Шпаргалка по "Международному менеджменту"

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах  не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или  цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. Достоверность  информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может  рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению  к будущей прибыльности (потребительская  ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие  от товара, при передаче остается у  источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой  информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания  ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как "сухая". При обилии фоновой  информации говорят, что в ней  много "воды".

Открытость информации характеризует  возможность ее предоставления различным  группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному  кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с  условием ее сохранения втайне от работников других предприятий.

 

57. Требования, предъявляемые к управленческой информации

Требование достоверности  не нуждается в особом разъяснении. Само собой разумеется, что при отсутствии достоверной информации невозможно осуществлять управление Кроме того, в реальной жизни, в том числе в управлении органами внутренних дел, приходится часто сталкиваться со случаями поступления ложной информации, и лицу, принимающему управленческое решение, следует ее распознавать. Например, ложные сообщения о преступлениях, поступающие по телефону в дежурную часть органа внутренних дел Эта задача весьма актуальна в связи с большой плотностью поступающих сообщений и ограниченностью сил и средств в распоряжении дежурного.

Своевременность поступления  информации порой решает исход дела. Органы внутренних дел организуют управление силами и средствами в условиях быстро меняющейся оперативной обстановки, следовательно, своевременность поступления информации о многом определяет успех операции. В частности, в раскрытии преступлений «по горячим следам».

Систематичность поступления  информации способствует непрерывности  процесса управления в условиях резко меняющейся оперативной обстановки. Например, при реализации специального плана по предупреждению и пресечению групповых нарушений; по розыску скрывающихся и задержанию вооруженных преступников и др.

С появлением современных  электронно-вычислительных машин, математического  обеспечения, а также научных  методов (в том числе количественных) обработки информации существенными требованиями являются. обновляемость информации, выбор ее оптимального объема и доступность для машинной обработки.

Информация должна быть доступной  для машинной обработки 

 

58. Основными принципами  и целями внутрифирменных систем  информации

 

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

1.Определение требований  к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

2.Выработка системы хранения, использования и предоставления  информации в централизованном  и децентрализованном управлении;

3.Определение потребностей  в технических средствах (в  том числе, в компьютерной технике)  на предприятии в целом;

4.Разработка программного  обеспечения, создание и использование  банков данных;

5.Автоматизированная обработка  и выдача текстовой информации;

6.Автоматизация административно-управленческого  труда на основе использования  компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной  системы управления являются:

— координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и  своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

— определение основных направлений системы сбора, обработки  и хранения первичных данных;

— определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого  руководителя в необходимой ему  конкретной информации — чрезвычайно  сложная задача, и ее решение зависит  от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно  повышает эффективность проектно-конструкторских  работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное  планирование.

Для современных условий  наиболее характерно использование  электронной техники в двух основных направлениях:

— в конторском деле —  для замены секретарей-машинисток и  делопроизводителей;

— в бухгалтерском деле — для составления письменных финансовых документов, осуществления  без кассовых связей с банками  и финансовыми учреждениями.

 

59. Технология информационной деятельности

Материально-техническая база информационной деятельности. Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов. Первый этап, охватывающий период 50—60-х годов, характеризуется созданием и использованием крупно габаритных ЭВМ; появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи (сети передачи данных), в том числе с помощью средств космической техники; формированием целевых информационных банков; созданием и распространением терминальных устройств, обеспечивающих наиболее удобную форму представления информации, в том числе и в диалоговом режиме.

Второй этап, охватывающий 70-е годы, характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники — мини-, микро-, персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

60. Содержание, цели и задачи внутрифирменного планирования

Содержание внутрифирменного планирования состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса рынка и проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в установленный период; определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью руководства, квалификацией специалистов функциональных подразделений, наличием информационной базы, обеспеченностью вычислительной и оргтехники.

Планирование  включает в себя определение:

♦    конечных и промежуточных целей;

♦    задач, решение которых необходимо для достижения целей;

♦    средств и способов их решения;

♦    требуемых ресурсов, их источников и способа распределения.

 

61. Формы планирования и виды планов

Виды планирования 
 
В менеджменте выделяют следующие виды планирования (в зависимости от временного периода осуществления):

1. стратегическое (долгосрочное);
2. тактическое (среднесрочное);
3. оперативное (краткосрочное).

