Способы совершенствования коммуникаций в организации

       - речевые системы, в основе которых лежит устная речь;

       - системы письма;

       - знаки телодвижений;

       - язык жестов;

       - видеосистемы;

       - звуковые системы (например, азбука  Морзе) и т.д.

       В результате кодирования формируется  обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащие отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

       3. Распространение сообщения. Процесс  передачи обращения через выбранный  коммуникационный канал. В качестве  коммуникационного канала могут выступать: телефон, радио, телевидение, компьютерная сеть и т.п.

       Коммуникационный  канал должен быть согласован с системой кодирования.

       4. Расшифровка. Процесс фиксации  обращения и его расшифровка.  Чем меньше различие между  тем, что было передано и, что было получено, тем эффективнее коммуникация.

       5. Процесс обратной связи. Передача  ответной реакции получателя  на принятое обращение. Ответная  реакция, исходящая от получателя  после принятия им сообщения  доходит до отправителя в виде  обратной связи.

       Обратная  связь дает возможность отправителю  узнать, дошло ли послание до адресата и оценить степень понимания  переданной идеи. Коммуникация с обратной связью превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает  динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю [11, c. 80].

       Процесс обмена информацией, таким образом, протекает по планируемой, формализованной или непланируемой, неформальной схеме. В организациях существуют официальные структуры, которые собирают, обрабатывают, формализуют и передают по назначению. Эта система дополняется неформальным прохождением информации по стихийным каналам.

             В процессе коммуникаций существует пять видов коммуникаций:

       1. Коммуникации по нисходящей (руководитель - подчиненные): Это наиболее очевидный  вид организационных коммуникаций [12, c.13]. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны

• с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;
• с обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;
• с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
• с совершенствованием и развитием способностей подчиненных;
• со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме;
• с оповещением подчиненного о грядущем изменении;
• а также с получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

       2. Коммуникации по восходящей (снизу  вверх): Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

       3. Горизонтальные коммуникации (между  подразделениями): В дополнение к  обмену информацией по вертикали  (нисходящие или восходящие) организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

       Таким образом, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются и в  горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на  отношениях  руководства  и  подчинения,   горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

       4. Коммуникации между руководителем  и рабочей группой: В дополнение  к обмену информацией между  руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации  с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

       5. Неформальные коммуникации: Организации  состоят из формальных и неформальных  компонентов. Канал неформальных  коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”. Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

       Таким образом, из рассмотренного выше можно  сделать вывод, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности. Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

1.2 Коммуникационные стили в управлении

 

       Коммуникационный  стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.

       Существует  много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

       За  основу измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи [13, c. 64].

       Первое измерение включает открытие или раскрытие себя для других и принятие ответной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия.

       Второе  измерение показывает степень, с  которой люди делятся с другими  своими мыслями и чувствами о них.

       Можно выделить пять стилей межличностной  коммуникации:

       1. Открытие себя: этот стиль характеризуется:

       - высокой степенью открытости  себя другим,

       - низким уровнем обратной связи  со стороны индивида, использующего  этот стиль.

       Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

       К сожалению, этот стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

       2. Реализация себя: характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе, и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

       3. Замыкание в себе, т.е. одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположении и чувств к другим.

       4. Защита себя: характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят осуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

       5. Торговля за себя: характеризуется умеренной открытостью и обратной связью, обменяемыми в процессе межличностной коммуникации. Это индивиды, “продающие” себя, если другие делают то же самое [14, c.73].

       Было  бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

            Два уровня принятия решения в организации

       Принятие  решений является важной частью любой  управленческой деятельности. Образно говоря, принятие решений можно назвать " центром ", вокруг которого вращается жизнь организации. Принятие решения представляет собой сознательный выбор среди имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желаемым состоянием организации. Таким образом, данный процесс включает в себя много различных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения - как выбор альтернативы. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации. План - это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей.

       В управлении организацией принятие решений  осуществляется менеджерами различных  уровней и носит более формализованный характер, чем это имеет место быть в частной жизни. Дело в том, что здесь решение касается не только одной личности, чаще всего оно относится к части или к целой организации, и поэтому повышается ответственность за принятие организационных решений. В этой связи выделяют два уровня решений в организации: индивидуальный и организационный. Если в первом случае управленца больше интересует сам процесс, его внутренняя логика, то во втором - интерес сдвигается в сторону создания соответствующей среды вокруг этого процесса.

       Отличительными  чертами принятия решений в организации  являются следующие:

       - сознательная и целенаправленная  деятельность, осуществляемая человеком;

       - поведение, основанное на фактах  и ценностных ориентирах;

       - процесс взаимодействия членов организации;

       - выбор альтернатив в рамках  социального и политического  состояния организационной среды;

       - часть общего процесса управления;

       - неизбежная часть ежедневной  работы менеджера;

       - важность для выполнения всех  других функций управления [15, c. 322].

       Модели  принятия решения

       С точки зрения организационно-поведенческих  аспектов в принятии решения важно  то, как этот процесс воспринимается и интерпретируется на различных  уровнях (индивидуальном или организационном). В зависимости от этого можно выделить три модели принятия решений [16, c 309].