Совершенствование организационно-административных методов управления

  Согласно  сводного анализа структуры рабочего дня аппарата управления, проведенного на основании индивидуальных графиков работы, и анализа рабочего времени руководителями (Приложения В, Г), можно сделать вывод, что продолжительность некоторых необходимых работ руководства можно сократить либо передать на исполнение другим работникам за счет четкого распределения  прав и обязанностей между работниками предприятия, проведения инструктивного совещания по вопросам организации труда работников управления, организации диспетчерской службы.

  Осуществляя оптимизацию нагрузок, следует не только разгрузить перегруженных, но и догрузить недогруженных. Иначе недогруженный работник становится источником замедленных темпов работы, теряет моральное право требовать от подчиненных напряженной работы. При этом большое внимание обращается на соблюдение норм управляемости, которая вытекает из существующей структуры управления предприятия (Приложение Д).

     Для выполнения функций управления на предприятии  организованы следующие службы: инженерная, техническая, планово-экономическая, бухгалтерского отчета, диспетчерская, снабжения и сбыта, ремонтная, энергетическая, хозяйственная.

     Административное  руководство предприятием осуществляет директор  предприятия, в его отсутствие главный инженер. В непосредственном подчинении находятся заместители директора по отдельным отраслям и службам и главные специалисты предприятия. Непосредственно у выше указанных специалистов находятся в подчинении специалисты второго звена и технические исполнители.

    Организационную структуру управления предприятием КУП «Гроднодорожник» можно классифицировать как построенную по линейно-функциональной схеме с использованием элементов матричной структуры.

    Для анализа эффективности организационной  структуры управления филиала  необходимо дать краткую характеристику всем составляющим ее подразделениям.

    Директор  предприятия: организует всю работу предприятия и несет полную ответственность  за его состояние и деятельность перед государством. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия ведет работу по оперативному руководству предприятием, занимается планированием, координацией работы всех отделов и служб предприятия, принимает решения по текущей деятельности предприятия.

    Главный инженер курирует следующие вопросы: производственные, охрана труда и техника безопасности на предприятии.

    Заместитель директора по общим вопросам. Ему  подчиняется: отдел материально-технического снабжения и служба главного механика, включающая в себя: автотранспортный цех,  хозяйственный отдел.

    Главный бухгалтер: решает вопросы бухгалтерского учета, несет ответственность совместно  с директором за правильность данных, предоставленных в налоговую  инспекцию и бухгалтерию КУП «Гроднодорожник». Ему подчиняется бухгалтерия, которая осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.

    Главный экономист руководит работой  по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, и др. Ему подчиняется экономический отдел, который разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд. Также он проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной организации труда, участвует в разработке технико-экономических нормативов и конкретных показателей по экономическому стимулированию и др.

     Отдел материально-технического обеспечения  подчинен непосредственно заместителю директора по общим вопросам. В отделе определяется потребность в сырье и материалах, оборудование, топливе, устанавливаются наиболее рациональные формы снабжения, обеспечивается завоз материальных ресурсов.

     В функции отдела сбыта входит: обеспечение  коммерческой деятельности предприятия  по сбыту продукции, подготовка и  заключение договоров с покупателями, составление планов поставок продукции  в соответствии с заказами.

     Транспортный  отдел является самостоятельным  структурным подразделением, подчиняется  непосредственно заместителю директора по общим вопросам. В его функции входят: разработка планов-графиков транспортных перевозок, контроль за своевременным выполнением планов  погрузочно-разгрузочных работ.

    На  основе изучения организационной структуры  КУП «Гроднодорожник»  можно сделать следующий вывод: организационная структура спроектирована неэффективно, так как не полностью отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешная деятельность предприятия.

    Во-первых, на предприятии   отдел сбыта  не наделен достаточными полномочиями и ресурсами для выполнения программ, запланированных предприятием, его  иерархическая значимость невелика, численность отдела 3 человека. Со своими функциями он не справляется, это видно из следующего соотношения: выручка от реализации продукции за 2009 г. – 45022 млн.руб., за 2010 г. – 52947 млн.руб., в абсолютном выражении произошло увеличение выручки на 7925 млн.руб., что для масштабов предприятия такого уровня крайне мало. В реальном же выражении доходы предприятия резко уменьшились (в связи с инфляцией).

