мире по продолжительности жизни 3.2. Место страны в  мире по жизненному уровню населения 3.3. Продолжительность  жизни (мужчин, женщин) 3.4. Смертность детей  в возрасте до одного года, % от родившихся и в сравнении  с лучшим мировым показателем 3.5. Рождаемость и смертность  населения страны 3.6. Структура населения  страны по полу, возрасту, составу семьи, занятости, удельному весу одиноких, по образованию, удельному весу служащих, пенсионеров, школьников, студентов, работающих женщин, плотность населения по регионам и др. 3.7. Миграция населения 3.8. Структура населения  по доходу и др.
4. Правовые факторы	4.1. Наличие федеральных  правовых актов (указов Президента, постановлений правительства, государственных стандартов и т.п.) по стандартизации, метрологии, защите прав потребителей, антимонопольной политике, сертификации товаров и услуг, управлению качеством и конкурентоспособностью товаров, охране окружающей природной среды, предпринимательству, ценным бумагам, финансам и т.д. 4.2. Наличие федеральных  правовых актов, регулирующих взаимоотношения компонентов экономической системы страны 4.3. Наличие федеральных  правовых актов, регулирующих внешнеэкономическую деятельность страны и фирм 4.4. Наличие федеральной  программы создания правого государства 4.5. Качество прокурорского  надзора за соблюдением федеральных правовых актов 4.6. Преемственность правового обеспечения по вертикали и горизонтали
5. Экологические факторы	5.1. Параметры экосистемы  страны 5.2. Количество городов  и удельный вес численности  их населения, которые не отвечают  требованиям по экологичности 5.3. Затраты в бюджете страны (в %) на поддержание экосистемы страны
6. Природно-климатические  факторы	6.1. Характеристика климатических  факторов страны 6.2. Дефицитность отдельных  видов ресурсов по регионам страны
7. Научно-технические  факторы	7.1. Характеристика системы  информации страны 7.2. Уровень компьютеризации  страны
8. Культурные факторы	8.1. Средний уровень  образования населения страны 8.2. Обеспеченность населения  страны объектами культуры (ед/час): театрами, . кинотеатрами, библиотеками, дворцами спорта и комплексами и другими объектами культуры . 8.3. Отношение людей  к окружающему миру 8.4. Долговременные тенденции  развития в области культурных ценностей

 

Инфраструктура  региона

 

Инфраструктура региона, где территориально расположена  фирма, существенно оказывает влияние на эффективность и устойчивость ее функционирования. Вместе с тем, инфраструктура региона, также как и макроструктура, оказывает влияние на работу фирмы косвенно.

К отраслям инфраструктуры относятся следующие:

– рыночная инфраструктура;

– мониторинг окружающей природной среды:

– здравоохранение;

– наука  и образование;

– культура,

– торговля;

– общественное питание,

– транспорт и связь;

– пригородное  сельское хозяйство;

– строительство;

– жилищно-коммунальное хозяйство;

– бытовое  обслуживание;

– промышленность.

Уровень развития, стабильность и эффективность функционирования предприятий и учреждений всех перечисленных отраслей инфраструктуры региона, где расположена фирма, оказывает влияние на устойчивость ее работы, прежде всего, через социально-психологические факторы, то есть через степень удовлетворения физиологических, социальных и духовных потребностей населения, через морально-психологический климат в коллективе, здоровье населения.

Очень трудно количественно  измерить степень взаимного влияния  факторов инфраструктуры региона, где расположена фирма, так как это влияние носит сложный характер. Логическая цепочка здесь следующая. Чем выше уровень развития, стабильность и эффективность работы отраслей инфраструктуры региона, тем выше будет морально-психологический климат в коллективе (нет задержек на транспорте, в магазинах), выше квалификационный уровень работников (высокое качество образования), лучше здоровье работника (хорошо работают все отрасли региона). Чем лучше эти показатели, тем выше отдача фирмы, тем больше будет взносов в местный бюджет. Последний фактор открывает возможность развития региона.

 

 

Связи фирмы

 

Рассмотренные факторы макросреды и инфраструктуры региона оказывают влияние на устойчивость и эффективность функционирования фирмы косвенно, ими фирма сама не имеет возможность управлять. Конечно, чем больше удельный вес фирмы в объеме производства региона или страны, тем больше фирма будет оказывать влияние на эту форму внешней среды и, наоборот, внешняя среда будет оказывать большее влияние на фирму.

Непосредственное  прямое влияние на работу фирмы оказывают ее конкуренты, а также предприятия, организации и учреждения, поставляющие фирме ресурсы, информацию, приобретающие у нее товар, оказывающие финансовые и другие прямые услуги. Связи фирмы показаны на рис 1, [9].

Рис.1 Связи фирмы  с внешней средой