Создание эффективной системы контроля в коммерческих организациях

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А Структурная схема  управления УП МЗ СИиТО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

 

Одним из показателей  деятельности менеджера является его способность принимать правильные решения. Так как менеджеры выполняют четыре общие функции управления, они реально имеют дело с постоянным потоком решений по каждой из них, т.е. планирование, организация, мотивация и контроль. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей.  

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т. п. Принятие решений является функцией каждого человека в личной жизни и функцией руководителя любого уровня в процессе управления.

Процессы принятия решений, понимаемые как выбор одной из нескольких возможных альтернатив, пронизывают всю человеческую жизнь. Большинство решений мы принимаем  не задумываясь, так как существует автоматизм поведения, выработанный многолетней практикой. Есть решения, которым мы придаем малое значение, и поэтому мало задумываемся при осуществлении выбора. И, наконец, существуют проблемы выбора, решая которые, человек испытывает раздумья. Как правило, эти проблемы имеют исключительный неповторяющийся характер и связаны с рассмотрением целого ряда альтернатив. В таких проблемах новым является либо объект выбора, либо обстановка, в которой совершается выбор.

Актуальность выбранной  темы обуславливается тем, что возможные последствия решений могут затрагивать интересы не только одного человека или нескольких, но и крупных коллективов, регионов и общества в целом. Поэтому, чтобы избежать моральных и материальных издержек, важно знать теорию и практику принятия контроля исполнения принятых решений.

Цель данной курсовой работы – на основании литературных источников и данных предприятии  изучить систему контроля в коммерческих организациях и выработать рекомендации по ее совершенствованию.

Основными задачами курсовой работы являются:

- изучить понятие,  сущность и место системы контроля  в коммерческих организациях;

- рассмотреть систему контроля исполнения решений на примере конкретного предприятия;

- выработать рекомендации  по улучшению системы контроля  исполнения управленческих решений на примере конкретного предприятия.

Объектом исследования в курсовой работе является деятельность предприятия ПРУП «МЗ СИиТО».

Предметом исследования является система контроля исполнения управленческих решений в организации.

Теоретической и методологической основой исследования явились научные труды отечественных и зарубежных ученых, посвященные проблемам принятия управленческих решений и обеспечением контроля за их исполнение в коммерческих организациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 СУЩНОСТЬ И МЕСТО СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

 

 

1.1 Понятие и сущность  контроля как функции управления  в деятельности коммерческой  организации

 

В процессе деятельности людей не всегда достигаются поставленные цели, не всегда или не так могут  выполняться планы и поручения, заданные параметры технологических процессов, не выполняются запланированные экономические показатели. Для подведения итогов, выяснения причин допущенных отклонений и оперативного устранения их используется функция управленческого контроля и в этом случае контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей [1, с.79].

Как функция, контроль имеет  двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой – это самостоятельная функция управления.

Посредством контроля [2, с.47]:

1) Выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации.

2) Контроль позволяет  фиксировать ошибки, нарушения и исправлять их до того, как они сорвут достижение цели.

3) Вместе с тем он  дает возможность определить, какая  деятельность на пути достижения  цели была наиболее эффективна.

4) Контроль способствует  укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему обеспечивается единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, предупреждение ошибок и недоработок.

5) Система контроля  обеспечивает обратную связь  между ожиданиями, определенными  первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не  должен ограничиваться рамками  деятельности государственных контрольных  органов. Он входит в обязанности  руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле  управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ – методом его проведения.

Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи. Объектами  контроля выступают предприятия, организации. Внутри организаций контролю подвергаются происходящие в них процессы или  отдельные элементы системы.

Главные инструменты  выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

В ходе осуществления  контрольного процесса осуществляется[3, с.208]:

предупредительное обнаружение  внешних и внутренних факторов, способных  вызвать отклонения,  реакция  на их действие;

своевременное выявление  негативных тенденций и явлений  в развитии организации, нарушений  законодательства, выработка мер  по их устранению;

оценка эффективности  деятельности организации, нейтрализация  фактора неопределенности, поддержание  успеха, подготовка превентивных мер по недопущению отклонений и нарушений.

В процессе контроля желательно получить ответы на следующие вопросы:

1. Чему мы научились?

