Способы координации и регулирования деятельности неформальных групп в рамках формальных организаций

    3. Удерживать деятельность групп  в рамках корпоративной культуры. Как известно, движущей силой  таких творческих объединений  служат научный интерес, вдохновение  и азарт, которые часто бьют через край. По мнению профессора Стэнфордского университета С. Барли, с усилением влияния неформальных практических групп профессиональные принципы начинают превалировать над административными. Поэтому руководитель должен постоянно следить за тем, чтобы деятельность таких групп не становилась самодостаточной и их интересы не шли вразрез с интересами компании.

         Из всего вышесказанного становится ясно, что одна из важнейших задач специалистов PR — лучше информировать работников о делах своей организации и помогать им доводить свое мнение до руководства, т. е. устанавливать двустороннее коммуникационное движение. Одним сотрудникам это дает чувство защищенности, другим — уверенность в собственном карьерном росте. Но РR-служба не занимает позицию ни начальников, ни подчиненных, но всегда стоит между, гармонизируя эти отношения.

           Итак, РR-служба внутри организации занята разработкой и осуществлением программ по работе с персоналом, как раз и складывающихся в  внутрикорпоративную коммуникационную политику¹⁵.

          Такая политика предусматривает, в частности, следующее:

•  объединение  персонала на основе индивидуальных целей (зарплата, рост по службе с приобретением статуса и т. п.) для достижения общей цели (прибыль и процветание организации);

•   создание идеологии и имиджа фирмы, в поддержании которого участвует  персонал;

•  установление взаимопонимания между руководством и персоналом;

•   создание единой системы объективных  оценок на основе вклада каждого в  успех фирмы;

•   поддержание высокого профессионализма;

• контроль за мотивированностью, поддержание благоприятного психологического и морального климата.

           Типовые заботы внутрикорпоративного РR:

•   ознакомление служащих с целями, задачами и планами  организации;

•   информирование их о проблемах, действиях и результатах;

•   консультации со служащими по поводу отрицательных, острых или противоречивых вопросов (при этом PR-специалисту должны доверять больше, чем начальнику, отсюда и совет, не занимать ничью сторону!);

•   стимулирование постоянного и результативного  двустороннего общения менеджерского  состава с подчиненными;

•   оперативное  информирование о наиболее важных делах  и решениях;

•   установление духа творчества и новаторства.

          Все это должно осуществляться через имеющиеся каналы внутрифирменной коммуникации. Как может циркулировать информация внутри фирмы, будь то небольшой продуктовый магазин или крупный банк?

         Формальные каналы:

•  от главы  фирмы на общих собраниях и  личных встречах;

•   через  руководителей подразделений;

•  через непосредственного  руководителя;

•  внутренняя газета;

•   общая  доска объявлений;

•  доски объявлений по отделам.

          Неформальные каналы:

•   через  коллег;

•   через  случайные внефирменные контакты с «осведомленными» людьми (типа «знаю я тещу вашего босса, так она мне рассказала...).

              Существует очень простое правило: чем меньше загружены формальные каналы, тем больше информации уходит через каналы неформальные, слабо поддающиеся регулированию. Продолжение знаете и сами: в таких каналах циркулирует чаще всего информация негативная: об увольнениях, ужесточении рабочего режима и пр. Из этого есть только один выход: использовать формальные каналы по максимуму.

          Доска объявлений придает приказам, распоряжениям и другим  видам управленческой документации оттенок неформального обращения: во всяком случае, уровень официального «указания свыше» снижается уже тем обстоятельством, что на той же самой доске рядом с последним приказом вполне может разместиться объявление клуба по интересам или даже объявление типа «отдам в хорошие руки котят».

           Между прочим, замечено: хочешь узнать коллектив — взгляни на доску объявлений. Эксперты считают, что доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива; сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для спешного информирования. В то же время ответственные объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия управленцев и управляемых.

          Большое влияние имеют личные встречи руководства с рядовыми сотрудниками. Такие встречи, дающие информацию «из первых рук» по данным экспертов, наиболее высоко ценятся служащими среди всех источников получения управленческой информации. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений. Барбара Джи в своей книге «Имидж фирмы» отмечает и важность эмоциональной связи таких встреч, которая помогает руководители расположить к себе сотрудника, а значит, в будущем не так остро воспринимать непопулярные меры¹⁶.

            Поводом для таких встреч может быть что угодно — от дня рождения фирмы до Нового года. К обычному приему по личным вопросам это отношения не имеет. На прием к директору идет сотрудник, тут — наоборот, директор идет к сотрудникам, сразу ко многим, и говорит с ними не о личных делах, но о том, что волнует организацию.

           Однако не стоит забывать, что такие встречи-собрания легко могут превратиться в фарс! Тем более в случае, если служащих вынуждают посещать такие собрания и отсиживать на них до конца. Чтобы этот способ коммуникаций стал эффективным, нужно соблюдать ряд моментов: руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее и «смешиваться с толпой» на этих встречах, вступая в диалог еще до выхода на сцену (это дает служащим ощущение участия), предложить вопросы подавать в заранее напечатанной форме и вообще приготовленные заранее (чтобы соблюсти демонстративную анонимность), постоянно вовлекать аудиторию в диалог... И не затягивать, укладываясь в полчаса-час!

