Создание эффективной системы контроля в коммерческих организациях

В порядке примера  рассмотрим финансовый контроль. Он может  осуществляться специальной службой  контроля. В то же время производственные подразделения предприятия контролируются его бухгалтерией, финансовым отделом и плановыми органами, обрабатывают информацию истекшего периода деятельности. Особенное внимание уделяется показателю прибыли и затрат на производство. Устанавливается выполнение плана и причины отклонений, анализируется эффективность капитальных вложений, обеспеченность предприятия собственными основными и оборотными средствами, платежеспособность, ликвидность, финансовое состояние.

Для финансового контроля широко используются автоматизированные информационные системы и электронно-вычислительная техника, которые позволили оперативно обрабатывать и передавать на большие расстояния информацию и принимать своевременные меры по устранению возникших отклонений от принятых плановых заданий. Применение этих систем позволило централизовать контроль в менеджменте, т.е. перенести его на высшие уровни управления и одновременно оптимизировать соотношение централизованного управления низовыми звеньями предприятия.

Функция контроля базируется на учете и отчетности  хозяйственной деятельности структурных звеньев предприятия. Проверяется и анализируется установленная отчетность как предприятия, так и его подразделений. Сравниваются плановые показатели, выявляются отклонения, анализируются их причины, разрабатываются мероприятия по устранению. Таким образом, контроль выступает действенным рычагом повышения эффективности работы[6, с.48].

Использование методов  контроля будет эффективнее при  соблюдении ряда положений:

1. минимизация числа контрольных процедур;
2. включенность контрольных процедур в план работы заранее;
3. выветренность процедур;
4. учет и соблюдение системности контрольных процедур;
5. учет себестоимости процедур;
6. подконтрольность контрольных процедур и прочее

 

1.2 Контроль исполнения  принятых решений

 

 

Контроль – это одна из функций менеджмента. Содержанием контроля является определение действительных значений и их сравнения с заданными значениями. При обнаружении расхождений между действительными и заданными значениями осуществляется анализ их причин. По результатам анализа необходимо принимать меры по исправлению сложившейся ситуации, привлечению к ответственности и определению уроков для будущих решений и их реализации[7, с.64].

Исходя из этого, контроль следует определить как процесс  выявления, оценки и информирования об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадениях и результатах их анализа.

Контроль имеет двоякий  характер. С одной стороны, это  процесс установления стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и их отклонений от установленных стандартов. С другой, – это процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.

Основной причиной, обусловливающей  необходимость контроля в управленческой деятельности, является та или иная степень неопределенности любого управленческого решения. Управленческое решение принимается во вполне определенный момент времени, которому соответствуют конкретные информация, внешние и внутренние условия. Реализуется же решение в течение более или менее продолжительного периода времени, в ходе которого появляется дополнительная информация, претерпевают изменение все условия реализации принятого решения[8].

Предметом контроля может  быть не только исполнительская работа на предприятии, в организации или учреждении, но и работа менеджера, и ее результаты. Информация, получаемая в ходе контроля, определяет как актуальные меры управления, так и дальнейшую деятельность по планированию и реализации проектов. Кроме того, наличие контроля как функции управления заранее определяет исполнение, в той или иной степени, всех целей деятельности. Независимо от того, как устанавливаются заданные значения – путем планирования или путем импровизации – отказ от контроля препятствует тому, чтобы наступили желаемые результаты реализации управленческого решения, чтобы из ошибок делались выводы в отношении ответственных лиц и чтобы будущие процессы могли организовываться лучше.

Создавая систему контроля исполнения принятых решений, необходимо выполнить комплекс действий по планированию и организации контрольной деятельности на предприятии, в организации или в учреждении. Комплекс действий по организации контроля должен включать в себя следующие элементы.

1. Выбор концепции  контроля. Менеджер должен решить, следует ли на предприятии применить всеобъемлющую систему планирования, контроля, отчетности и менеджмента – “контроллинг” или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли.

2. Определение цели  контроля. Менеджер на данном  этапе формирования системы контроля устанавливает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности проведения контрольных мероприятий.

3.Определение объектов  контроля. При планировании контрольных  мероприятий вне рамок контроллинга  менеджер должен определить направленность контрольных мероприятий. В качестве объектов контроля могут выступать потенциалы, методы, результаты, промежуточные и итоговые показатели деятельности предприятия.

4.Определение контролируемых  норм. В их качестве выступают объекты должностных или функциональных обязанностей, такие как этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи, виды деятельности предприятия.

5.Определение субъектов  контроля. Это действие предполагает  выбор вида контроля по критерию “зависимости от процесса”.

6.Определение методов  контроля. По направлению может  быть выбран прогрессивный контроль  – от положения вещей к его  отображению или ретроградный  – от отображения к положению  вещей; по непосредственности  различают методы непосредственного контроля и косвенного контроля (по контрольным индикаторам).

7.Определение объема  контроля. В зависимости от объема  различают полный, сплошной или  выборочный контроль. Правильный  выбор объема контроля оказывает  существенное влияние на эффективность контрольной работы, управленческой деятельности и работы предприятия в целом. Например, в условиях массового производства сплошной контроль может привести к значительному увеличению численности персонала контрольных органов, увеличению издержек и снижению объемов реализации готовой продукции. Поэтому в данных условиях прибегают, как правило, к выборочному контролю качества продукции.

8.Определение действий  по контролю. При необходимости  руководитель может указывать  последовательность мероприятий  при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно.

9.Определение точек  контроля. Организовывая контрольные  мероприятия необходимо четко  обозначить место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и окончания контроля, установить последовательность контрольных мероприятий.

10. Определение средств  контроля. В целях повышения качества  контроля необходимо обеспечивать  контрольную деятельность определенными ресурсами. В качестве ресурсов могут быть использованы, например, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.

11. Определение областей  контроля. При принятии решения  о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя. Например, при аудиторской проверке контролю могут быть подвергнуты отдельные статьи баланса предприятия.

12. Определение допусков  на погрешности. При организации  контрольных мероприятий необходимо  установить величину допустимой  ошибки результатов контроля. Методика расчета данной величины приводится в соответствующей статистической учебной или справочной литературе.

13. Определение способа  сообщения результатов контроля. По результатам контроля как  правило составляется акт с  подписями лиц, осуществлявших  контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке. В письменных отчетах могут быть указаны особые мнения по результатам проверки.

14. Определение способа  оценки отклонений. Это действие  подразумевает анализ отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации.

Следует иметь ввиду, что контрольные мероприятия  проводимые спонтанно, бессистемно  не дадут положительных результатов. В рамках всего комплекса деятельности предприятия следует придерживаться принципа систематичности и всесторонности контроля за выполнением решений. На предприятии не должно быть неприкосновенных для контроля зон или участков работы. Их существование может стать источником серьезных конфликтов не только внутри предприятия, но и с субъектами внешнего окружения, источником правонарушений и т.д.

Основные принципы и  критерии организации контроля.

При организации системы  контроля принято придерживаться следующих  общепризнанных принципов[9, с.12]:

1) осмысленность и  однозначное восприятие стандартов  сотрудниками;

2) двустороннее общение  с сотрудниками;

3) достаточность контрольных  мероприятий и действий;

4) установление жестких,  но достижимых стандартов;

5) вознаграждение за  достижение установленных стандартов и норм.

В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов  контроля. К ним относятся:

a) эффективность контроля;

b) эффект влияния на  людей;

c) выполнение задач контроля;

d) границы контроля (ограничения  контроля).

Критерий эффективности  контроля предполагает его оценку на успешность, которая состоит и  сравнения полезности контроля (избежание  в будущем расходов, связанных  с недостатками, последствиями и устранением недостатков, выполнение обязательств) и расходов на контроль (затраты на персонал и материальное обеспечение, а также затраты на устранение недостатков).

Критерий эффекта влияния  на людей. Контрольные мероприятия  могут по разному воздействовать на персонал предприятия. В одном случае они будут стимулировать к повышению качества работы, содействовать формированию чувства удовлетворения, доверия и приобретению знаний. В другом случае меры по контролю могут вызвать недоверие, угрозы, демотивацию и т.п. Исходя из этого контрольные мероприятия должны осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность защитной реакции у проверяемых лиц[10, с.36].

Выполнение задач контроля. Данный критерий является одним из основных. Результатами контроля могут выступать выявление совпадений и отклонений при реализации принятых проектов, устранение отклонений, выработка решений относительно достоверности данных о потенциальных возможностях и результатах работы, а также достижение эффектов обучения (положительные изменения в состоянии дел в будущем на основе анализа причин недостатков).

Границы контроля. В обществе общепризнанны некоторые ограничения  на осуществление контрольных мероприятий. Во-первых, некоторые методы и средства контроля запрещены законодательно. Например, прослушивание телефонных разговоров, перлюстрация (просмотр) корреспонденции, установка приборов прослушивания, слежка за сотрудниками и т.д. Во-вторых, нуждаются в защите права субъектов контроля. Например, защита данных, защита частной жизни, защита чести и достоинства лиц, осуществляющих контроль и т.д.

В-третьих, требуют соблюдения нормы договорных положений, относящиеся  к контролю. например, инструкции по проверке годового баланса, договоры о  проверках, меры взаимного контроля исполнения обязательств и т.п.

Ответственность руководителя как элемент процесса принятия и  реализации решения.

Принятие на себя ответственности  и привлечение к ответственности  являются неотъемлемыми элементами действий по принятию и исполнению принятых решений в условиях разделения  труда.

В менеджменте “ответственность”  не следует понимать в качестве права  на принятие решения, в смысле юридического взятия на себя обязательств или персонального  приписывания вины. В управлении ответственность  следует интерпретировать следующим образом[11, с.57]:

во-первых, ответственность  в смысле сознательности;

во-вторых, ответственность  в смысле готовности отвечать за последствия;

в-третьих, ответственность  в организационно-функциональном смысле.

Под ответственностью в  смысле сознательности понимают готовность при собственных решениях или действиях соблюдать или учитывать интересы тех, кого касается управленческое решение. Она включает готовность отвечать за свои действия и их последствия перед теми, кого коснулось решение. Эта позиция характеризует использование своих полномочий носителями решений или действий. Ответственность в этом смысле тесно связана с деловой этикой.