2. Что в следующий  раз следует делать иначе?

3. В чем причина  отклонений от намеченного?

4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

5. Было ли воздействие  контроля позитивным или негативным?

6. Какие выводы следует сделать  для выработки и реализации  новых целей?

 

Причины выявляемых отклонений могут быть многочисленны и разнообразны:

1. ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы, делегировании, мотивации;
2. небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибкам и лишней трате времени;
3. сознательное сопротивление исполнителей, не выполняющих решения и планы;
4. срывы в производстве и сбыте продукции;
5. нарушения технологии;
6. недостоверная информация о ходе выполнения решения и т. п.

Устранение всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами, так как допустившие  нарушения должны признать ошибки и  просчеты и приступить к незамедлительному реагированию по их устранению.

Контрольная деятельность может быть осуществлена лишь при  наличии планов и организационной  структуры. План организации и планы  подразделений содержат те оценочные  стандарты, по которым и возможно определить качество и эффективность выполненной работы.

Основные этапы процесса контроля[4, с.87]:

1. конкретизация оценочных нормативов (стандартов);
2. сопоставление фактических результатов с нормативами;
3. выработка и предложение практических корректирующих рекомендаций.

Контроль не является вопросом доверия или недоверия к сотрудникам. Это обязательный компонент системы управления, который реализуется в обязательном порядке при соблюдении ряда принципов:

1. всеохватность;
2. контроль должен быть прямым (осуществляется непосредственным руководителем, отвечающим за выполнение соответствующих планов);
3. стратегическая направленность (отражение общих приоритетов организации и их поддержка);
4. объективность;
5. гибкость (приспособление к происходящим изменениям);
6. контроль должен быть опережающим (должен давать сигнал об отклонениях еще до того, как они произойдут, чтобы можно было вовремя поправить положение);
7. нацеленность на решение проблемы (а не на ее выявление и констатацию);
8. своевременность (обеспечение возможности устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры);
9. экономичность (преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование);

Известно чрезвычайно  много видов управленческого  контроля. Их классификация возможна по многим основаниям:

по времени осуществления контрольных действий – предварительный, текущий, итоговый  контроль.

 Предварительный контроль  предусматривает предупреждение  нарушений  законности, нецелесообразного,  неэффективного использования средств  и принятия необоснованных решений.  При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность. Благодаря ему устраняются диспропорции в финансировании.

Текущий контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, призван  оперативно выявлять и своевременно пересекать нарушения и отклонения, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Руководитель-менеджер осуществляет контроль за заданными параметрами и обеспечивает своевременное реагирование.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целями этого вида контроля являются установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

по временной направленности контроля – стратегический, тактический, операционный контроль;

по масштабу – всеобщий, коллегиальный и индивидуальный контроль;

по иерархичности объектов контроля – контроль всей организации, ее подсистем,  отдельных объектов. Контроль на низовом уровне тесно связан с текущим планированием. Поэтому он входит в единое понятие оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль централизован, а оперативный – децентрализован. Но в целом система контроля позволяет использовать как преимущества обособленности производственных звеньев, так и эффективного управления из центра.

по степени открытости – открытый, полуоткрытый, скрытый  контроль;

по характеру контрольных  мероприятий – плановый и внезапный  контроль;

по источнику данных контроля – документальный, фактический, автоматизированный контроль;

по объекту контроля – контроль предметов труда и средств производства, технологический, информационный,  экологический и т. п. контроль;

по сложности –  тематический и комплексный контроль;

по стадии производственного  процесса – входной контроль, операционный, контроль хранения, контроль транспортировки, контроль готовой продукции и т. д.;

по исполнителю –  самоконтроль, управленческий контроль, государственный контроль, международный  контроль, контроль силами органов  местного самоуправления, партийный  контроль, врачебный контроль, этический, религиозный и т. д.

по полноте охвата объекта контроля – сплошной и  выборочный;

по степени мотивационной  значимости – жесткий и мягкий, констатирующий и делающий выводы, карательный и носящий характер помощи;

по фазе воспроизводственного цикла – контроль снабженческо-заготовительной деятельности, контроль производственной деятельности, контроль финансово-сбытовой деятельности;

по функциональной направленности – администраторский, финансово-экономический, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации[5, с.135].