Проектирование процесса управления

     Конфиденциальность  информации

     Вся информация предприятии защищена в  соответствии со степенью ее важности и конфиденциальности. Никогда и ни при каких условиях сотрудники не используют в своих целях или в целях третьих лиц закрытую информацию, полученную во время работы на предприятии.

     Часть информации, к которой имеют доступ сотрудники «ГАРМОНИЯ», является конфиденциальной. Предприятие четко регламентирует то, какая именно информация является конфиденциальной, доступ к такой информации и доводит это до сведения сотрудников. Поступая на работу, сотрудники принимают на себя обязательства не разглашать информацию, являющуюся коммерческой тайной.

     Часть информации может не быть засекреченной, но представлять интерес для конкурентов  или других компаний. Такая информация является собственностью предприятия  и также не должна разглашаться. Среди прочего, такая информация может касаться таких факторов как:

• финансовые аспекты деятельности предприятия;
• планы по развитию бизнеса;
• производственные процессы;
• планируемые рекламные акции;
• клиенты и поставщики;
• размеры заработной платы и социальных выплат;
• предполагаемые изменения в системе управления;
• личные особенности сотрудников;
• сведения об учредителях (реестр акционеров) предприятия.

     Ни  при каких условиях предприятие  не может просить или требовать  от сотрудников раскрытия конфиденциальной информации, к которой они имели  доступ, работая в других компаниях.

     Информация  может быть предоставлена третьим  лицам (в частности, представителям средств массовой информации), если это необходимо в интересах предприятия  и не противоречит закону. Передача информации может быть осуществлена только с разрешения руководителя подразделения.

     Отношения с заказчиками, поставщиками, учредителями, акционерами и инвесторами

     В своих отношениях с заказчиками  и поставщиками предприятие руководствуется  следующими принципами:

• честность,
• уважение к партнерам,
• открытость,
• добросовестность.

     Уважая  этические принципы наших партнеров, обусловленные в том числе, культурными  и иными различиями, «ГАРМОНИЯ» отдает предпочтение тем деловым партнерам, которые придерживаются норм и правил деловой этики, принятых в нашей предприятии. Предприятие никогда не нанимает агентов для совершения действий, противоречащих настоящим принципам.

     Сотрудники  предприятия, взаимодействующие с  заказчиками и поставщиками, действуют  так, чтобы избежать ситуации конфликта  интересов. Принятие решений о приобретении или продаже материалов или услуг производится исключительно на основе оценки их качества и сопоставления с предложениями конкурентов.

     Отношения с конкурентами.

     Предприятие поддерживает свободную конкуренцию  и предпринимательство, проводит справедливую открытую политику в отношении конкурентов, руководствуясь законами, регулирующим конкуренцию, и, в частности, антимонопольным законодательством.

     Никто из сотрудников компании не может  вести деятельность, противоречащую антимонопольному законодательству. В сложных случаях, касающихся этических аспектов взаимодействия с конкурентами, следует обращаться в Правовое Управление «ГАРМОНИЯ».

     Политическая  деятельность.

       «ГАРМОНИЯ» не поддерживает какие-либо политические партии и движения. В тоже время, предприятие оставляет за собой право участвовать в политических дискуссиях по вопросам, вызывающим законное опасение предприятия, ее сотрудников, а также населения тех территорий, где работает на предприятии.

     Сотрудники  предприятия, участвующие в деятельности политических партий, могут действовать исключительно в свободное время и только как частные лица, а не как представители «ГАРМОНИЯ».

     Политическая  деятельность сотрудников предприятия, которая не противоречит существующему  законодательству, не может влиять на уровень оплаты труда или возможности карьерного роста.

     Раздел  III. Правила делового поведения на предприятии.

     Отношения с коллегами.

     Отношения в коллективе влияют на настроение сотрудников и их желание работать, во многом определяют результат работы всего предприятия. Создавая и поддерживая комфортную рабочую обстановку, сотрудники соблюдают следующие нормы и правила делового этикета:

• уважительно относиться друг к другу,
• обращаться к коллегам, руководителям и подчиненным на "Вы" и по имени-отчеству,
• в рабочее время не заниматься делами, не связанными с выполнением служебных обязанностей,
• не демонстрировать коллегам свое плохое настроение,
• не сквернословить, не проявлять несдержанность и агрессию,
• сердечно и искренне хвалить коллег за хорошо выполненную работу,
• всегда извиняться за свое некорректное поведение,
• не переносить дружеские отношения в рабочую обстановку,
• помогать коллегам, делиться знаниями и опытом,
• обсуждать проблемы своего карьерного роста не с коллегами, а с непосредственным руководителем,
• не обсуждать личные или профессиональные качества коллег в их отсутствии

     Отношения между руководителями и подчиненными.