 
Рассмотрим более подробно характеристики различных видов планирования. 
 
Стратегическое планирование охватывает длительный период времени (чаще всего 3 — 5 лет). Понятие «стратегия» (от греч. strategos — искусство генерала) первоначально использовалось в военной сфере при определении путей достижения побед. 
 
Стратегия современной организации — это определение магистральных направлений развития, исходя из внешних и внутренних обстоятельств ее деятельности.

• Первым этапом подготовки стратегических планов является анализ окружения и внутреннего потенциала организации.
• Второй этап предполагает определение миссии и ключевых целей организации.
• Третий этап заключается в разработке стратегии развития организации.

 
Тактическое планирование осуществляется на среднесрочный период (1 — 3 года). Термин «тактика» (от греч. taktikd — искусство построения войск) первоначально использовался в военной сфере и означал маневрирование силами, направленное на обеспечение реализации выработанной стратегии. Поэтому сущность тактического планирования заключается в определении тактики распределения ресурсов организации для достижения стратегических целей.

Оперативное планирование осуществляется на краткосрочный период (обычно охватывает период до нескольких месяцев). 
 
Формы планирования 
 
При подготовке планов возможно использование следующих форм планирования: текстовой, сетевой и графической. 
 
Текстовая форма планирования предполагает написание плана в виде текста. Данная форма широко используется при планировании работы на год и более длительные периоды времени.

Сетевая форма планирования предполагает использование сеток, таблиц и циклограммы при планировании. Эта форма применяется для детального планирования выполнения конкретной задачи. 
Графическая форма планирования отражает содержание в виде двухкоординатных графиков, диаграмм, гистограмм. Чаще всего данная форма планирования используется для демонстрации количественных показателей. Ее применение позволяет наглядно представить весь объем работы на год, месяц, день.

 

62. Принципы планирования

 

1.Ранжирование объектов  планирования по степени важности и выбор главных.

2.Определение степени актуальности во времени решаемых задач.

3.Разработка различных вариантов планов.

4.Соответствие планов характеру изменений факторов и 
тенденций внешней среды с учетом ситуативности и возможности адаптации организации (или ее элементов) к происходящим 
изменениям.

5.Сбалансированность планов по всем видам ресурсов (финансовых, материальных, людских, временных и т.д.).

6.Соответствие затрачиваемых усилий получаемым результатам.

7.Обязательность непрерывности планирования при наличии четкой периодичности в планах.

8.Единство и преемственность стратегических, среднесрочных и краткосрочных (текущих) планов.

9.Использование при планировании научных методов, способов и средств повышения эффективности разработки планов.

10.Финансово-экономическая обоснованность используемых 
(планируемых) показателей.

11.Обеспечение непрерывной обратной связи и корректировки системы планирования за счет систематического получения и анализа результатов реализации планов.

12. Привлечение к процессу планирования и экспертизе 
всех необходимых специалистов.

13. Своевременное и систематическое формирование общественного мнения в организации о целесообразности разрабатываемых планов и результативности их реализации.

 

63. Организационные формы внутрифирменного планирования

Методологическая особенность  планирования в рамках ТНК состоит  в широком использовании программно-целевого подхода, который предусматривает  необходимость точного формулирования целей фирмы и их увязки с ресурсами. Обычно цели разрабатываются на длительную перспективу и определяют основные направления программы развития фирмы. Одновременно формулируются  четкие задачи каждого подразделения  фирмы и определяются его место  и роль в достижении общих целей. В частности, определяются не только общий объем прибыли и норма  рентабельности, но и различные нормативные  показатели, связанные с осуществлением функций маркетинга, финансирования и др.

Таким образом, в разрабатываемых  фирмами планах как стратегических, так и текущих формируются  основные задачи хозяйственной политики на определенный период и конкретные пути их решения: определяются необходимые для этого материальные и финансовые средства, а также методы их наиболее эффективного использования с учетом складывающихся условий в международном масштабе. Иными словами, методология планирования ориентируется на обеспечение увязки целей с ресурсами, в определении последовательности средств и методов наиболее эффективного достижения поставленных целей и вытекающих отсюда задач в рамках каждого хозяйственного подразделения всей фирмы.