Создание эффективной системы контроля в коммерческих организациях

Были также учтены альтернативные варианты, такие как:

– принять на работу бухгалтером  специалиста высшего учебного заведения  с окладом ниже должности, занимаемого  бухгалтером;

– принять на работу бухгалтера, работающего по совместительству;

При обсуждении на совещании оценки преимуществ и недостатков решений были сделаны выводы, что:

1. Принятие на работу  специалиста высшего учебного  заведения обеспечивает некоторое  снижение трудоемкости в работе, но после обучения практическим  навыкам бухгалтерского учета.  Работнику выплачивается заработная плата ниже должности, занимаемого бухгалтером предприятия. Однако в отсутствии должного опыта и профессиональных качеств бухгалтеры должны постоянно проверять порученную ими работу для исключения допущения ошибок и тратить время на обучение практическим навыкам.

2. Принятие на работу  бухгалтера работающего по совместительству (на другом предприятии) немного  предпочтительней, т.к. этот специалист  обладает достаточными практическими  навыками бухгалтерского учета,  однако ведение учета на разных предприятиях способствует выполнению иногда недостаточно качественной работы. Примером может служить предоставление отчетности в налоговую инспекцию по исчисленным налогам, годовому балансу. Для предоставлении более оперативных сведений бухгалтер должен находится постоянно на своем рабочем месте и отвечать за участок работы, который ему поручен. При возникновении острой необходимости в получении информации, данного бухгалтера может не быть на рабочем месте данного предприятия, что может привести к достаточно неприятным последствиям.

С изложением преимуществ  и недостатков в ходе анализа  предоставленных фактов генеральный  директор принял решение о принятии кандидатуры бухгалтера, работающего  полный рабочий день. Он же согласовал данное решение с начальником отдела кадров, который в дальнейшем в соответствии с приказом и протоколом собрания подготовил и исполнил решение;  контролировал своевременность выполнение данного решения зам. директора по персоналу и социальному развитию; результаты реализации решения поручено было произвести экономисту в течение испытательного срока по истечении 3 месяцев работы специалиста бухгалтером.

 

 

Таблица 2.2 - Порядок принятия решений руководящими работниками ПРУП «МЗ СИиТО»

 

 

	Перечень решений	Подготавливает (отдел, служба)	Согласовывает (служба, дол.лиц.)	Кто принимает решение
				Ген. дир.	Глав. инжен.	Зам. эк. и фин.	Глав. бух.	Зам. перс.	Зам. админ.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	- по кадрам	Отдел кадров	Начальник отдела кадров	+		+		+
2	- по экономическим вопросам	Отдел организации труда и заработной платы	Начальник отдела организации труда и  заработной платы	+	+	+
3	- по научно-техническим вопросам	Отдел управления качеством	Начальник отдела  управления качеством		+
4	- по оперативно-организационным  вопросам	Административный отдел	Начальник администативного отдела				+		+
5	- по хозяйственным вопросам	Хозгруппа	Начальник хозгруппы				+	+

 

 

Источник: собственная  разработка

 

 

Внесем предложения  по совершенствованию схемы принятия решений и разработаем новую (скорректированную таблицу).

 

 

Таблица 2.3 - Изменения в порядок принятия решений руководящими работниками ПРУП «МЗ СИиТО»

 

 

	Перечень решений	Подготавливает (отдел, служба)	Согласовывает (служба, дол.лиц.)	Кто принимает решение
				Ген. дир.	Глав. инжен.	Зам. эк. и фин.	Глав. бух.	Зам. перс.	Зам. админ.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	- по кадрам	Отдел кадров	Начальник отдела кадров					+
2	- по экономическим вопросам	Отдел организации труда и заработной платы	Начальник отдела организации труда и  заработной платы			+
3	- по научно-техническим вопросам	Отдел управления качеством	Начальник отдела  управления качеством		+
4	- по оперативно-организационным  вопросам	Административный отдел	Начальник администативного отдела				+		+
5	- по хозяйственным вопросам	Хозгруппа	Начальник хозгруппы						+

Источник: собственная  разработка

 

 

Из таблицы видно, что директор ПРУП «МЗ СИиТО» занимается только глобальными проблемами и контролирует деятельность управленческого персонала. Если руководитель предприятии будет следовать данной рекомендации, он может добиться высвобождения свободного времени и организовать его эффективно в соответствии со своими обязанностями, для достижения максимального эффекта от управленческой деятельности.

Итак, разработанная концепция системы управления оказывает непосредственное влияние на реализацию мероприятий стратегии развития компании, обеспечивая всем сотрудникам возможность принимать участие в процессе принятия решения, несмотря на разделение управленческой и неуправленческой работы. Не малую роль в реализации направлений развития компании играет лояльность ее сотрудников, компетентность руководства и корпоративный дух.

1. Вовлечение руководителя в аналитическое исследование проблем является важным фактором успеха. Участие руководителя в формировании критериев, определении и ранжировании целей решающим образом сказывается на внедрении результатов. В 80% случаев разработки, выполненные с привлечением руководителя, находят практическое применение. Это в 2 раза превышает значение показателя внедрения разработок без его участия.

Такая форма сотрудничества несет  себе выигрыш двоякого рода. С одной стороны, проблемы ставятся в адекватном для нужд управления виде, с другой – руководитель, принимая участие в формализации конкретной управленческой ситуации, имеет ясное представление о границах выводов системных аналитиков и о том, как полученные результаты помогут ему более обоснованно принять решение.

2. Руководитель должен принимать решения, опираясь на точные, проверенные данные, на детально проработанные системными аналитиками варианты, в многообразии которых оптимальный вариант редко можно обнаружить с первого взгляда. А интуиция руководителя используется лишь в дополнение, но не как замена результатов, подготовленных системными аналитиками.

Следует отметить, что  значительное количество структурных  подразделений предприятия и  длинная цепь передачи данных создали  предпосылки для внедрения на предприятии ПРУП «МЗ СИиТО» автоматизированная система контроля исполнения поручений.

Функционирование системы обеспечивается посредством следующих этапов:

Создание поручений 

Первый шаг для запуска  механизма контроля исполнения поручений  – создание поручения. При этом руководитель может сам создавать поручения  в системе, также от его имени  это могут делать помощник или секретарь. 

Реквизиты поручения:

1. Автор поручения
2. Исполнитель поручения
3. Текст поручения
4. Срок исполнения поручения
5. Контрольность (да/нет) поручения: по поручениям, которые поставлены на контроль, автор поручения или ответственный контролер, которого назначает автор, будут приходить уведомления о выполнении или нарушении срока выполнения поручения
6. Контролер, в роли которого может быть как автор поручения, так и другое лицо, назначенное автором
7. Исполнители с указанием ФИО и должности
8. Соисполнители с указанием ФИО и должности
9. Приложенные материалы и ссылки на другие объекты системы (документы и другие поручения)
10. Возможность сохранить поручение в качестве шаблона, если речь идет о типовой повторяющейся задаче

 

Контроль исполнения поручений

Исполнители получают напоминания  о сроках исполнения поручений, а  руководители – уведомления о  просрочке исполнения и отчеты об исполнении. Все уведомления приходят как в интерфейсе системы, так  и по обычной электронной почте  с возможностью перейти непосредственно к поручению всего за один клик. Это значительно упрощает контроль выполнения задач – достаточно занести поручение в систему и система сама напомнит о нем, когда придет время. Если руководителя не устраивает качество выполнения задачи, он может отправить его на доработку.

 

Пользователи-исполнители  получают удобный инструмент для  планирования своей работы и самоконтроля.

Краткое описание функционала

Выданные поручения 

- Карточка поручения с полным перечнем его реквизитов

- История поручения с указанием даты создания и этапов выполнения поручения

- В блоке «Исполняют» находится информацию о подразделении, которому принадлежит исполнитель, его ФИО, должность и ранг

 

Поручения на контроле

- Отдельно отображаются те поручения, которые пользователь поставил на собственный контроль

 

Поручения на исполнение

- Отображаются поручения, исполнителем которых назначен пользователь. Пользователь, в том числе, может назначать поручения сам себе, таким образом, данное приложение помогает пользователю планировать собственную работу.

 

Принятие отчета

- В данную папку поступают отчеты о выполненных поручениях.

- Через данную папку также можно узнать полные сведения о поручении (его реквизиты, историю, пр.)

 

Уведомления

- Вы назначены контролером поручения

- Поручение выполнено

- Истекает срок исполнения поручения

- Истек срок исполнения поручения

- Отчет об исполнении принят

- Запрос на перенос контрольного срока поручения отклонен

 

Архив поручений 

- Выполненные поручения

- Выданные поручения

Внедрение данной системы позволило предприятию четко систематизировать все поручения, обеспечить их донесение через электронное делопроизводство и осуществить реальный контроль за их фактическим исполнение в указанные сроки.

3 Пути улучшения системы контроля исполнения управленческих решений в ПРУП «МЗ СИиТО»

 

 

 

В ходе проведенного анализа  организации выработки и принятия управленческих решений в ПРУП «МЗ СИиТО» можно предложить следующие направления совершенствования процесса принятия решений:

1. важным пунктом в процессе принятия решений является выбор правильного, результативного метода принятия решений. Поэтому  работникам предприятия необходимо расширить перечень применяемых методов, не боятся использовать новые методы принятия решений такие, как метод мозгового штурма, метод  теории игр и т. д.

В последнее время  все чаще начинают использовать для  принятия решений  «силы» функциональных групп. Преимущества очевидны. Соответственно ПРУП «МЗ СИиТО» могло бы внедрить данный способ решения проблем на своем предприятии. Так как решать приходится разнообразные вопросы, зачастую затрагивающие интересы нескольких отделов. А собирая работников из разных отделов для принятия решений мы получаем набор сотрудников компетентных во всех вопросах, что, безусловно, облегчит процесс принятия решений. 

2. руководителю и специалистам  необходимо проводить эксперименты  организационно-экономического, технологического и технического характера, которые разбираются в теории информации, теории массового обслуживания, теории вероятности и в исследовании операций.

3. руководителю и специалистам  при контроле выполнения решений необходимо шире использовать различные технические средства.

4. быстрота принятия решения  во многом зависит от осведомленности работников о существующей проблеме. Таким образом, необходимо наладить четкую систему коммуникаций между работниками.

5. необходимо освобождать руководство от решения мелких несвойственных ему задач, распределять обязанности между работниками , привлекать их к решению вопросов, заинтересовывать, давать возможность реализовать себя и т. д., то есть применять демократическую форму принятия решений.

Большинство руководителей  в процессе совместной работы со своими системными аналитиками над постановкой  задачи обнаруживают такие проблемы и возможности, о существовании которых им ранее не было известно, и которые стали очевидными только в процессе самой работы.

Вовлечение руководителя в аналитическое исследование проблем  является важным фактором успеха. Участие руководителя в формировании критериев, определении и ранжировании целей решающим образом сказывается на внедрении результатов. В 80% случаев разработки, выполненные с привлечением руководителя, находят практическое применение. Это в 2 раза превышает значение показателя внедрения разработок без его участия.

Такая форма сотрудничества несет  себе выигрыш двоякого рода. С одной стороны, проблемы ставятся в адекватном для нужд управления виде, с другой – руководитель, принимая участие в формализации конкретной управленческой ситуации, имеет ясное представление о границах выводов системных аналитиков и о том, как полученные результаты помогут ему более обоснованно принять решение.