                От реальной, оффлайновой «книги жалоб и предложений» или от «ящика предложений» (действительно ящика, куда сотрудникам можно сбрасывать листочки с распечатанными жалобами, просьбами и т. п.) эксперты сегодня советуют отказаться. Причина состоит в том, что предложения работников, опущенные в ящик, просто не находят ответа в силу того, что их приходит очень много и ответить на все практически невозможно, или же руководство относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Кроме того, служащие не заинтересованы представлять свои идеи, поскольку во многих компаниях им за это не дается вознаграждение. Бывают случаи, когда несколько людей делятся сходными предложениями, а награду получает один, что порождает обиду и возмущение остальных. Или же компания модифицирует предложение работника и выдает его за свое собственное, отказываясь выплачивать награду его настоящему автору. Как вариант — можно инициировать групповые предложения (различных отделов, подразделений и т. п.), что упрощает процедуру ответов и не позволяет руководству замолчать предложения.

              Помимо газет принято задействовать для внутрикорпоративной коммуникации и «свое» телевидение, радио. Особенно характерно это для крупных промышленных организаций и компаний, филиалы которых разбросаны по большой территории: услышать голос «большой земли» или даже увидеть руководителя лично, хоть и на экране, для них большое дело! Отдельно следует сказать о таком перспективном коммуникационном ядре, как внутрикорпоративный сайт (его нужно отличать от просто корпоративного, предназначенного для широкой общественности). Внутрикорпоративный сайт сочетает все достоинства многотиражек с такой важной вещью, как интерактивность. По сути, он и состоит из двух частей: электронной доски объявлений и постоянно действующего форума. Кроме того, возможно и наличие внутрикорпоративной электронной почты.

              Копоративная религия — это сумма представлений, существующих у коллективе, делающая работу людей в данной организации оправданной и даже привлекательной для них самих¹⁷. Выше мы говорили о материальных и нематериальных стимулах, но тут суть не в них. Как и любая религия, корпоративная держится на неосознаваемом, традиционном, том, без чего, кажется, уже нельзя обойтись. «Уволился бы, да чего-то будет недоставать: то ли запаха в коридоре у кафетерия, то ли разговоров в курилке, то ли улыбки секретарши босса. А в сентябре опять будет день рождения фирмы, и мы поедем на шашлыки, как ездим каждый год. А в декабре устроим, как всегда, корпоративный Новый год. Как здорово там бывает! Да и вообще, устроено все как-то привычно...» — вот одна из типичных мотиваций современного работника, особенно нашего, российского. Как «нехорошо», «по-предательски» менять религию, точно так же нельзя изменять своей корпорации.

            Но все дело в том, что корпоративная религия сама по себе не возникает. Она опирается на сумму ритуалов, в которые втягивается каждый работник, принимая придуманное кем-то за изначально данное. Значит, нужно вводить в практику работы с коллективом целую систему ритуалов, которая со временем станет, возможно, важнейшей привлекательной стороной для сотрудников организации.

              Какие же ритуалы стоит завести в компании прежде всего (помня при этом, что их укоренение — дело не одного года!)?

            Начнем с интегрирующих ритуалов. Это конференции, семинары, деловые игры, совместные тренинги, корпоративные вечеринки и т. п. Задача таких ритуалов состоит, в частности, в том, чтобы разом обозреть все устройство организации и убедиться, что на каждом уровне работают приличные, ответственные люди, а значит, на них можно положиться. Директор или его зам, ранее бывший частью неопределенной «начальственной» сферы, оказываются такими же частями единой организации, как и рядовые сотрудники. И это очень впечатляет и сплачивает!

             Воспроизводящие ритуалы направлены на «оживление» традиций, норм, ценностей организации. Задача таких ритуалов — избежать «омертвления», формализации законов корпорации.

               Психотерапевтические ритуалы направлены на создание комфортных условий для совместной работы. С одной стороны, это могут быть приемы психологической разгрузки от простейших тренингов до «пятиминуток ненависти», когда все сотрудники говорят о других (а лучше о начальстве) все, что думают. Понятно, что проводить такое нужно под контролем опытнейших психологов-практиков! С другой стороны, к таким ритуалам можно отнести традицию «посвящения в...» — менеджеры, продавцы, грузчики и т. п.

              Ритуалы поощрения сводятся к символическому награждению лучших работников вниманием и уважением коллектива. Конечно, директор может просто прилюдно обнять (пожать руку) передовику и поблагодарить его, но можно все устроить и куда креативнее. Например, лучший менеджер отдела каждый месяц получает «сто поцелуев» самых привлекательных сотрудниц.

              Ритуалы порицания — то же самое, но со знаком минус. Провинившийся должен осознавать, что своим поведением не столько нанес урон

            По мнению экспертов, надежным «крючком» для сотрудника компании становится возможность обучаться за ее счет. Нормальной мировой практикой считается тратить на обучение специалистов 7% фонда заработной платы. Компаниям, недавно появившимся на рынке, обучение сотрудников обходится дороже.

              Типовые мероприятия внутрикорпоративного РК обычно делят на следующие группы.

               1. Различные формы официального внутрикорпоративного общения. Например, регулярное обращение руководства к своим подчиненным с разъяснением текущей ситуации и перспектив организации; торжественное подведение итогов года (месяца, квартала и т. п.) в форме коллективных заседаний; внутрикорпоративные средства коммуникации — от стенгазет до хорошо известных производственных газет-«многотиражек»; само создание обстановки открытости, когда подчиненный не боится директорского кабинета более всего на свете, а знает, что в определенные дни и часы может обратиться к руководителю «напрямую» (конечно, это должно быть скорее исключением, чем правилом, — все же производственной иерархии никто не отменял).

              2. Различные формы неофициального общения. Прежде всего, это корпоративные праздники в различных формах — от «всекорпоративных» гуляний до скромных «корпоративных пикников». Впрочем, как говорят отечественные специалисты, в рамках «менеджмента по-русски» пикники иной раз выливаются в нечто такое, что бывает стыдно вспоминать наутро...