Совершенствование ситуационных инструментов менеджмента как фактор эффективного решения управленческих задач

Недавно слушала выступления  одного оратора. 90% зала были в восторге от выступления. Красочные цитаты, одна история плавно перетекала в другую. После окончания выступления  я спросила несколько участников, что они узнали. В основном мнения разделились. Лишь меньшей части  выступление не понравилось. Но никто  абсолютно ничего не мог сказать  о том, что они вынесли из выступления, кроме положительных эмоций. Мой  конспект содержал какие-то отрывочные записи – что-то о горных лыжах, бабочке  и т.п., хотя речь должна была идти о  бизнесе. Не стоит путать шоу и  обучение. В обучении вы не только получаете  удовольствие, как на концерте юмористов, но и используете потом что-то ежедневно, желательно, чтобы это  было записано на бумаге или напечатано в раздаточных материалах.

В тайм-менеджменте традиционно рассматривают темы: планирование, хронометраж, делегирование, умение сказать «нет», расстановку приоритетов и дают краткий инструментарий, что потом со всем этим делать. Я решила проверить алгеброй свои предположения, нашла 10 разных тренингов и подсчитала количество максимально совпадающих тем, и то, что резко отличается. Привожу список наиболее часто встречающихся тем:

 

Тема	Количество тренингов
Постановка целей	10
Расстановка приоритетов	9
Системы и сроки планирования	8
Хронометраж, отчеты о потраченном  времени	8
Техники самоменеджмента	6
Воры, поглотители времени	5

 

Из «экзотики» встречались  такие темы, как пакетирование  задач, деловые коммуникации, типология  людей и состояние «здесь и  сейчас». Большинство тренингов  ориентировано на исправление ошибочного поведения и выработку навыков  и способностей работать более эффективно, применяя приемы, правила и законы тайм-менеджмента. Некоторые тренинги ориентированы на создание целостности личности и системности подхода к жизни. Поскольку были подсчитаны данные только по 10 тренингам, я полагалась также на свои предыдущие исследования и анализ имеющихся книг для повышения достоверности информации.

Также меня заинтересовало, что пишут участники семинаров  и тренингов по управлению временем в отзывах. Я использовала отзывы участников своих тренингов и  те, которые нашла в интернете  по другим подобным мероприятиям. Отзывы в целом можно классифицировать так:

• Концептуально
• Уложились в намеченное время
• Познавательно в смысле саморазвития
• Понравилось, было весело и хорошо.
• Замечательный тренер.
• Понравилось, как ведущий проводил обучение
• Научился практическим навыкам (перечень навыков).
• Наметил план дальнейших действий для себя
• Смог обнаружить собственные недостатки (перечень недостатков) и нашел пути их исправления.
• Вдохновился, повысил мотивацию
• Связал знания в стройную систему
• Создал программу внутрифирменного обучения

 

Конечно, понятно, что все  люди разные, существует более сотни  типологий людей. И столько же разных мнений о том, что такое  хорошее обучение. На мой взгляд, хороший тренинг по управлению временем – это такой тренинг, в котором:

u Тренинг решает главные задачи, которым он посвящен, и которые заявили участники в начале тренинга.

u Участники получают раздаточный материал, который они смогут просматривать после тренинга и повторять то, что не сразу усвоили или забыли

u В тренинге не должен навязываться «единственно правильный» метод, подход, книга или органайзер

u Обучение ориентировано на взрослых деловых людей и использован соответствующий стиль общения, не как со студентами на институтских занятиях.

u После тренинга участники в состоянии сказать, чему конкретно они научились, и как они будут применять это после тренинга на практике с пользой для себя.

Особо тщательно нужно  подходить к вопросу выбора тренинга при его заказе для организации. Как показывает практика, зачастую под запросом тренинга по тайм-менеджменту скрывается все, что угодно – начиная с неумения персонала общаться с клиентами (и тогда нужно начинать с проведения тренинга по коммуникации), и кончая желанием руководства «ввести жесткую дисциплину и наказать виновных». Тренинг по тайм-менеджменту – это тренинг, который решает именно задачу научиться эффективно распоряжаться временем, а не скрывает за собой другие реальные проблемы клиентов.

Хороший тренинг по управлению временем для организации:

Начинается с анализа  существующего положения дел 

Выявляет систему бизнес-процессов  организации, находит, где самое  слабое звено и предпринимает  необходимые меры к его усилению

Помогает сотрудникам  выработать такие стандартные правила, формы, методы и процедуры, которые  автоматически экономят время за счет упрощения или сокращения непроизводительных затрат труда 

Налаживает систему взаимодействия в коллективе, когда тайм-менеджмент становится частью корпоративной культуры.

Создает у людей мотивацию  добровольно применять знания, изученные  на тренинге, в своей работе

Итак, для того, чтобы правильно  выбрать тренинг по тайм-менеджменту, нужно:

u Определиться, будет ли он открытый или корпоративный

u Наметить, какой результат вы хотите получить после тренинга

u Познакомиться с программой тренинга, желательно, чтобы она учитывала ваши профессиональные и личные особенности и потребности.

u Прочитать имеющиеся отзывы и составить свое мнение о том, что получили люди, прошедшие тренинг до вас – подходят ли вам такие результаты, получите ли вы то, что вам нужно.

u Познакомиться с дополнительными материалами – сайтом тренера, его рассылками и форумом, если они есть.

u Задать вопросы, на которые не удалось получить ответ самостоятельно

При соблюдении этих простых  условий вы получите не кота в мешке, а то, что нужно и подходит именно вам. Последняя, но немаловажная деталь – простота изложения. Чем проще  понять то, что будет на тренинге, тем большему вы сможете научиться, и тем больше удовольствия и пользы получите.