     Создание  конструктивных профессиональных отношений  между руководителями и подчиненными необходимо для ежедневной эффективной  работы предприятия и для ее будущего развития. Сотрудникам рекомендуется соблюдать следующие нормы и правила делового этикета:

• показывать подчиненным при мер хорошего владения нормами и правилами этики и делового этикета;
• не критиковать подчиненных в присутствии других сотрудников, делать это конфиденциально;
• уметь признавать перед подчиненными свои ошибки и не преследовать их за конструктивную критику в свой адрес;
• информировать непосредственного руководителя о причинах Вашего отсутствия, если в течение длительного времени Вам приходится отсутствовать на рабочем месте;
• не отвечать в присутствии коллег на некорректное поведение руководителя, если Вы уверены в своей правоте, попросите о личной встрече;
• знать в лицо и по имени-отчеству руководителей компании;
• при встрече в коридоре или на открытой территории здороваться первым следует подчиненному;
• входящий в помещение (в том числе руководитель) первым здоровается с присутствующими;
• при рукопожатии первым руку протягивает начальник или вышестоящий сотрудник.

     Отношения с деловыми партнерами компании.

     Поведение каждого сотрудника формирует представление  деловых партнеров и клиентов о предприятии и влияет на их стремление сотрудничать с  «ГАРМОНИЯ». В процессе делового общения с коллегами, партнерами и представителями государственных организаций сотрудникам рекомендуется

     придерживаться  следующих норм и правил делового поведения:

• с уважением относиться ко всем деловым партнерам без исключения,
• в процессе общения быть сдержанным и тактичным,
• не обсуждать одного делового партнера с другим,
• всегда уважительно отзываться о коллегах и предприятии, укрепляя тем самым авторитет и доброе имя «ГАРМОНИЯ»,
• никогда не заставлять себя ждать. Если Вы вынуждены держать делового партнера в ожидании, извинитесь перед ним,
• выслушивать собеседника, давая партнеру возможность полностью высказаться,
• критика должна идти после похвалы и быть деловой и конструктивной,
• критические замечания формулировать корректно, не задевая достоинство партнера,
• всегда стараться увидеть проблему или ситуацию глазами партнера,
• в процессе беседы чаще называть собеседника по имени (или имени-отчеству),
• избегать поучительного тона, быть открытыми к аргументам партнера и стараться убедить его в своей правоте,
• предоставлять деловому партнеру только ту информацию, которая непосредственно касается предмета переговоров.

     Проведение  собраний и совещаний.

     Собрания  и совещания - важнейшая составляющая деятельности предприятия. При проведении собраний и совещаний следует  использовать отведенное время с  максимальной эффективностью. Для этого сотрудникам рекомендуется соблюдать следующие нормы и правила этикета:

• приходить на собрания вовремя,
• заранее ознакомиться с повесткой дня и брать с собой все необходимые материалы, заранее подготовленные вопросы или комментарии,
• перед началом собрания или совещания отключать мобильный телефон,
• негромко извиняться, если Вам необходимо выйти или после возвращения в зал,
• не использовать собрания в качестве трибуны для решения личных проблем,
• всегда заранее выяснять, сколько времени отводится на выступление. О превышении регламента напоминает председатель,
• не затягивать свое выступление за счет сокращения времени следующих ораторов,
• представляя оратора, называть его имя, должность, основание для его выступления и тему.

     Телефонное  общение.

     Умение  сотрудников говорить по телефону с коллегами, клиентами, партнерами и другими заинтересованными лицами способствует созданию благоприятного впечатления о предприятии в целом. В процессе телефонного общения сотрудникам рекомендуется руководствоваться следующими нормами и правилами делового этикета:

• отвечать на телефонный звонок быстро, насколько это возможно;
• звоня деловым партнерам или коллегам, называть свое имя, должность и подразделение;
• в начале телефонного разговора спрашивать, в удобное ли время Вы звоните;
• всегда внимательно выслушивать собеседника;
• заканчивать телефонный разговор, как правило, следует позвонившему;
• не звонить кому-либо на работу по личным вопросам. В случае крайней необходимости рекомендуется быть предельно кратким;
• оставляя сообщение на автоответчике, называть дату, время звонка, свое имя, название компании, а затем кратко излагать цель звонка;
• передавая значительный объем информации, пользоваться электронной почтой или факсом;
• не застав на месте нужного человека, по интересоваться, когда удобнее перезвонить или оставить свое имя и номер телефона;
• если звонят Вашему коллеге, которого в данный момент нет на рабочем месте, помочь найти его или принять для него сообщение;
• если в процессе разговора произошел обрыв связи, перезвонить следует позвонившему;
• если звонящий набрал неправильный номер, вежливо попросить перезвонить.

     Представление коллег и партнеров.

     Сотрудникам рекомендуется соблюдать следующие  нормы и правила этикета представлений  коллег и партнеров:

• представлять младшего по должности - старшему, нетитулованного человека – титулованному;
• представляя друг другу равных по положению людей, представлять того, кто Вам менее знаком, тому, кого Вы знаете лучше;
• если представляющий Вас партнер или коллега забыл Ваше имя, во избежание неловкой ситуации, назовите его сами;
• заранее собирать данные о человеке, которого Вы должны представить, выяснять, как именно ему хотелось бы быть представленным;
• при первой встрече с новым клиентом или партнером вручать свою визитную карточку;
• принимать визитные карточки вежливо и внимательно;
• если нужно запомнить человека или компанию, попросите визитную карточку.