    Во-вторых, согласно существующей организационной  структуре не соблюдается правило  «нормы управляемости», так как, например, директор предприятия, как видно из приложения Д, имеет в своем непосредственном подчинении 10 человек, главный инженер (второй человек в организации) – 12, что совершенно недопустимо на таком высоком уровне управления, где норма управляемости равна максимум 7 человек.

    В-третьих, хозяйственный отдел дублирует  функции отдела материально –  технического снабжения.

    Пятым этапом анализа существующей организационной  структуры организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Иногда серьезную нехватку работников определенных специальностей невозможно восполнить достаточно быстрой подготовкой работников внутри предприятия или набором со стороны, чего нельзя не учесть в распределении функций в рамках имеющейся структуры.

    Анализ  организации рабочих мест и условий труда управленческого персонала КУП «Гроднодорожник» показал следующее.

  Планировка помещений позволяет устранять нерациональные перемещения работников. Это сокращает время на выполнение трудовых процессов, сокращает напряженность труда и утомляемость.

  В рабочее место руководителя входит отдельный кабинет, оснащенный оргтехникой  с учетом специфики его работы (получать информацию о ходе производства и давать указания подчиненным, проводить  совещания и вести прием посетителей).

  Рабочее место специалиста (инженера, бухгалтера и др. специалистов) отличается большим своеобразием и оснащается специальным оборудованием и средствами оргтехники.

  Рабочее место технических исполнителей укомплектовывается определенной служебной  мебелью и оргтехникой.

  Однако  конструкция стульев и столов, габариты мебели не удовлетворяют антропометрическим требованиям.

   Условия труда во многом предопределяют физиологическую  работоспособность работника управления и его психологический настрой. Проектирование служебных помещений, оснащение рабочих мест руководителей, специалистов и технических исполнителей должны основываться на действующих строительных нормативах, справочной литературе по НОТ в управлении и др.

   Так, стены служебных помещений окрашены в  краски светлых тонов. Полное кондиционирование в помещениях отсутствует. Колебание температуры воздуха в помещениях колеблется в пределах ± 10—12 °С.

  В КУП «Гроднодорожник» достаточно широко внедрена вычислительная техника, однако обеспечения единой системы сбора и передачи исходной информации, унификации документов и организации нормативного хозяйства, что обеспечивают высокую   эффективность труда в управлении на предприятии нет.

  В условиях технического прогресса внедрение  прогрессивных методов делопроизводства приобретает особо важное значение. Это объясняется ростом документооборота и отставанием организации составления и обработки самих документов. На сегодняшний день часть этой работы приходится выполнять специалистам в ущерб своей основной деятельности. Поэтому удешевление работы аппарата управления должно быть направлено на ограничение роста объема управленческой информации с одновременным совершенствованием документации и документооборота.

     Административные меры управления  нельзя рассматривать как отдельные меры воздействия в виде постановлений, положений, приказов, инструкций и т.д. Очень важен единый организационный механизм, который достигается рядом мероприятий, обеспечивающим систему в работе.

     Одной частью такого механизма  является система методов, применяемых на предприятии для принятия и исполнения управленческих решений. Методы управления, применяемы в КУП «Гроднодорожник» представим в таблице 2.6. 

Таблица 2.6 - Методы управления, применяемые на предприятии

    Примечание. Источник: собственная разработка  

         Организационно-административные методы (приказы, распоряжения, статьи устава, административные взыскания) применяются на предприятии для контроля, координации действий работников.

     Экономические (заработная плата, премии, оплата обучения) способствуют улучшению деятельности работников во благо организации  за адекватное вознаграждение.

     Большой группой представлены социально-психологические  методы, которые также улучшают деятельность работника, со стороны морального удовлетворения, того, что и он принадлежит к  данному коллективу, руководство  его ценит и заботится о  нем.

     Вопросы стимулирования работников на предприятии решает руководитель. Используются различные системы вознаграждения за труд, как важнейшее средство повышения производительности труда, качества работы.

     В основном на предприятии применяется  такой метод стимулирования, как внешние вознаграждения. Ежегодно увеличивающиеся годовые премиальные выплаты.