Источник: http://www.timesaver.ru

 

 

Оцениваем эффективность

По итогам тренинга тренер предоставляет отчет, в котором  фиксируются основные характеристики (число посетивших тренинг, отработанные навыки, проведенные упражнения, выявленные проблемы и т.п.). Иногда к отчету прилагаются некоторые выдержки из результатов анкетирования участников по поводу их удовлетворенности.

Об анкетировании следует  сказать несколько слов отдельно. Анкетирование участников (Приложение  5) проводится не всегда, а напрасно – без этого сложно обеспечить полноценную «обратную связь» (Приложение 6), поступление информации от участников. Стандартная анкета включает вопросы  «новизна материала», «практическая  полезность», «удовлетворенность своей  работой» и т.п. - ее раздает сам  тренер. Но надо понимать, что если инициатор анкетирования тренер – то в оценках могут найти отражение не только объективные, но и субъективные эмоциональные оценки, базирующиеся преимущественно на отношении к тренеру (кто-то выплеснет в анкете весь негатив и сопротивление, а кто-то, напротив, поставит максимально хорошие оценки только потому, что «нехорошо обижать человека, который потратил на нас столько времени и сил»). Есть вариант, когда анкеты раздает по окончании тренинга служба персонала компании (что, впрочем, тоже содержит определенный риск искажения данных).

По отчету и/или анкетам  принимается решение о дальнейшем развитии тренинговой работы в страховой компании. Тренинг продаж, в общем виде включает несколько направлений: тренинг презентации, установления контакта и деловых переговоров, телефонного общения, работы с возражениями клиента и т.п. Вполне возможно, что в процессе тренинга выяснится, что какую-то часть необходимо впоследствии потренировать отдельно, более углубленно.

Кроме того, определяется экономическая  эффективность. Она подсчитывается не сразу, а по истечении отчетного  периода (квартала, года) и представляет собой соотношение затрат на проведение тренинга и его результата в виде роста продаж. Что касается затрат, их подсчитать достаточно просто - они  складываются из затрат на помещение, где проводятся занятия, приобретение или аренду оборудования, оплаты труда  тренера и его помощников, плюс потери рабочего времени в результате отвлечения обучающихся работников от основной деятельности. А вот  прирост продаж оценить сложнее, поскольку неизвестно, какая его  часть вызвана обучением, а какая  – другими факторами.

Однако, анализируя литературу по кадровому менеджменту, можем  сказать, что проблема оценки эффективности  тренингов остается открытой даже в  западной практике, не говоря уже о  России. Парадоксально, но часть бизнес-тренингов «работает» именно потому, что фирма-заказчик верит в их чудодейственность и результативность, своего рода «эффект плацебо».

Схема затрат на проведение тренинга (бюджет проекта):

1. ОБЩИЙ БЮДЖЕТ

	Статья бюджета	Всего в рублях
1	Оплата труда исполнителей проекта (вкл. выплаты в социальные фонды )	8200
2	Офисные принадлежности	1000
3	Расходы на проведение семинаров	18000
4	Прочие расходы	5000
	ИТОГО:	32200

Заявитель/ Руководитель организации  (подпись)____________  

Дата: ______________

 

 

 

 

 

2. ПОСТАТЕЙНЫЙ БЮДЖЕТ

1. Оплата труда исполнителей  проекта, включая уплату единого  социального налога (ЕСН)

кол-во	должность в проекте	оплата труда в месяц	кол-во месяцев	% занятости в проекте	Всего (% занятости х оплата в месяц х кол-во месяцев)
1	Специалист-тренер	5000	2	70%	5000 x  70% x 2 месяца = 7000
1	Помощник специалиста	2000	2	30%	2000 x 30% x 2 месяца = 1200
	Итого на оплату труда сотрудников	7000			8200

 

2. Офисные принадлежности

Наименование	Всего
Канцтовары	1000
Итого:	1000

 

3. Расходы по проведению  семинаров

	Всего
Помещение для проведения семинара	6000
Оплата проезда	3000
Питание (стоимость на 1 чел. х кол-во участников х кол-во дней)	9000
Итого по семинарам:	18000

 

4. Прочие расходы

	Всего
Приобретение литературы	3000
Прочие расходы	2000
Итого по прочим расходам	5000

 

Затраты на проведение данного  тренинга окупятся за 6 месяцев. За счет качества обслуживания клиентов, правильного  использования времени, стремления менеджеров к сотрудничеству и качественной работе, положительного настроя между  сотрудниками в турфирме «Лита-Тур»

3.2. Расчет экономической  эффективности предложенных мероприятий

 

Для повышения качества обслуживания необходимо усовершенствование мотивационной  деятельности персонала предприятия.

Для этого дополнительно  необходимо нанять квалифицированных  специалистов в области менеджмента, экономики и социологии труда. Этот отдел должен обладать необходимой  информацией, ресурсами и полномочиями для ведения мотивационной деятельности. Отдел должен будет проводить: